Behörden unter Zugzwang – EU will eRechnungspflicht

In deutschen Verwaltungen und Unternehmen hat die eRechnung größtenteils noch nicht Einzug gehalten. Forscher der Goethe-Universität Frankfurt untersuchen in einem Projekt, das auch von ISPRAT unterstützt wird, was die Gründe dafür sind und wie nutzerfreundliche Lösungen für eRechnungen aussehen könnten.

Eine wesentliche Säule des eGovernment ist der gezielte Einsatz von IT zur Steigerung der Effizienz und Transparenz von Prozessen innerhalb der Verwaltung. Enorme Potenziale lassen sich in dieser Hinsicht durch die automatische Verarbeitung von Dokumenten realisieren. So soll auch der heute noch zu 95 Prozent papierbasierte Bearbeitungsprozess einer Rechnung, einem besonders wichtigen Dokument in Geschäftsbeziehungen, zukünftig digital ablaufen.

Mit elektronischer Rechnungsbearbeitung, oft als „eRechnung“ bezeichnet, ist dabei die Erstellung der Rechnung (beim Lieferanten), deren Versand, der Empfang (beim Besteller) und die Vor- respektive Nachbearbeitung der Rechnung (im Idealfall ohne manuell zu bearbeitende Prozessteile) gemeint.

Durch die eRechnung können erhebliche ökonomische sowie ökologische Vorteile im Vergleich zur papierbasierten Rechnungsverarbeitung erzielt werden. Studien prognostizieren eine Senkung der administrativen Kosten, um bis zu 80 Prozent. In Deutschland werden geschätzt etwa 120 bis 140 Millionen Rechnungen pro Jahr mit der Öffentlichen Verwaltung ausgetauscht.

Ein potenzielles Einsparpotenzial von über zwei Milliarden Euro allein im Öffentlichen Sektor ist also sehr wahrscheinlich. Die EU-Kommission spricht von 243 Milliarden Euro in Europa insgesamt.

Bezüglich der ökologischen Nachhaltigkeit rechnen Wissenschaftler mit einer Reduzierung der CO2-Emissionen um bis zu 63 Prozent. Zum Erhalt natürlicher Ressourcen wird ferner dadurch beigetragen, dass pro Million eingesparter Papierrechnungen 400 Bäume weniger gefällt werden müssen.

Bäume, die nicht gefällt werden müssen

Trotz dieser Vorteile steht die flächendeckende Implementierung der eRechnung innerhalb Europas noch aus, mit Ausnahme weniger Pionierländer, wie beispielsweise Dänemark oder ab 2014 Österreich und Italien, in denen der elektronische Rechnungsaustausch mit der Öffentlichen Verwaltung zwingend vorgeschrieben ist.

Deutschand hat zwar wichtige Voraussetzungen geschaffen, etwa mit der Aufhebung der Pflicht zur digitalen Signatur durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 und das Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 2. Juli 2012 oder den Bemühungen um einen allgemeingültigen Datenstandard („ZUGFeRD“) für den Rechnungsaustausch mit der Öffentlichen Hand, aber gezielt eingeleitete Umsetzungsbemühungen erstrecken sich auf wenige Pilotprojekte.

Die in diesen Vorhaben gewonnen Erkenntnisse könnten in Kürze jedoch auf massive Nachfrage stoßen – ausgelöst von einem EU-Richtlinienentwurf, der seit Juli 2013 vorliegt.