Mindmapping im Governance-Sektor Alles im Blick mit der Mindmapping-Methode

Autor / Redakteur: Annette Großer / Susanne Ehneß

Behörden und öffentliche Einrichtungen sind weitaus innovativer als ihr Ruf. Derzeit hält die innovative Mindmapping-Methode Einzug, mit der sich beliebige Aufgabenstellungen übersichtlich visualisieren und bearbeiten lassen.

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Mindmapping kann dabei helfen, den Überblick nicht zu verlieren
Mindmapping kann dabei helfen, den Überblick nicht zu verlieren
(Bild: momanuma - Fotolia.com)

Zahlreiche Ämter, Verbände und öffentliche Organisationen arbeiten bereits mit den „Gedankenlandkarten“ – ein Geheimtipp, der sich immer mehr zum beliebten Trend mausert. Der banale Grund: Mindmapping erleichtert komplexe Arbeitsabläufe oder Projekte und verfügt zudem noch über einen großen Spaßfaktor. Das liegt daran, dass sich jeder Anwender seine Map – sprich „Gedankenlandkarte“ – nach seinen persönlichen Vorstellungen gestalten kann.

Ganz intuitiv werden zu einem beliebigen Thema beispielsweise Ideen, Aufgaben oder Termine gesammelt und strukturiert. Benötigte Office-Dokumente können mit wenigen Klicks eingebunden oder verlinkt werden. So entsteht bei der Arbeit an einer Map ganz von alleine ein gewisser Spaßfaktor, wenn die Map-Software ganz einfach zu bedienen ist und die Ergebnisse unmittelbar sichtbar werden.

Wer beispielsweise vor der Aufgabe steht, ein neues Betriebssystem in einer Behörde auszurollen, hat entweder das Glück, auf Erfahrungen zurückgreifen zu können oder er fängt bei null an. Hier ist eine Software, bei der im Brainstormingmodus zunächst einmal alle Ideen unstrukturiert gesammelt werden können, hilfreich.

Strukturieren

„Ich kann nur sagen, dass ich diese Methode immer wieder nutze, um meine Gedanken und Ideen zu strukturieren“, sagt Burghard Metje, IT-Leiter der schleswig-holsteinischen Gemeinde Halstenbek. Zu seinen Aufgaben gehört es, sich darum zu kümmern, dass die PC-Arbeitsplätze der Rathaus-Mitarbeiter optimal ausgestattet und funktionsbereit sind, dass er auch anderen öffentlichen Einrichtungen bei IT-Fragen zur Seite steht, aber auch, dass er langjährige Großprojekte (zum Beispiel Bau und Ausstattung eines Gymnasiums) plant und umsetzt. Und all das macht Metje seit Jahren erfolgreich mit der Software „MindManager“.

Ähnlich geht es Henry Sachse von den Dresdner Verkehrsbetrieben: Er stand beispielsweise vor der Aufgabenstellung, ein Intranet auf Basis von Sharepoint einzuführen. „Dank der strukturierten Vorgehensweise bleibt das große Ganze immer im Blick, auch wenn man ins Detail geht. Das softwaregestützte Mindmapping hat uns geholfen, in dem Projekt zu agieren statt zu reagieren. Und das ist Gold wert“, freut sich der DV-Koordinator der Dresdner Verkehrsbetriebe AG.

Im Grunde gibt es kaum eine Fragestellung, bei der man Mindmapping nicht einsetzen kann, schließlich erlaubt die Mapstruktur maximale Flexibilität und schafft es gleichzeitig, komplexe Sachverhalte und stark miteinander verwobene Strukturen übersichtlich darzustellen. Startet man ein Projekt nach dieser Methode, trägt man in einem ersten Schritt alles in einer zentralen Map zusammen.

Mit „MindManager“ kann man beispielsweise alles in einem Brainstormingmodus völlig unstrukturiert aufschreiben und dann mit Drag&Drop, also einfachen Verschiebungen mit der Maus, sortieren. Dafür werden in der Map für die verschiedenen Themen Äste angelegt, denen wiederum Zusatzinformationen wie Dokumente, Websites oder Kontakte als Anhang oder Hyperlink angefügt werden können.

Visualisieren

Sind alle wesentlichen Informationen gesammelt, werden die verschiedenen Aufgaben einzelnen Personen zugeordnet und mit einer Deadline versehen. Auch Abhängigkeiten zwischen diversen Aufgaben oder Komponenten wie dem Budget oder dem Ressourcen-Management können in der Map visualisiert werden. Damit man immer alles im Überblick hat, können komplexe Projekte auch nach bestimmten Stichwörtern oder Zuständigkeiten gefiltert werden.

So ist es auch sehr einfach, beispielsweise jedem Einzelnen seine Aufgaben zuzuweisen und Ideen in konkrete Aufgaben und Projekte umzuwandeln. Wer will, kann diese sogar aus der Map heraus präsentieren; eine attraktive Möglichkeit, die in der Regel für mehr Aufmerksamkeit sorgt als die altbewährten Powerpoint-Präsentationen; ausprobieren lohnt sich also.

Bei Verfassungsschutz und Polizei im Einsatz

Den Präsentationsmodus schätzt man nicht nur bei deutschen Einrichtungen, sondern auch im benachbarten Ausland – beispielsweise beim Österreichischen Bundesamt für Verfassungsschutz. Hier setzt man bei der Erarbeitung und Umsetzung verschiedener Präventionsmaßnahmen im Bereich des Staatschutzes auf die Mindmapping-Methode, um operative Falldarstellungen zu besprechen oder strategische Analysen umzusetzen. „Wenn wir unsere Ergebnisse dann der Staatsanwaltschaft präsentieren, kann diese die Zusammenhänge und Risiken viel schneller und besser einschätzen und die notwendigen Maßnahmen veranlassen“, heißt es beim Bundesamt für Verfassungsschutz.

Auch bei der Polizei in der Schweizer Hauptstadt ist man begeistert: „Ich bin ein absolut überzeugter Mindmapper, denn die Methode lässt sich in vielen Bereichen hervorragend einsetzen“, erklärt Peter Schneeberger, Dienstchef des Bereichs Technik bei der Kantonspolizei Bern. Schneeberger und Mitarbeitende der Kantonspolizei Bern wenden die Methode beim Erstellen von Täterprofilen, Spurenvergleichen, Telefonkontrollen, Hausdurchsuchungen oder auch bei der Organisation von großen Polizeieinsätzen an. „So lassen sich komplexe Zusammenhängen sehr plausibel und übersichtlich darstellen”, erklärt der Polizist.

Seitdem die Mitarbeiter der Kantonspolizei die Visualisierungs- und Steuerungssoftware einsetzen, hat sich vieles verändert. Die übersichtliche Mapstruktur unterstützt die Mitarbeiter dabei, die Umstände eines Einsatzes schnell zu erfassen, zu analysieren und die erforderlichen Maßnahmen in die Wege zu leiten.

Fazit

Mindmaps haben im öffentlichen Sektor immer mehr Anwender und Fans. „Wir können bei unseren ÖV-Veranstaltungen beobachten, dass sich Mindmapping immer mehr durchsetzt und sich von einem Geheimtipp zu einem ernstzunehmenden Trend entwickelt“, stellt Jörg Steiss, Regional VP DACH, Eastern Europe & Nordics von Mindjet, fest. Zumal neben den Erfolgsfaktoren auch der Spaßfaktor nicht zu kurz kommt – beim spielerischen Erstellen von Zweigen, kreativen Einsatz von Icons und individuellen Gestalten von Map-Vorlagen.

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