IT-Konsolidierung führt zu Kosteneinsparungen Aufräumen im Geräte-Dschungel

Autor / Redakteur: Norbert Neumann / Gerald Viola

Kopierer, Scanner und Faxgeräte verschiedenster Hersteller sind über die Zimmer und Stockwerke verteilt. Druckerveteranen stehen neben Neugeräten und die unterschiedlichsten Verbrauchsmaterialien stapeln sich in längst überfüllten Abstellkammern. Alltag in vielen Behörden.

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auslaufmodelle kosten viel Geld und Zeit
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( Archiv: Vogel Business Media )

Die Vielfalt auf den Stockwerken wird durch eine unüberschaubare Logistik für Bestellung, Lagerung und Wechsel von Verbrauchsmaterialien sowie unterschiedlichste Verträge für Service und Wartung vervollständigt. Vom Resultat ist niemand überrascht: Die Verwaltung des Geräte-Dschungels kostet viel Zeit und Geld. Wird hingegen in der Druckausgabelandschaft konsequent aufgeräumt, lassen sich die Kosten durchschnittlich um bis zu 40 Prozent senken.

Klassische Kopierer haben ausgedient

Viele Unternehmen setzen einen zentralen Kopierer ein, der in einem separaten Raum oder auf dem Abteilungsflur steht. Das Gerät erledigt große Aufträge schnell und aufgrund geringer Seitenkosten günstig, solange das Mindestkopiervolumen erreicht wird. Selten sind die Kopierer jedoch ausgelastet, wie eine aktuelle Studie von Tech Consult belegt. Die unterschiedlichen Verbrauchsmaterialien, angefangen von farbigem und weißem DIN-A3- und DIN-A4-Papier bis hin zu Klarsichtfolien und Hochglanzpapier, verursachen zusätzliche Kosten und sorgen für Platzmangel im Lagerraum. Neben langen Wegen zum Kopierer führen die längeren Wartezeiten bei großen Kopierjobs vor dem Gerät oft zu Unmut bei den Mitarbeitern.

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Im Gegensatz dazu liegen die Kosten pro gedruckter Seite beim klassischen Drucker zwar tendenziell höher als beim Kopierer, aber kleinere Druckjobs lassen sich schnell am Arbeitsplatzdrucker erstellen und auch die Sicherheit vertraulicher Ausdrucke wird gewahrt. Dennoch ist das praktische Gerät am Arbeitsplatz nur für geringe Druckvolumina ausgelegt. Laserdrucker für Arbeitsgruppen sind leistungsfähiger und verfügen über eine Vielzahl praktischer Funktionen wie beidseitiger Druck – und die Seitenkosten liegen unter denen der Arbeitsplatzdrucker. Darüber hinaus lassen sich einzelne Kopierjobs zwar sowohl über die Kombination Scanner/Arbeitsplatzdrucker als auch am persönlichen Faxgerät erstellen, aber die so erstellte Kopie ist meist auch die teuerste Variante.

Der günstigste Seitenpreis?

Betrachtet man die reinen Druckkosten, stehen die kopiererbasierenden Lösungen auf den ersten Blick besser da. Und es ist auch immer der günstige Preis pro Seite, der von den entsprechenden Herstellern als schlagkräftiges Argument für anstehende Investitionsentscheidungen angeführt wird. Aber bei genauer Betrachtung stellen die direkten Kosten aus Hardware, Service, Wartung und Verbrauchsmaterialien nur 25 Prozent aller mit dem Output verbundenen Aufwendungen dar.

Die restlichen 75 Prozent bezeichnen die sogenannten indirekten Kosten, die sich zu einem Drittel aus Output-Management und zu zwei Dritteln aus Prozesskosten zusammensetzen. Vor allem die Prozesskosten, die beispielsweise Wartezeiten der Mitarbeiter vor dem Gerät oder zurückgelegte Wegstrecken zu den Geräten berücksichtigen, werden bei Seitenpreiskalkulationen von Kopierern häufig außen vor gelassen.

Erst die ganzheitliche Betrachtung aller mit dem Output verbundenen Aufwendungen macht deutlich, dass das Argument des günstigen Seitenpreises der Kopierer nur dann zum Tragen kommt, wenn die zentrale Kopierstation möglichst durchgängig arbeitet – bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das eher selten der Fall. Zieht man außerdem Faktoren, wie die seit Jahren rückläufigen Kopiervolumina oder die Wege zum zentral aufgestellten Abteilungskopierer ins Kalkül, wendet sich das Blatt zugunsten einer druckerbasierenden Outputlösung.

Konsolidierung auf drei Ebenen

Viele Unternehmen haben sich bereits mit der Output-Optimierung beschäftigt und erste Lösungen gefunden, beispielsweise die zentrale Beschaffung von Verbrauchsmaterialien. Aber nur ein ganzheitliches Konzept verwirklicht Kosteneinsparungen von bis zu 40 Prozent.

Ganzheitlich – das bedeutet im besten Fall, dass auf drei Ebenen optimiert wird: Erstens sollte die Anzahl der verschiedenen Hersteller reduziert werden, sodass möglichst nur Geräte eines Herstellers zum Einsatz kommen. Zweitens werden Kopierer, Drucker, Scanner und Faxgeräte zu einem Multifunktionsgerät zusammengefasst, und drittens teilen sich mehrere Mitarbeiter ein solches Gerät. Man kann einen oder mehrere Konsolidierungsschritte wählen – die maximale Ersparnis ergibt sich aber nur in der Summe aller Schritte:

  • IT-Konsolidierung durch Geräte eines einzigen Herstellers

„Sparen durch Standardisierung“ lautet das Prinzip. Denn eine einheitliche Hardware für Ausdruck, Kopie und Fax bedeutet auch einheitliches Verbrauchsmaterial und reduzierte Lagerhaltung. Zudem erfordert eine Gerätelandschaft aus einem Guss nur einen Ansprechpartner für Servicefragen – das senkt Administrationskosten.

  • Multifunktionale Lösungen steigern die Effizienz

Moderne Multifunktionsgeräte (All-In-One-Geräte) sind Allround-Talente, mit denen Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren möglich ist. Mit intelligenten Funktionen sind sie für die unterschiedlichsten Aufgaben prädestiniert. Eingebettet ins Netzwerk, ausgerüstet mit einem Betriebssystem, einer Festplatte und einem eMail-Server bilden sie die Schnittstelle zwischen Papierdokumenten und elektronischer Ablage.

Eigner Drucker oder teilen?

In vielen Unternehmen benötigt nicht jeder Mitarbeiter unbedingt einen eigenen Drucker an seinem Arbeitsplatz. Oft macht es Sinn, sich mit mehreren Kollegen einen Arbeitsgruppendrucker zu teilen. Wichtig ist dabei aber immer, die Mitarbeiter auf die Veränderung ausreichend vorzubereiten, um die Umstellung nicht an fehlender Akzeptanz scheitern zu lassen.

Fazit

Die Konsolidierung der Druckerflotte bedeutet nicht automatisch, dass alle Drucker durch Multifunktionsgeräte ersetzt werden. Die Lösungen in den einzelnen Verwaltungen oder Unternehmen müssen sich an dem genauen Bedarf ausrichten und in den Arbeitsprozess integriert werden. Eine sinnvolle Mischung von multifunktionalen Lösungen mit Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppendruckern, je nach individueller Anforderung der Organisationssituation, und eine schrittweise Einführung ist in jedem Fall die richtige Lösung.

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