Dokumenten- und Informationsmanagement wie aus einem Guss Auf das Zusammenspiel kommt es an

Autor / Redakteur: Heinz Gerd Klein ist Senior Berater Informationsmanagement bei RDS Consulting / Gerald Viola

Ohne eine durchgehende elektronische Dokumentenbearbeitung tun sich die Behörden schwer. Anders mit elektronischen Offerten wie ELSTER Online. Darüber können Arbeitnehmer und Arbeitgeber ihre Steuererklärungen per Formularabruf elektronisch mit dem Finanzamt abwickeln. Elektronische Formulare werden generell die Dokumentenbearbeitung in den Ämtern in Gang setzen. Über sie, wiederum, können Bearbeitungsschritte beschleunigt, die Qualität der Services verbessert und Kosten eingespart werden.

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Heinz Gerd Klein ist Senior Berater Informationsmanagement bei RDS Consulting
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( Archiv: Vogel Business Media )

Das gemeinsame Arbeiten mit und an Dokumenten gewinnt in der Öffentlichen Verwaltung an Bedeutung. Elektronische Formulare werden via Portal bereitgestellt. Mit ihrem Eingang werden sie elektronisch bearbeitetet, dann flexibel und automatisch den zuständigen Personen zugewiesen oder durchgereicht. So beispielsweise auf Basis des Microsoft Office Share Point Server 2007. Das eröffnet von der Bereitstellung der Formulare bis zur Bewilligung respektive Ablehnung der Anträge ideale Voraussetzungen. Dadurch entfallen nicht nur manuelle Datenerfassungen, langwierige Weitergaben, komplizierte Abstimmungen sowie zeit-, kosten- und fehlertreibende Mehrfach-Bearbeitungen. Daten, die ohne Medienbrüche einfließen und durchgereicht werden können, schaffen Raum für eine effizientere Zusammenarbeit.

Drittanbieter schließen bereits die noch offenen Lücken zwischen der Microsoft Office-Welt und den Domea-Anforderungen. eAkten, die unter DOMEA Registry erstellt wurden, können dadurch nahtlos übernommen und in Share Point unter komfortabler Bedieneroberfläche bearbeitet werden. Umgekehrt sind aus dieser Oberfläche heraus Dokumente und Vorgänge von den Sachbearbeitern bis in die DOMEA-Laufmappe hinein steuer- und jederzeit nachvollziehbar.

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