Elektronische Rechnungsverarbeitung bei WVV

Automatisierung spart Zeit und Geld

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Positive Testphase

Die WVV evaluierte dazu verschiedene Produkte von unterschiedlichen Herstellern. Letztlich fiel die Entscheidung auf die „Invoice-Processing“-Lösung von Basware. In der Anfangsphase wurde eine Projektgruppe gebildet, die sich aus Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, der IT und einem Pilotanwender aus dem technischen Betrieb zusammensetzte. In dieser Gruppe wurden zusammen mit dem Basware-Berater die Systemeinstellungen festgelegt und vorgenommen und anhand von Beispielen Tests durchgeführt. Getestet wurde vor allem auch, ob die Lösung alle möglichen Rechnungsarten – wie Lieferungen, Leistungen, Investitionsmaßnahmen, Lagermaterial, Zuschläge zum Beispiel für Fracht oder Aufwand – problemlos verarbeitet und ob sie die Rechnungen zur korrekten Bearbeitung bereitstellt. Schon in der Testphase war klar, dass die Basware-Lösung dem traditionellen Postwegverfahren um Längen voraus war. Die Client-Anwender, also die Mitarbeiter, die die Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen haben, wurden eingewiesen, sobald ihnen Rechnungen über das elektronische System zur Prüfung zugestellt wurden.

Die Lösung arbeitete von Beginn an problemlos: „Uns hat die relativ kurze Projektphase überzeugt. Das Programm erwies sich schnell als sehr bedienerfreundlich. Die Bestätigung und Verbuchung der Rechnungen ist einfach, komfortabel und schnell“, so Schraut.

Heute kann die WVV durch die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung und die klare Prozessdefinition Zeit und Kosten sparen: Die Rechnungen werden zentral gescannt und elektronisch zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet. Bei der WVV heißt das konkret, dass der jeweilige Rechnungsprüfer eine eMail-Benachrichtigung erhält, wenn er eine Rechnung zu prüfen hat. Nach seiner Kontrolle und dem OK wird die Rechnung an den Vorgesetzten weitergeleitet, der sie freigeben muss. Dann wird sie an die Buchhaltung zur Verbuchung an SAP zurückgegeben. Die Anwender kamen ohne Schulungen aus: Lediglich eine kurze Einweisungsdauer von wenigen Minuten war notwendig, um ihnen die Prozesse aufzuzeigen.

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