Dokumenten- und Informationsmanagement wie aus einem Guss Auf das Zusammenspiel kommt es an

Autor / Redakteur: Heinz Gerd Klein ist Senior Berater Informationsmanagement bei RDS Consulting / Gerald Viola

Ohne eine durchgehende elektronische Dokumentenbearbeitung tun sich die Behörden schwer. Anders mit elektronischen Offerten wie ELSTER Online. Darüber können Arbeitnehmer und Arbeitgeber ihre Steuererklärungen per Formularabruf elektronisch mit dem Finanzamt abwickeln. Elektronische Formulare werden generell die Dokumentenbearbeitung in den Ämtern in Gang setzen. Über sie, wiederum, können Bearbeitungsschritte beschleunigt, die Qualität der Services verbessert und Kosten eingespart werden.

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Heinz Gerd Klein ist Senior Berater Informationsmanagement bei RDS Consulting
Heinz Gerd Klein ist Senior Berater Informationsmanagement bei RDS Consulting
( Archiv: Vogel Business Media )

Das gemeinsame Arbeiten mit und an Dokumenten gewinnt in der Öffentlichen Verwaltung an Bedeutung. Elektronische Formulare werden via Portal bereitgestellt. Mit ihrem Eingang werden sie elektronisch bearbeitetet, dann flexibel und automatisch den zuständigen Personen zugewiesen oder durchgereicht. So beispielsweise auf Basis des Microsoft Office Share Point Server 2007. Das eröffnet von der Bereitstellung der Formulare bis zur Bewilligung respektive Ablehnung der Anträge ideale Voraussetzungen. Dadurch entfallen nicht nur manuelle Datenerfassungen, langwierige Weitergaben, komplizierte Abstimmungen sowie zeit-, kosten- und fehlertreibende Mehrfach-Bearbeitungen. Daten, die ohne Medienbrüche einfließen und durchgereicht werden können, schaffen Raum für eine effizientere Zusammenarbeit.

Drittanbieter schließen bereits die noch offenen Lücken zwischen der Microsoft Office-Welt und den Domea-Anforderungen. eAkten, die unter DOMEA Registry erstellt wurden, können dadurch nahtlos übernommen und in Share Point unter komfortabler Bedieneroberfläche bearbeitet werden. Umgekehrt sind aus dieser Oberfläche heraus Dokumente und Vorgänge von den Sachbearbeitern bis in die DOMEA-Laufmappe hinein steuer- und jederzeit nachvollziehbar.

Verwaltung kann sparen

Bis zu 35 Prozent an Einsparungen sind durch ein transparentes Dokumenten- und Informationsmanagement in der Privatwirtschaft möglich. Im Öffentlichen Sektor fallen die Einsparungen meist noch höher aus. Für die Organisation und Umsetzung des elektronischen Verwaltungsauftritts hat sich eine systematische Vorgehensstruktur bewährt. Sie sollte sich am Bearbeitungsablauf orientieren.

Wichtige Schnittstellen

Der Baustein „automatischer Bewillings-Workflow“ repräsentiert einen Kernkreislauf im Gesamtkreislauf. Er bildet alle Stufen des Antragseingangs bis zur Bewilligung/Ablehnung ab. Der Kernkreislauf hat eine direkte Schnittstelle zum Antragsmanagement. Darüber kann beispielsweise der Status einzelner Anträge im Bewillings-Workflow durch Ampelfarben angezeigt werden. Werden Standard-Verwaltungsapplikationen und -datenquellen integriert, fließen auch diese Informationen direkt in den Gesamtkreislauf ein. Für die Integration anderer Verwaltungsapplikationen und Datenquellen müssen hingegen Übergabeschnittstellen und -Workflows programmiert werden.

Allerdings setzt der elektronische Verwaltungsauftritt inklusive einer engen Zusammenarbeit zwischen dem Fachpersonal eine professionelle Projektierung voraus. Neben einer konsequenten Orientierung an der Vorgehensstruktur müssen

  • neue Kommunikationsstrukturen geschaffen,
  • Workflows kreiert und
  • die durchgehende Dokumentenabfolge im doppelten Sinne, Hochverfügbarkeit und IT-Sicherheit, abgesichert werden.

Der Service Desk muss so konzipiert und realisiert werden, dass darüber das Personal optimal bei der Dokumentenbearbeitung und Informationsrecherche unterstützt wird. Die Archivierung von elektronischen Formularen und Ablagen muss konzeptionell durchdacht sowie stabil und rechtskonform umgesetzt werden. Das Fach- und Führungspersonal muss frühzeitig auf die veränderten Abläufe, Arbeitsprofile und Kontrollmechanismen hin trainiert werden. Auch das Portal-Design sollte mit einem einheitlichen Look & Feel stimmen.

Fazit

Nur dann werden die Bürger und Wirtschaft die elektronische Verwaltungsofferte wahrnehmen. Und nur dann werden die Optimierungseffekte voll zum Tragen kommen.

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