Datenerfassung

Automatisierte Scan-Lösung ergänzt eAkte

| Autor / Redakteur: Nicola Hauptmann / Ann-Marie Struck

Das ersetzende Scannen ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung
Das ersetzende Scannen ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung (© miket - stock.adobe.com)

Wollen Dienstleister, Unternehmen und Behörden mit großem Posteingangsvolumen ihre Daten und Prozesse digitalisieren, so sind leistungsfähige Scan-Systeme entscheidend. Im Landesumweltministerium Brandenburg kombiniert man seit kurzem erfolgreich das bestehende eAkte-System mit einer regelbasierten Software zur automatisierten Datenerfassung.

Regale voller Aktenordner – in den Büros von Behörden, Versicherungen oder anderen Dienstleistern gehören sie wie selbstverständlich dazu, doch im Zuge der Digitalisierung werden sie künftig immer weniger das Bild prägen.

Zwar bleibt die Zusammenfassung von Daten zu Vorgängen eine wichtige Arbeitsgrundlage, umgesetzt wird sie aber immer häufiger in digitaler Form. Über zeitgemäße eAkte-Systeme haben dann alle zuständigen Mitarbeiter ortsunabhängig den Zugriff auf die benötigten Informationen.

Voraussetzung dafür ist die Digitalisierung der Daten. In Unternehmen und Einrichtungen, die täglich sehr viele Anträge, Anfragen oder Eingaben in Form von Briefen erhalten, steht und fällt die Digitalisierung dann mit einem leistungsfähigen Scan-System.

Best Practice: Ministerium für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Landwirtschaft des Landes Brandenburg

Diese Erfahrung machte auch das Ministerium für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Landwirtschaft des Landes Brandenburg (MLUL). Bereits seit einigen Jahren war dort eine selbst erstellte Lösung im Einsatz. Deren Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit genügten den wachsenden Ansprüchen jedoch bald schon nicht mehr.

Kritisch wurde es, als die Migration des bestehenden eAkte-Systems auf eine neue Version einschließlich des Wechsels von Server-Hardware und Software-Basiskomponenten anstand - die bestehende Scan-Lösung wäre dann gar nicht mehr lauffähig gewesen.

Es brauchte also eine neue Lösung. Die Kriterien dafür waren klar definiert:

  • Nutzerfreundlichkeit: Gefragt war eine unkompliziert zu bedienende Stapelscan-Verarbeitung mit sofortiger Prüfung, die eine einfache Fehlerbehandlung und Nachbehandlung von Metadaten einschloss.
  • Einfache Installation auf einem zentralen Server, hohe Zuverlässigkeit bei geringem Pflege- bzw. Wartungsaufwand.
  • Die Kosten für Anschaffung, Pflege- und Wartungskosten sollten im Rahmen liegen.

Auf Grundlage dieser Leistungskriterien fiel die Entscheidung schließlich für den Einsatz der image2data Software der norpa GmbH. In einer Präsentation konnte demonstriert werden, wie die Software in der Praxis funktioniert und dabei alle vorgegebenen Parameter erfüllt.

Eine regelbasierte Scan-Software ist die Lösung

„Wir setzen auf ein regelbasiertes System“, sagt Christian Emmrich, Geschäftsleiter der norpa GmbH. Software, die mit sogenannten Erkennungsbereichen arbeitet, sei aufgrund der individuell unterschiedlichen Behörden-, Firmen- und Bürgerschreiben eher ungeeignet für den Einsatz künstlicher Intelligenz.

„Man benötigt neben sehr großen Datenmengen auch typischerweise mehrere Monate Zeit, um das System entsprechend zu trainieren und immer weiter anzupassen. Wir erfragen deshalb bei unseren Kunden zunächst genau, welche Informationen benötigt werden und erarbeiten dann ein speziell auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnittenes Regelwerk“, erläutert Emmrich weiter.

So auch beim Brandenburger Ministerium: In einem Kick-Off-Workshop wurden zunächst alle Anforderungen erfasst, anschließend erstellte der Anbieter das entsprechende Regelwerk. Darin ist zum Beispiel erfasst, welche der benötigten Informationen an welcher Stelle im Dokumentfluss zu finden sind. Die Anwendung wurde anschließend getestet und nach der Abnahme durch den Kunden konnte sofort die Installation erfolgen.

Die besondere Herausforderung im Projekt mit dem MLUL bestand darin, die Produktivsetzung von image2data einschließlich eines Hardwaretausches an den Scan-AP zeitgleich zur Versionsmigration der eAkte durchzuführen. Es gelang – auch dank kurzer Reaktionszeiten und intensiven Austausches mit dem Softwareanbieter während dieser „heißen Phase“ des Projekts. Die eigentliche Software-Implementierung durch Norpa erfolgte innerhalb von 14 Tagen, so dass anschließend noch ausreichend Zeit für Funktionstests und Anpassungen zur Verfügung stand.

Einfach bedienbar und an fast dreißig Standorten im Einsatz

Zum Leistungsumfang gehören zahlreiche Multifunktionsscanner sowie die Verarbeitungssoftware an den Arbeitsplätzen in den Poststellen. Neben den Standard-Modulen kommen der PDF-Export und die OCR-Erkennung zum Einsatz. An den PC-Arbeitsplätzen werden jeweils die Toolbar, das Control Modul und die Scansteuerung genutzt. Inzwischen wird die Software bereits an fast dreißig Scan-Arbeitsplätzen an verschiedenen Standorten des Ministeriums eingesetzt.

Die Anwender sind mit der Lösung zufrieden und schätzen besonders die Einbindung der Multifunktionsgeräte. Die Bedienung ist einfach: Nachdem jedes Schriftstück mit einem Barcode-Aufkleber versehen wurde, müssen die Dokumente lediglich korrekt aufgelegt werden. In gut 90 Prozent der Fälle läuft die Datenübernahme dann automatisch, es werden Dokumente im XML-Format erzeugt und an das Dokumentenmanagementsystem übergeben. Nur in wenigen Fällen, wenn z. B. Absenderdaten nicht im üblichen Format aufgeführt sind, werden die Informationen kurz manuell nachbearbeitet. Damit kann auch das inzwischen noch weiter gewachsene Posteingangsaufkommen gut bewältigt werden.

Nach der erfolgreichen Einführung und Nutzung wird derzeit ein zweiter Scan-Server als Back-up-Version eingebunden und man denkt im Ministerium bereits über weitere Projekte, etwa eine Zertifizierung nach TR-Resiscan, nach.

Scannen durch externe Scandienstleister

Ergänzung zur „Leitlinie zum ersetzenden Scannen“

Scannen durch externe Scandienstleister

18.09.18 - Eine neue Richtlinie für Kommunen befasst sich mit der ­Beauftragung externer Scandienstleister, für die besondere Rahmenbedingungen beachtet werden müssen. lesen

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 45501170 / Projekte & Initiativen)