IT & Business: Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen Angebotsvielfalt für den Public Sector

Autor / Redakteur: Bianka Boock / Susanne Ehneß

Entscheider im Public Sector sind gefordert, ihre Behörden unter Berücksichtigung der regulatorischen Anforderungen in Schwung zu bringen. Welche Lösungen und Strategien erfolgreich sind, erfahren Fach- und Führungskräfte auf der IT & Business in Stuttgart.

Firmen zum Thema

Im L-Bank Forum (Halle 1) präsentieren etablierte Aussteller und innovative Start-ups Angebote, mit denen Behörden ihre Prozesse effizient, einfach, sicher und kostengünstig gestalten können. So greift Code Two (Stand 1G61) auf, dass IT-Abteilungen von Städten, Gemeinden und Ländern oft einen hohen Aufwand für die Verwaltung ihrer eMail-Signaturen betreiben und eine optimale Fußzeile dennoch an Vollständigkeit der Angaben, beschränkten Anzeigeoptionen oder am Design scheitert. Die Signaturlösungen von Code Two wurden entwickelt für Exchange On-Premise und Exchange Online, sollen den Anwender von der Signaturpflicht entbinden und den Aufwand aufseiten der IT reduzieren. Rechtskonforme Signaturen mit Grafik und Active-Directory-Platzhaltern, angefügt unterhalb des Textes in Antworten und Weiterleitungen, verkürzt oder vollständig, für alle User oder ausgewählte eMail-Adressen, entstehen in weniger als 15 Minuten.

Anwenderbeispiele

Durasys (Stand 1H34) informiert über erfolgreiches Docuware-­Dokumentenmanagement in der ­Verwaltung am Beispiel der Stadt Hennef. Allein die elektronische Archivierung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen spart dem Kämmerer und damit dem Steuer­zahler knapp 40.000 Euro Personalkosten pro Jahr. Seit 2005 nutzen alle Ämter und Abteilungen die Vorteile des modernen DMS-Systems.

Ecosio (Stand 1C71.2) präsentiert Lösungen für elektronische Rechnungen. In vielen Ländern Europas ist diese Form der Rechnungslegung an öffentliche Einrich­tungen bereits Pflicht. Eine Gesetzesinitiative strebt die EU-weite Etablierung von eRechnungen an. Mit den Lösungen von Ecosio sind Behörden für diesbezügliche Anforderungen gerüstet: Per ecosio.Web erstellen und übermitteln sie Rechnungen online. Mit ecosio.ERPEL exportieren sie strukturierte Rechnungsdaten aus ihrem ERP-System und übermitteln sie automatisch. Mit den Lösungen können eRechnungen im ebInterface- oder ZUGFeRD-Format erstellt werden.

Insiders Technologies (Stand 1B31) hat „Forms Management“ im Messegepäck. Die Anwendung soll den Gesamtprozesses der Formular­erfassung und -verarbeitung optimieren. Hintergrund ist, dass Öffentliche Verwaltungen mit vielen eingehenden Formularen konfrontiert sind. Mehr oder weniger strukturierte Dokumente wie Anträge, Aufträge, Bestellungen und Fragebögen werden von Kunden, Inte­ressenten oder Lieferanten als Formulare per Post, Fax, eMail oder via Internet versendet. Die Mitarbeiter müssen dann geschäftsprozessrelevante Informationen aus diesen heterogenen Formularen und zahlreichen unterschiedlichen, optisch häufig ähnlichen Formularvarianten verarbeiten.

Bei Iron Mountain (Stand 1C41) können sich die Fachbesucher ebenfalls über erfolgreiche Projekte und individuelle Lösungen informieren. So hat das Unternehmen aus drei Archiven der DRV Bund etwa 170 Kilometer Akten übernommen. Für diese Archivdienstleistungspartnerschaft erhielten die beiden Partner den PPP-Innovationspreis. Im Rahmen des Projektes entwickelte Iron Mountain in Zusammenarbeit mit dem Kunden das gesamte Konzept für das Dokumentenmanagement, die Logistik, das Transportsystem ­sowie alle baulichen Maßnahmen einschließlich der Regalsysteme.

Ein runder Workflow

Isgus (Stand 1D66) zeigt Komplettlösungen für Personal- und Zeitmanagement. Denn Strategie- und Kostenplanung einerseits und ­individuelle und motivations­fördernde Arbeitszeitregelungen für die Mitarbeiter andererseits, stellen Kommunen vor neue Aufgaben. Als Anbieter von Soft- und Hardware aus einer Hand bietet Isgus optimal aufeinander abgestimmte Lösungen für Zeit-, Kosten- und Leistungserfassung, ­Personaleinsatzplanung, Dienstplanung, Zutrittskontrolle und Webworkflow mit Schnittstellen zu allen gängigen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen.

Projektron (Stand 1G38) verrät, wie öffentliche Einrichtungen von der webbasierten Projektmanagement-Software Projektron BCS profitieren. Mit ihr lassen sich Projekte vorbereiten, planen, durchführen, auswerten und abrechnen. Durch den modularen Aufbau und zahlreiche Schnittstellen kann die Software flexibel in bestehende Organisationsstrukturen integriert werden.

Pix Software (Stand 1H56) präsentiert Atlassian Jira – eine Projektmanagement-Lösung zur Steuerung von Softwareteams. Mit ihr können Entwicklungsprojekte, ­Ticketsysteme, Supportverwaltung und Aufgabenverteilung optimiert werden. Pix Software ist gemeinsam mit Vertec auf der IT & Business vertreten und zeigt, wie sich Leistungen komfortabel abrechnen und die Rentabilität über das gesamte Projekt bekommen lassen – inklusive Vertriebsaufwand: Mit Vertec Software-Engineering ­können Anwender Kontakte verwalten, Leistungen abrechnen und eine auf sie zugeschnittene Nachkalkulation durchführen. Die Jira-Schnittstelle ermöglicht die Übertragung der in Jira erfassten Leistungen an Vertec, wo sie sich einfach abrechnen lassen.

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Bei Rubicon IT (Stand 1D78 und 1A63) lernen die Besucher Acta Nova kennen – eine ECM-Lösung mit integriertem Workflow- und Dokumentenmanagement. Workflows und Dokumente werden themenspezifisch Vorgängen zugeordnet und flexibel um strukturierte Fachinformationen angereichert. Acta Nova dokumentiert Informationen von der Erfassung bis zur Archivierung. Diese sind einfach auffindbar, auch im mobilen Einsatz. Über Schnittstellen integriert sich Acta Nova in die Infrastruktur wie in die Termin- und Auf­gabenverwaltung. Die Geschäftskommunikation kann standardisiert und ad hoc vorlagenunterstützt abgebildet werden. Dadurch reduzieren Anwender Durchlaufzeiten sowie Kosten und schaffen Transparenz in ihren Abläufen.

Soft Vision (Stand 1F37) stellt die PDF-Lösungen webPDF und n2pdf vor. Sie sind im Bereich eGovernment interessant, da sie die Möglichkeit bieten, unterschiedliche Dateiformate in PDF-Dokumente zu verwandeln. Anschließend können Anwender diese Dokumente bearbeiten und rechtssicher im PDF/A-Format archivieren. ­WebPDF bietet zudem eine komfortable, serverbasierte Lösung zur Erstellung und Weiterverarbeitung von PDF-Dokumenten.

Kundenbindung in der Verwaltung

Sugar CRM (Stand 1G51) informiert über Kundenbindung in der Öffentlichen Verwaltung, denn auch Bürgerdaten müssen verwaltet und Informationen vermittelt werden. Viele dieser Prozesse werden noch papierbasiert verarbeitet und sind mit hoher Kosten- und Verwaltungsarbeit verbunden. ­Zudem sind sie zeitintensiv und führen zu Fehlern. Mit Hilfe eines passenden CRM-Systems können Öffentliche Verwaltungen ihre „Kunden“ schnell und kompetent betreuen.

Am Beispiel des US-Bundesstaates Oregon zeigt sich, wie rasch ­eine solche Veränderung vonstatten gehen kann: Dank der CRM-Lösung Sugar konnte die größte staatliche Organisation der USA innerhalb von 24 Stunden ihre abteilungsübergreifende Kommunikation verwalten, welche vorher über Haftnotizen, Speicher und Excel-Tabellen stattfand.

Last but not least lohnt sich ein ­Besuch bei Topdesk (Stand 1E71). Topdesk bietet Helpdesk- und Servicemanagement-Lösungen. Die Software orientiert sich am ITIL-Standard und ist als SaaS- oder ­lokale Installation verfügbar. Durch Erweiterungsmodule lässt sich über den Helpdesk hinaus leicht ein Shared-Service-Center abbilden. Egal ob Anfragen an ­IT-, Personal- oder Facility-Abteilungen – alle Bereiche des Service­managements werden abgedeckt. Über 70 Prozent aller Öffentlichen Verwaltungen in den Niederlanden und mehr als 50 Städte und Gemeinden in Deutschland nutzen bereits Topdesk als Service­management-System.

Kompakte Informationen im Programm

Ergänzend zu den Angeboten an den Messeständen erhalten Entscheider im Public Sector kompakte Informationen in vier Fachforen wie dem für „Organisation & Verwaltung“. Dort findet am 29. September von 11 bis 14 Uhr 30 ein auf Öffentliche Verwaltungen ausgerichteter Themenslot statt. Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH, gibt zunächst einen Überblick über aktuelle Themen des Dokumenten-Managements (DMS) beziehungsweise Enterprise Content Managements (ECM). Ulrich Gerke, ebenfalls von Zöller & Partner, spricht über Besonderheiten bei der DMS-Auswahl in Öffentlichen Verwaltungen, und Günter Graskamp, KDZ Westfalen-Süd, berichtet über die DMS-Auswahl in der kommunalen Datenzentrale.

Anschließend schildert Mirko Schreiber, Landkreis Saalfeld-­Rudolstadt, Erfahrungen bei der Einführung und Nutzung der elektronischen Personalakte. Georg Schnüttgen, Stadt Olpe, vermittelt Potenziale und Synergien bei einer flächendeckenden Einführung der digitalen Schriftgutverwaltung, ­bevor eine Diskussion den Slot abschließt.

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