IT-Konsolidierung führt zu Kosteneinsparungen

Aufräumen im Geräte-Dschungel

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Der günstigste Seitenpreis?

Betrachtet man die reinen Druckkosten, stehen die kopiererbasierenden Lösungen auf den ersten Blick besser da. Und es ist auch immer der günstige Preis pro Seite, der von den entsprechenden Herstellern als schlagkräftiges Argument für anstehende Investitionsentscheidungen angeführt wird. Aber bei genauer Betrachtung stellen die direkten Kosten aus Hardware, Service, Wartung und Verbrauchsmaterialien nur 25 Prozent aller mit dem Output verbundenen Aufwendungen dar.

Die restlichen 75 Prozent bezeichnen die sogenannten indirekten Kosten, die sich zu einem Drittel aus Output-Management und zu zwei Dritteln aus Prozesskosten zusammensetzen. Vor allem die Prozesskosten, die beispielsweise Wartezeiten der Mitarbeiter vor dem Gerät oder zurückgelegte Wegstrecken zu den Geräten berücksichtigen, werden bei Seitenpreiskalkulationen von Kopierern häufig außen vor gelassen.

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Erst die ganzheitliche Betrachtung aller mit dem Output verbundenen Aufwendungen macht deutlich, dass das Argument des günstigen Seitenpreises der Kopierer nur dann zum Tragen kommt, wenn die zentrale Kopierstation möglichst durchgängig arbeitet – bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das eher selten der Fall. Zieht man außerdem Faktoren, wie die seit Jahren rückläufigen Kopiervolumina oder die Wege zum zentral aufgestellten Abteilungskopierer ins Kalkül, wendet sich das Blatt zugunsten einer druckerbasierenden Outputlösung.

Konsolidierung auf drei Ebenen

Viele Unternehmen haben sich bereits mit der Output-Optimierung beschäftigt und erste Lösungen gefunden, beispielsweise die zentrale Beschaffung von Verbrauchsmaterialien. Aber nur ein ganzheitliches Konzept verwirklicht Kosteneinsparungen von bis zu 40 Prozent.

Ganzheitlich – das bedeutet im besten Fall, dass auf drei Ebenen optimiert wird: Erstens sollte die Anzahl der verschiedenen Hersteller reduziert werden, sodass möglichst nur Geräte eines Herstellers zum Einsatz kommen. Zweitens werden Kopierer, Drucker, Scanner und Faxgeräte zu einem Multifunktionsgerät zusammengefasst, und drittens teilen sich mehrere Mitarbeiter ein solches Gerät. Man kann einen oder mehrere Konsolidierungsschritte wählen – die maximale Ersparnis ergibt sich aber nur in der Summe aller Schritte:

  • IT-Konsolidierung durch Geräte eines einzigen Herstellers

„Sparen durch Standardisierung“ lautet das Prinzip. Denn eine einheitliche Hardware für Ausdruck, Kopie und Fax bedeutet auch einheitliches Verbrauchsmaterial und reduzierte Lagerhaltung. Zudem erfordert eine Gerätelandschaft aus einem Guss nur einen Ansprechpartner für Servicefragen – das senkt Administrationskosten.

  • Multifunktionale Lösungen steigern die Effizienz

Moderne Multifunktionsgeräte (All-In-One-Geräte) sind Allround-Talente, mit denen Drucken, Scannen, Faxen und Kopieren möglich ist. Mit intelligenten Funktionen sind sie für die unterschiedlichsten Aufgaben prädestiniert. Eingebettet ins Netzwerk, ausgerüstet mit einem Betriebssystem, einer Festplatte und einem eMail-Server bilden sie die Schnittstelle zwischen Papierdokumenten und elektronischer Ablage.

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