Elektronische Rechnungsverarbeitung bei WVV Automatisierung spart Zeit und Geld

Autor / Redakteur: Diana Haar / Gerald Viola

Bei den Würzburger Versorgungs- und Verkehrs-Betrieben (WVV) fallen rund 35.000 Rechnungen pro Jahr an. Bis vor kurzem wurden diese zur Bestätigung durch die jeweilige Fachabteilung auf den traditionellen Postweg gebracht. Durch die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung können heute Zeit und Kosten gespart werden: Die Rechnungen werden zentral gescannt und elektronisch zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet.

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Wo viel bestellt wird, fallen auch viele Rechnungen an: Bei der WVV sind es 35.000 im Jahr – knapp 700 pro Woche. Kein Wunder, dass die Kreditorenabteilung alle Hände voll zu tun hat, die eingehenden Rechnungen zu bearbeiten. Etwa die Hälfte davon werden im technischen Betrieb geprüft und betreffen im Wesentlichen Grab- und Verlegeleistungen von Kabeln und Rohren sowie Wartungsarbeiten an technischen Anlagen. Rechnungen für Materiallieferungen, denen eine Wareneingangsbuchung vorausging, haben ebenfalls einen großen Anteil. Hinzu kommen auch noch Rechnungen für Büromaterial, für IT-Service und Wartung, Öffentlichkeitsarbeit und vieles mehr.

Bis vor kurzem wurden bei der WVV sämtliche Rechnungen zur Bestätigung durch die jeweilige Fachabteilung auf physikalischem Weg in den Umlauf gebracht – mit allen Nachteilen: War die Papierrechnung erst einmal auf dem traditionellen internen Postweg gebracht, dauerte es mitunter bis zu 14 Tage und auch länger, bis der Kontroll- und Genehmigungsprozess abgeschlossen war. Die Kreditorenabteilung hatte keinen vollständigen Überblick über den Verbleib von Rechnungen und war mit Skontoverfall und der Überschreitung von Zahlungsfristen konfrontiert. Für Josef Schraut, Verantwortlicher bei der Kreditorenabteilung, eine unhaltbare Situation: „Uns fehlte die Transparenz über den Verbleib von Rechnungen. Auch die Rechnungsbearbeitung dauerte viel zu lange, wir konnten die Skonto- und Zahlungsfristen nicht einhalten und haben damit im Monat einen vierstelligen Geldbetrag verloren.“

Ein weiteres Problem war die Belegarchivierung. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Das hieß für die WVV, genügend Raum und Regale für Ordner bereitzustellen. Hinzu kam die nicht gerade beliebte und extrem zeitaufwendige und umständliche Belegablage in die jeweiligen Ordner.

Kurz: den betroffenen WVV-Abteilungen Kaufmännische Dienste und Informationstechnologie war klar, dass sie eine Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung implementieren mussten, um hier Abhilfe zu schaffen.

Positive Testphase

Die WVV evaluierte dazu verschiedene Produkte von unterschiedlichen Herstellern. Letztlich fiel die Entscheidung auf die „Invoice-Processing“-Lösung von Basware. In der Anfangsphase wurde eine Projektgruppe gebildet, die sich aus Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, der IT und einem Pilotanwender aus dem technischen Betrieb zusammensetzte. In dieser Gruppe wurden zusammen mit dem Basware-Berater die Systemeinstellungen festgelegt und vorgenommen und anhand von Beispielen Tests durchgeführt. Getestet wurde vor allem auch, ob die Lösung alle möglichen Rechnungsarten – wie Lieferungen, Leistungen, Investitionsmaßnahmen, Lagermaterial, Zuschläge zum Beispiel für Fracht oder Aufwand – problemlos verarbeitet und ob sie die Rechnungen zur korrekten Bearbeitung bereitstellt. Schon in der Testphase war klar, dass die Basware-Lösung dem traditionellen Postwegverfahren um Längen voraus war. Die Client-Anwender, also die Mitarbeiter, die die Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen haben, wurden eingewiesen, sobald ihnen Rechnungen über das elektronische System zur Prüfung zugestellt wurden.

Die Lösung arbeitete von Beginn an problemlos: „Uns hat die relativ kurze Projektphase überzeugt. Das Programm erwies sich schnell als sehr bedienerfreundlich. Die Bestätigung und Verbuchung der Rechnungen ist einfach, komfortabel und schnell“, so Schraut.

Heute kann die WVV durch die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung und die klare Prozessdefinition Zeit und Kosten sparen: Die Rechnungen werden zentral gescannt und elektronisch zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet. Bei der WVV heißt das konkret, dass der jeweilige Rechnungsprüfer eine eMail-Benachrichtigung erhält, wenn er eine Rechnung zu prüfen hat. Nach seiner Kontrolle und dem OK wird die Rechnung an den Vorgesetzten weitergeleitet, der sie freigeben muss. Dann wird sie an die Buchhaltung zur Verbuchung an SAP zurückgegeben. Die Anwender kamen ohne Schulungen aus: Lediglich eine kurze Einweisungsdauer von wenigen Minuten war notwendig, um ihnen die Prozesse aufzuzeigen.

Problemlose Einführung

Um die Akzeptanz für das neue System ist es jetzt bestens bestellt. „Selbst unsere ‚Oberkritiker’, die bei der Einführung Angst vor einem zweiten Toll Collect hatten, sind mittlerweile überzeugte Basware-Client-Anwender“, so Schraut. Die Vorteile der Lösung liegen auf der Hand: Sie schafft mehr Transparenz über die eingegangenen und noch nicht verbuchten Rechnungen, und ermöglicht, Skontoverluste und Verzugszinsen zu vermeiden, ebenso wie die aufwendige Mahnungsbearbeitung. Ein verbesserter Überblick über die anstehenden Zahlungen lässt eine genauere Liquiditätsplanung zu. Umgesetzt auf den personellen Bereich bedeutet dies eine Einsparung von konzernweit zwei bis drei Vollzeitkräften für alle vom Rechnungsprüfungsprozess tangierten Bereiche. Auch die aufwendige Ablage und physikalische Belegarchivierung fällt mit der Basware-Lösung weg, der Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen geht schnell und einfach.

Doch einer der wichtigsten Aspekte der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen ist die Zeitersparnis. Da mit Basware die Eingangsrechnungsbearbeitung im Schnitt nur noch zwei bis drei Tage in Anspruch nimmt, konnte so die Zeit für den Rechnungsdurchlauf um 80 Prozent verkürzt werden. Für die WVV hat sich die Investition in die Basware-Lösung in jeglicher Hinsicht gelohnt – sie hat sich in rund einem Jahr amortisiert.?

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