Beschaffung[Gesponsert]

Bedarfe erheben und ver­geben, aber bitte integriert

| Autor: Christian Baltes*

Über entsprechende Bündelungs- und Aufteilungsfunktionalitäten im Bedarfserhebungstool können Bedarfe in entsprechnede Positionen eines Leistungsverzeichnisses überführt werden
Über entsprechende Bündelungs- und Aufteilungsfunktionalitäten im Bedarfserhebungstool können Bedarfe in entsprechnede Positionen eines Leistungsverzeichnisses überführt werden (Bild: AI AG)

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Überträgt man das biblische Zitat „Im Anfang war das Wort“ auf Beschaffungsprozesse, so müsste es heißen „im Anfang war der Bedarf“, denn Bedarfe bilden die zentrale Grundlage für Beschaffungsvorhaben.

Bedarfe können entweder von einem­ Bedarfsträger in Form ­einer Bedarfsmitteilung oder als Bedarfsrückmeldung auf eine konkrete ­Bedarfserhebung einer zentralen Vergabestelle geäußert werden.

Mit dem BEDARFSERHEBUNGSTOOL (BET) stellt die Adminis­tration Intelligence AG ein Werkzeug für zentrale Beschaffungs- und Vergabestellen zur Verfügung, das es ermöglicht, Bedarfserhebungen, Bedarfsanalysen und -konsolidierungen benutzerfreundlich digital abzuwickeln. Zentrale Vergabestellen können dabei über eine intuitive Web-Oberfläche Bedarfserhebungen veröffentlichen, die zurückgemeldeten Bedarfe ­analysieren und auswerten.

Ebenso kann jeder Bedarfsträger eigene­ Bedarfsmeldungen über konkrete Einzelbedarfe auf diesem Weg ­einfach und schnell digital und ­medienbruchfrei den zentralen Vergabestellen übermitteln. Über entsprechende Bündelungs- und Aufteilungsfunktionalitäten im BEDARFSERHEBUNGSTOOL (BET) können Benutzer aus zentralen Vergabestellen die so eingesammelten Bedarfe in entsprechende Positionen eines Leistungsverzeichnisses überführen. Dabei erhalten sie die volle Kon­trolle über die erweiterten Strukturierungsmöglichkeiten von ­Leistungsverzeichnissen, wie etwa durch die Bildung von Losen oder der Zuordnung mehrerer Positionen in LV-Gruppen sowie z. B. auch der Anlage von optionalen Positionen.

Diese derartig strukturierte Datenhaltung ermöglicht eine standardisierte, medienbruchfreie und semantisch eindeutige Integration der Bedarfe in ein Vergabeverfahren. Das so entstandene Leistungsverzeichnis wird im AI VERGABEMANAGER noch um Wertungskriterien ergänzt, bevor es von den Bietern als Grundlage für ein Angebot mit ihren Daten befüllt wird. Das Ergebnis nach der Angebotsöffnung und -prüfung ist eine strukturierte Wertungsmatrix­, in der dem Bearbeiter der zentralen Vergabestelle übersichtlich ­alle relevanten Daten visualisiert werden. So kann das wirtschaftlichste Angebot bezuschlagt werden. Die Daten für den daraus resultierenden Rahmenvertrag stehen ebenso standardisiert und strukturiert zum Abruf durch externe Systeme zur Verfügung.

Ein besonderer Fokus lag bei der Umsetzung des BEDARFSERHEBUNGSTOOL (BET) auf der Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Landschaften zentraler Vergabestellen. Aus diesem Grund verfügt das Bedarfserhebungswerkzeug über eine offene standardisierte Schnittstellenarchitektur, die es ermöglicht, medienbruchfrei ­Geschäftsobjekte mit anderen ­Systemen auszutauschen.

*Der Autor: Christian Baltes, AI AG, Niederlassung Berlin

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