Von der Kameralistik zum Neuen Kommunalen Finanzwesen Bergkamen: Stadt im Wandel

Redakteur: Gerald Viola

Sich umzustellen und neue Ideen zu entwickeln, gehört für die Stadt Bergkamen seit vielen Jahren zum Alltag. Die Schließung der Steinkohlezechen bescherte der Region zwar viele tausend Quadratmeter Gewerbefläche, aber zunächst kaum neue Arbeitsplätze. Inzwischen greifen die Maßnahmen und es gelang, neue Unternehmen – etwa aus Tourismus, Logistik oder Chemie – anzusiedeln. Eine andere große Herausforderung ist die Umsetzung der Finanzreform, die das Bundesland Nordrhein-Westfalen 2003 anstieß.

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Mit dem Neuen Kommunalen Finanzwesen haben die Verantwortlichen im Rathaus der Stadt Bergkamen mehr Einblick in das kommunale Vermögen
Mit dem Neuen Kommunalen Finanzwesen haben die Verantwortlichen im Rathaus der Stadt Bergkamen mehr Einblick in das kommunale Vermögen
( Archiv: Vogel Business Media )

Sie sieht unter anderem den Wechsel vom kameralistischen auf das doppische Finanzwesen vor. 2007 war das erste Jahr, das die Stadt Bergkamen unter den veränderten Rahmenbedingungen abschloss. Ein Neues Kommunales Finanzwesen sorgt für mehr Einblick in die Vermögenssituation und ist in der Lage, den laufenden Ressourcenverbrauch exakt zu beziffern. Zudem erlaubt die moderne Programmstruktur die Umsetzung neuer Ideen wie das Managementinformationssystem für Führungskräfte.

Mit 52.000 Einwohnern ist Bergkamen die drittgrößte Stadt im Kreis Unna. Früher war Bergkamen die größte Steinkohlenkommune Europas. Doch dann kam der Strukturwandel. Die deutsche Kohle wurde zu teuer. Die Zechen wurden geschlossen. Inzwischen hat sich Bergkamen aufgerappelt und verwandelt das schwierige industrielle Erbe in ein zukunftsfähiges wirtschaftliches Umfeld. Bestes Beispiel ist hierfür das Westfälische Sportbootzentrum „Marina Rünthe“, das heute mit 310 Liegeplätzen zu den größten Sportbinnenhäfen in Nordrhein-Westfalen gehört. Es entstand genau dort, wo sich früher ein brachliegender Industriehafen befand.

„Der Sportboothafen Marina Rünthe ist ein Stück gelebter Strukturwandel. Damit ist es uns gelungen, den Freizeitwert anzuheben und gleichzeitig Arbeitsplätze zu schaffen“, unterstreicht Roland Schäfer, Bürgermeister der Stadt Bergkamen. Generell hat die Wirtschaftspolitik in der strukturschwachen Region eine große Bedeutung.

Im Wettbewerb um Neuansiedlungen werfen die Bergkamener vor allem ihre günstige Lage in den Hut. „Dank der Nähe zum Kamener Kreuz und dem Datteln-Hamm-Kanal konnten wir Firmen wie Bayer Schering halten und neue Betriebe – speziell aus der Logistikbranche – ansiedeln. Auf diese Weise sind allein in der Marina Rünthe mehr als 300 Arbeitsplätze entstanden“, freut sich Bürgermeister Schäfer.

Eine Herausforderung ganz anderer Art ist die Finanzreform, die das Bundesland Nordrhein-Westfalen 2003 anstieß.

Verwaltungsreform erforderte Software-Wechsel

Sie sieht unter anderem den Wechsel aller Kommunen auf das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF) vor. Dies umfasst unter anderem die doppische Rechnungslegung und die Einführung einer Kostenrechnung, die bis zum Jahreswechsel 2008/2009 starten musste. „Wir waren nicht unbedingt Vorreiter, wollten die Vorgaben aber rasch umsetzen, um nicht unter Zeitdruck zu geraten“, erklärt Roland Schäfer. Anfang 2005 gründete die Stadt Bergkamen eine Projektgruppe, die den Systemwechsel vorbereiten sollte. Um den damit verbundenen Aufwand so gering wie möglich zu halten, entschied man sich für die zeitgleiche Umsetzung in der gesamten Verwaltung. Einzige Ausnahme: Die Haushaltsplanung, die bereits seit Mitte 2006 mit der Doppik arbeitete.

„Das Jahr 2007 sollte die erste Periode sein, in der wir von der Planung bis zum Abschluss komplett nach NKF-Vorgaben arbeiten“, erinnert sich Manfred Turk, Fachdezernent innere Verwaltung bei der Stadt Bergkamen. Doch der Wechsel auf die neue Haushaltssoftware war nur die eine Seite der Medaille. „Voraussetzung für den Systemwechsel ist es, das kommunale Vermögen – also: Straßen, Grundstücke und Gebäude – zu erfassen und zu bewerten. Das ist ausgesprochen aufwendig und zog das Projekt in die Länge“, erklärt Manfred Turk.

Die IT-Struktur der Stadt Bergkamen bestand aus verschieden Fachverwaltungsverfahren und dem kameralen System „CityNT“ vom Microsoft-Partner MPS Software & Systems GmbH. Glücklicherweise bot MPS mit „mpsNF“ mittlerweile auch eine Software für das doppische kommunale Finanzmanagement an. Basis ist dabei das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. „Wir hatten uns anfangs noch ein paar Alternativen angesehen, doch bei einem so umfangreichen Projekt wollten wir keine Experimente eingehen. MPS kannte nicht nur unsere Strukturen, auch die Übernahme der Altdaten war gewährleistet. Deshalb haben wir uns im Herbst 2005 für den bewährten Softwarepartner entschieden“, unterstreicht Klaus von Depka, IT-Leiter der Stadt Bergkamen.

Wenig Anpassungsbedarf

Den Auftakt bei der Implementierung machte im Frühjahr 2006 die Haushaltsplanung. Schließlich wird bereits Mitte des Vorjahrs der kommunale Etat für das Folgejahr verabschiedet. Ende 2006 folgten dann die übrigen Bereiche der Finanzverwaltung, darunter Finanzwesen, Kommunalkasse, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung. Auch das Steuerwesen ging pünktlich zum Jahreswechsel 2006/2007 an den Start, da Mitte Februar die ersten Steuerbescheide mit mpsNF verschickt werden sollten.

Zwar gab es während der Implementierung eine Reihe von Anpassungen, doch die fielen nach Ansicht von IT-Leiter von Depka vergleichsweise gering aus: „mpsNF ist eine Software, die für Kommunen unterschiedlicher Größe aus allen Bundesländern geeignet ist. Daher mussten wir das System an unsere rechtlichen Rahmenbedingungen und Verwaltungsabläufe anpassen. Dabei konnten wir fast alles über vordefinierte Parameter einstellen. Aufwendige Änderungen oder Ergänzungen waren nicht erforderlich.“ Die größte technische Herausforderung war somit die Anbindung der verschiedenen Verwaltungsverfahren, die es etwa für die Beitragsberechnung der Kindergärten, Volkshochschule oder Musikschule gibt.

Heute werden Beitragshöhe und Zahlungszeitpunkt im Rahmen der Verwaltungsverfahren berechnet. Anschließend lassen sich die Informationen per Schnittstelle an das mpsNF-Kassenmodul zum Zahlungseinzug übergeben.

Die Stadt Bergkamen ist keinem Rechenzentrum angeschlossen, sondern betreut Dynamics NAV und mpsNF in Eigenregie. „Die Komplexität des kommunalen Finanzwesens hängt vor allem vom Tiefgang und der Zahl der abgebildeten Verfahren ab. Wir haben vergleichsweise wenig Verfahren und – wo immer es möglich war – die Prozesse schlank gestaltet“, erklärt Klaus von Depka. Das Projektteam hat Ende 2008 den letzten Baustein des NKF fertiggestellt: Für 2007 wurde der erste Jahresabschluss auf mpsNF erstellt.

Freier Blick auf das Kommunalvermögen

Von der Transparenz des neuen kommunalen Finanzwesens ist die Stadt Bergkamen überzeugt. Gleichwohl gibt es keine überzogenen Erwartungen. „Wir können heute unseren Ressourcenverbrauch sehr viel besser erkennen und infolgedessen unser Vermögen exakt bewerten. Das Ergebnis ist klar: Wir investieren zu wenig“, betont Bürgermeister Roland Schäfer. Nur habe man das eigentlich auch schon vorher gewusst. Für die Kommunalpolitik ändert sich durch den detaillierten Einblick in die finanzielle Situation wenig: Es fehlt schlicht das Geld, um den Investitionsstau aufzulösen.

Die tägliche Arbeit mit Dynamics NAV und mpsNF bewertet die Stadt Bergkamen positiv. „Vorbelegte Felder, zahlreiche Eingabeerleichterungen und das lückenlose Zusammenspiel der verschiedenen Prozesse entlasten unsere Mitarbeiter von Routinetätigkeiten. Dadurch gewinnen wir Zeit und gleichzeitig sinkt die Fehlerquote. Auf der anderen Seite sind die Buchungen und die Anlagenverwaltung wesentlich komplexer. Das bindet wiederum Ressourcen“, gibt Fachdezernent Manfred Turk zu bedenken. Für ihn ist das NKF eine Zukunftsinvestition, die sich erst dann richtig bezahlt macht, wenn sich die finanzielle Situation der Kommunen verbessert. „In diesem Fall wird das NKF zu einem zentralen Steuerungsinstrument für die kommunalen Finanzen, das fundierte Informationen für Investitionsentscheidungen liefert“, ergänzt Manfred Turk.

Genau in diese Richtung zielt das Managementinformationssystem „mpsMC“. Das Zusatzmodul soll der Führungsebene künftig konsolidierte Kennzahlen zu den wichtigsten Verwaltungsbereichen liefern. Anschließend ist eine Konsolidierungsphase geplant. „Natürlich ist die Entwicklung im Finanzwesen dynamisch, doch wir müssen den Menschen Zeit geben, sich in die Abläufe einzuarbeiten“, stellt Turk klar.?

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