Bundesagentur für Arbeit schickt Papier in die Rente

BA will mit der elektronischen Akte viele Millionen sparen – ab 2016

| Redakteur: Manfred Klein

Zentrale in Nürnberg
Zentrale in Nürnberg (Foto: Arbeitsagentur)

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat in der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt-Thüringen das Pilotprojekt eAkte abgeschlossen. Jetzt soll die eAkte die Dokumente gerichtsverwertbar und revisionssicher verfügbar machen, berichtet eGovernment Computing heute in der Printausgabe..

Zum bisherigen Ergebnis erklärte Gesamtprojektleiter Rainer Wrobel: „Die Konzepte für die technischen und organisatorischen Abläufe funktionieren. Die Qualität der Digitalisierung ist durchweg gut. Wichtiger als die technischen Faktoren für den Erfolg eines solchen Projektes ist aber eine offene und offensive Informationspolitik, die Mitarbeiter mitnimmt sowie ihre Ängste und Befürchtungen ernst nimmt, schließlich stellt die Einführung der eAkte einen Paradigmenwechsel für jede Öffentliche Verwaltung dar.“

Das Mammutprojektes eAkte besteht einerseits aus der Digitalisierung von Papierdokumenten (Kundenakten, Posteingänge, Postausgänge sowie Sachbearbeitungsunterlagen), andererseits aus der Bereitstellung dieser Dokumente und Akten für die Mitarbeiter in elektronischer Form. In einem Dokumentenmanagementsystem stehen die elektronischen Schriftstücke zur Verfügung und werden in einem Langzeitarchiv gerichtsverwertbar, revisionssicher und langfristig verkehrsfähig gespeichert.

Gesamtprojektleiter Rainer Wrobel
Gesamtprojektleiter Rainer Wrobel (Foto: Bundesagentzur für Arbeit)

Nach der erfolgreich verlaufenen sechsmonatigen Pilotphase im Bezirk der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt-Thüringen und den Post-Scan-Zentren in Halle und Berlin soll nun sukzessive die bundesweite Einführung in zwei Stufen erfolgen:

  • Aufschaltung der Agenturen der Regionaldirektionen Baden-Württemberg, Bayern, Hessen und Rheinland-Pfalz-Saarland am 3. September,
  • Aufschaltung der Agenturen der Regionaldirektionen Niedersachsen-Bremen, Nord und Nordrhein-Westfalen am 2. November.

Die Aufschaltung der Regionaldirektionen Berlin-Brandenburg und Sachsen wurde bereits Anfang Juli abgeschlossen.

Zur weiteren Projektorganisation erklärt die BA: „Die Flächeneinführung wird durch ein IT-unterstütztes Monitoring (IMo) über das Verfahren UniMog sowie über ein Rückstandsmonitoring begleitet. Dies sichert den Arbeitsagenturen, den Regionaldirektionen und der Zentrale Transparenz über den aktuellen Umsetzungsstand sowie über mögliche Probleme der Einführung.“ Die Bundesagentur für Arbeit erhofft sich davon die Möglichkeit, bei Problemen im Projektablauf auf allen beteiligten Ebenen rechtzeitig und wirksam gegensteuern zu können, sodass eine Gefährdung des Gesamteinführungsprozesses vermieden werden kann.

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