eRechnung: ökonomisch und ökologisch

Behörden unter Zugzwang – EU will eRechnungspflicht

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Im Geschäftsbereich des Bundesinnenministeriums sind Anfang 2013 im Rahmen der zweiten Phase des eRechnung-Projekts verschiedene Pilotstudien gestartet. Die zuvor erarbeiteten Handlungsempfehlungen werden unter anderem beim Technischen Hilfswerk, dem Bundesverwaltungsamt und – die Rolle von Behörden als Rechnungssteller betreffend – bei der Bundeszentrale für politische Bildung evaluiert.

Die bei der Umsetzung zum Einsatz kommende Software wurde in wesentlichen Teilen auch im Rahmen des Schwesterprojekts eDocs entwickelt, welches in die Mittelstandsinitiative eStandards des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie eingegliedert ist und Pilotprojekte zum elektronischen Rechnungsaustausch bei Klein- und Mittelständischen Unternehmen (KMU) durchführt.

Die eingesetzten Lösungen erfüllen mit der Möglichkeit, eine Datendatei zu einer Rechnung erst direkt beim Empfänger zu erstellen, eine wichtige Anforderung an eine breite Umsetzung. Ein Konverter extrahiert die Daten dabei aus mit herkömmlichen Office-Programmen erstellten PDF-Dokumenten aufgrund von darin enthaltenen Steuerzeichen und einem vorweg erfassten Template.

Somit kann also auf der einen Seite der einfache eMail-Versand unterstützt werden, weil auf der anderen Seite bei der rechnungsempfangenden Behörde die Umwandlung in ein gewünschtes Datenformat sichergestellt ist. Den Lieferanten wird freigestellt, ob sie Rechnungen über einen Dienstleister, der dann die Rechnung an die Verwaltung im gewünschtem Format und Übertragungsweg liefert, oder direkt per eMail übermitteln.

Im Gegenzug ist es zum Beispiel aus Anreizgründen denkbar, dass elektronisch eingehende Rechnungen schneller durch die Behörden bezahlt werden.

Künftig ist für die Verwaltung eine Lösung darzustellen, die ein zentrales elektronisches Rechnungseingangsbuch inklusive Archiv beinhaltet. Bei mehr als 95 Prozent der Verwaltungen aber ist solch ein Rechnungseingangsbuch nicht vorhanden.

Dieses kann dezentral, bei Verwaltungen mit großen Rechnungsvolumen intern oder bei kleinen Gemeinden über eine Weblösung angeboten werden. Papierrechnungen und begleitende Dokumente, wie zum Beispiel Lieferscheine, werden über eine Upload-Funktion zugeführt. Es gibt somit nur, wie in der Vergangenheit etabliert, einen einzigen Prozess für alle eingehenden Rechnungen. Das bloße Überwinden des papierbasierten Rechnungsaustauschs, durch Scannen von Papierrechnungen und anschließendes Auslesen der Bilddatei mittels OCR-Software, sollte hingegen nur als ergänzender Migrationsschritt gesehen werden.

Das weitaus größere Potenzial lässt sich bei den Weiterverarbeitungsprozessen des Rechnungsworkflows heben, das heißt durch optimierte Prüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung. Ähnliches gilt auch bei begleitenden elektronischen Aktivitäten auf der Erstellungsseite einer Rechnung.

Um die Idee der eRechnung auch bei Behörden auf Landes- und Kommunalebene voranzutreiben, wurde vom Bundesinnenministerium in Kooperation mit dem Land Hessen ein Koordinierungsprojekt beim IT-Planungsrat eingerichtet. Dabei sollen Lösungsansätze und Implementierungserfahrungen für die Verwaltung verglichen sowie Transparenz über sämtliche Projekte und Vorhaben der Öffentlichen Verwaltung zum Thema eRechnung hergestellt werden. Um die Optimierungspotenziale der eRechnung gesamtvolkswirtschaftlich zu heben, ist ein gemeinsames und föderal übergreifendes Vorgehen unabdingbar.

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