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Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung Auf die Fachverfahren kommt es an

Ob Online-Zugangsgesetz oder die Modernisierung der Bundes-IT (IT-K Bund) – die Digitalisierung im Öffentlichen Sektor schreitet unaufhaltsam voran. Doch ein großer Teil der Arbeit liegt noch vor uns. Darauf kommt es in den Behörden an: funktionierende, schnelle und transparente Fachverfahren.

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Die Open Text Software GmbH bietet Lösungen für die Automatisierungsprozesse in der Öffentlichen Verwaltung an
Die Open Text Software GmbH bietet Lösungen für die Automatisierungsprozesse in der Öffentlichen Verwaltung an
(© Opentext)

Diese Fachverfahren für Behörden haben sich in der Papierwelt bewährt. Die Tatsache, dass schon bald Bürger und Unternehmen in der Lage sein müssen, ihre Behördengänge im Internet zu erledigen führt zu enormen Erwartungen in Bezug auf Erledigungs- und Antwortzeiten, Transparenz und Verfügbarkeit. Hinzu kommt der demographische Wandel, der sich bereits jetzt bei Bewerbungen und Beendigungen für eine Laufbahn in der Verwaltung negativ bemerkbar macht. Veränderungen sind zwingend.

Ein Grund dafür sind die Medienbrüche an der Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt. Ein anderer, dass analoge Prozessvorgaben in die digitale Welt übernommen werden sollen.

Digitalisierung meint Automatisierung

Digitalisierung bedeutet die Beseitigung von Medienbrüchen und erfordert neues Denken bestehender Prozesse. Damit einher geht die Automatisierung, damit z.B. analoge und digitale Belege in Zukunft maschinell ausgelesen werden und die Sachbearbeitungen intelligente Vorschläge erhalten, wie sich der Vorgang am besten und schnellsten abschließen lässt. Zudem automatisiert die Digitalisierung die Interaktionen mit den unterschiedlichen Systemen für ­eAkten, Dateiablagen und Informationsspeichern. Schließlich steht für die Sachbearbeitung das Fachverfahren im Vordergrund, nicht die Ablage und nicht die Herkunftssysteme der zur Abarbeitung notwendigen Informationen. Die Digitalisierung ist die große Chance, die Fachverfahren zu verschlanken und zu beschleunigen, die Effizienz in der Öffentlichen Verwaltung zu steigern und gleichzeitig das Nachwuchsproblem abzu­mildern.

Dafür sind Prozess- und Automatisierungsplattformen wie OpenText AppWorks erforderlich, die mittels wiederverwendbarer Prozessbausteine verschiedenste Fachverfahren­ unterstützen und gestalten helfen und sich gleichzeitig dank zahlreicher Konnektoren mit beliebigen eAkten integrieren lassen.

*Autor: Thomas Brown, Head of Public Sector bei Open Text

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