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IT-Konsolidierung führt zu Kosteneinsparungen Aufräumen im Geräte-Dschungel

| Autor / Redakteur: Norbert Neumann / Gerald Viola

Kopierer, Scanner und Faxgeräte verschiedenster Hersteller sind über die Zimmer und Stockwerke verteilt. Druckerveteranen stehen neben Neugeräten und die unterschiedlichsten Verbrauchsmaterialien stapeln sich in längst überfüllten Abstellkammern. Alltag in vielen Behörden.

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auslaufmodelle kosten viel Geld und Zeit
auslaufmodelle kosten viel Geld und Zeit
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Vielfalt auf den Stockwerken wird durch eine unüberschaubare Logistik für Bestellung, Lagerung und Wechsel von Verbrauchsmaterialien sowie unterschiedlichste Verträge für Service und Wartung vervollständigt. Vom Resultat ist niemand überrascht: Die Verwaltung des Geräte-Dschungels kostet viel Zeit und Geld. Wird hingegen in der Druckausgabelandschaft konsequent aufgeräumt, lassen sich die Kosten durchschnittlich um bis zu 40 Prozent senken.

Klassische Kopierer haben ausgedient

Viele Unternehmen setzen einen zentralen Kopierer ein, der in einem separaten Raum oder auf dem Abteilungsflur steht. Das Gerät erledigt große Aufträge schnell und aufgrund geringer Seitenkosten günstig, solange das Mindestkopiervolumen erreicht wird. Selten sind die Kopierer jedoch ausgelastet, wie eine aktuelle Studie von Tech Consult belegt. Die unterschiedlichen Verbrauchsmaterialien, angefangen von farbigem und weißem DIN-A3- und DIN-A4-Papier bis hin zu Klarsichtfolien und Hochglanzpapier, verursachen zusätzliche Kosten und sorgen für Platzmangel im Lagerraum. Neben langen Wegen zum Kopierer führen die längeren Wartezeiten bei großen Kopierjobs vor dem Gerät oft zu Unmut bei den Mitarbeitern.

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Im Gegensatz dazu liegen die Kosten pro gedruckter Seite beim klassischen Drucker zwar tendenziell höher als beim Kopierer, aber kleinere Druckjobs lassen sich schnell am Arbeitsplatzdrucker erstellen und auch die Sicherheit vertraulicher Ausdrucke wird gewahrt. Dennoch ist das praktische Gerät am Arbeitsplatz nur für geringe Druckvolumina ausgelegt. Laserdrucker für Arbeitsgruppen sind leistungsfähiger und verfügen über eine Vielzahl praktischer Funktionen wie beidseitiger Druck – und die Seitenkosten liegen unter denen der Arbeitsplatzdrucker. Darüber hinaus lassen sich einzelne Kopierjobs zwar sowohl über die Kombination Scanner/Arbeitsplatzdrucker als auch am persönlichen Faxgerät erstellen, aber die so erstellte Kopie ist meist auch die teuerste Variante.

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