eRechnung: ökonomisch und ökologisch

Behörden unter Zugzwang – EU will eRechnungspflicht

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Das eRechnung-Projekt mit dem Bundesministerium des Innern sowie das damit verbundene und vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderte Projekt eDocs (www.e-docs-standards.de) haben gemeinsam mit einem initialisierenden ISPRAT-Projekt („Elektronische Rechnungsabwicklung in der Öffentlichen Verwaltung“) zum Ziel, die optimale Lösung aus weit über 200 Lösungsansätze allein in Deutschland für die Verwaltung und kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie deren Lieferanten zu finden und umzusetzen.

Die dargestellten Hindernisse determinieren hierbei umgekehrt auch die Anforderungen an die eRechnung. So muss eine Lösung erstens effizient sein, also Prozessdauer und -kosten senken. Zweitens muss eine Lösung einfach umzusetzen sein, also Kompatibilität, Flexibilität und eine adäquate Verwendung von Standards gewährleisten. Selbstverständlich muss ein Verfahren des Rechnungsaustauschs auch effektiv im Hinblick auf Sicherheit, Rechtskonformität sowie Prozess- und Datenqualität sein.

Eine vierte Kategorie umfasst sowohl umweltpolitische Ziele als auch die wirtschaftliche Zukunftsfähigkeit: Die Umstellung auf die eRechnung muss nachhaltig sein. In Bezug auf die Akzeptanz, vor allem beim Endanwender, kann eine Lösung schließlich nur dann erfolgreich sein, wenn sie durchsetzbar und – ganz wichtig – vom jeweiligen Geschäftspartner akzeptiert ist.

Als beste Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der Öffentlichen Verwaltung hat sich der eMail-Versand von Rechnungen im Sichtformat (zum Beispiel PDF) plus integriertem Datensatz ergeben.

Die Datendatei (also etwa eine XML-Datei beispielsweise im ZUGFeRD-Format) sollte dabei idealerweise sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnung enthalten. Nach neuestem Stand der Technik ist es auch keine Voraussetzung mehr, dass die Datendatei bereits beim Versender erzeugt wird, weil der Empfänger diesen Schritt selbst automatisiert durchführen kann.

Die Variante „PDF plus Daten per Mail“ berücksichtigt zwei wichtige Punkte: Erstens können Rechnungen nur dann sinnvoll elektronisch weiterverarbeitet werden, wenn sie entsprechende Daten zur Einspeisung in die nachgelagerten Systeme enthalten. Zweitens setzt der Übertragungsweg eMail die Schwelle für eine Teilnahme am elektronischen Rechnungsaustausch sehr tief, sodass auch kleine Unternehmen wie beispielsweise klassische Handwerksbetriebe nicht ausgeschlossen werden.

Detailliertere Ausführungen zu den Empfehlungen finden sich in der Studie „Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der Öffentlichen Verwaltung“, welche im März 2013 auf der CeBIT von der Bundesbeauftragten für Informationstechnik, Cornelia Rogall-Grothe, vorgestellt wurde.

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