Nachlese zur DMS Expo

Alles für einen lückenlosen papierlosen Workflow im eGovernment

| Redakteur: Manfred Klein

Auch in diesem Jahr bot die DMS Expo die neuesten Trends
Auch in diesem Jahr bot die DMS Expo die neuesten Trends (Foto: DMS Expo)

Digitale Dienste und Prozesse haben in Behörden und Verwaltungen längst Einzug gehalten. Auf der DMS EXPO in Stuttgart wurden die dazu passende Lösungen vorgestellt. Für alle, die in diesem Jahr nicht nach Stuttgart kommen konnten, hier ein kurzer Messerückblick mit den wichtigen Highlights und einer Bildergalerie.

Die Schwerpunkte bildeten die Bereiche Dokumenten- und Output-Management, ergänzt um E-Post und De-Mail, Business Process Management (BPM) und elektronische Archivierung. Am 25. September fand zudem ein spezieller Thementag statt, der sich explizit an V­erantwortliche und Entscheider in Öffentlichen Verwaltungen richtete.

Unter dem Motto „DMS als Motor für Verwaltungsprozesse“ verfolgte der Thementag das Ziel, die Vorteile, die organisatorischen Rahmenbedingungen, aber auch die Herausforderungen und Stolpersteine beim Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems in Öffentlichen Verwaltungen darzustellen – und zwar aus Anwendersicht.

„Der Behördentag bietet dazu eine Plattform zum produkt- beziehungsweise anbieterneutralen Erfahrungsaustausch und zur Wissensvermittlung für alle DMS-Interessierten aus öffentlichen Einrichtungen, Behörden und Kommunen. Hier können DMS-Anwender untereinander vor allem die organisatorischen Aspekte beim Einsatz eines DMS diskutieren. DMS-Einsteiger haben die Chance, sich Tipps und Tricks von erfahrenen DMS-Anwendern geben zu lassen, und auch erfahrene DMS-Anwender haben die Möglichkeit, sich über aktuelle DMS-Trends im behördlichen Umfeld zu informieren und auszutauschen“, erklärte Ulrich Gerke, der als Senior-Berater der unabhängigen Management- und Technologieberatung Zöller & Partner GmbH die Veranstaltung moderierte.

Darüber hinaus reisten zahlreiche Aussteller nach Stuttgart, um ihre speziellen Lösungen für die Öffentliche Verwaltung zu präsentieren. Dabei wird der gesamte Dokumentenprozess vom Digitalisieren und Verarbeiten über den Versand bis zur Archivierung abgebildet.

Posteingang

So stellten unter anderem die Inotec GmbH Organisationssysteme, die Datawin GmbH und die Zeutschel GmbH ihre Scanner vor. Am Stand von Inotec (Stand: 5C51) war zum Beispiel der Scamax 8x1 zu sehen, der sich für Volkszählungen und andere Zensus-Aufgaben, für Wählerverzeichnisse sowie die elektronische Erfassung unterschiedlicher Steuerarten eignet.

Mit einer Geschwindigkeit von bis zu 300 Blatt pro Minute (600 Images) bei 300 dpi und Elektronikkomponenten der neuesten Generation lassen sich Belege effizient verarbeiten. Ein Anlagetisch mit doppelter Papierzuführung, das Ablagesystem sowie ein sicherer Papiertransport auch bei schwierigen Belegen ermöglichen ein nahezu unterbrechungsfreies Scannen.

Datawin zeigte mit Hemera C einen portablen A4-Hochleistungs­scanner mit Zweifach-Sortierung. Dieser digitalisiert und sortiert bis zu 15.000 Din-A4-Dokumente, wie Briefe, Belege, Protokolle, Stimm- oder Wahlzettel, Umfragen oder Tests, in Duplex und Farbe bei ebenfalls 300 dpi pro Stunde. Auch können zum Beispiel Umfragen, Multiple-Choice-Tests, Abstimmungen oder Wahlen schnell und präzise ausgewertet und archiviert werden.

Das Besondere am Scanner Zeta von Zeutschel (Stand: 5B25) ist, dass mit ihm auch Akten- und Ringordner oder Bücher gescannt werden können. Dabei werden Wölbungen im Dokumentenfalz geglättet oder störende Elemente wie Ordnerbügel automatisch entfernt. Der Zeutschel Zeta benötigt weder Papier noch Tinte oder Toner. Die Scans lassen sich sofort in den digitalen Workflow einbinden – ob gespeichert, etwa auf einem USB-Stick oder im Netzwerk, verschickt per Mail-Anhang oder abgelegt in der Cloud.

Messebesucher, die sich mit dem Thema Posteingangsverarbeitung auseinandersetzen wollten, wurden unter anderem bei der ELO Digital Office GmbH fündig. Mit ELOprofessional wird die Papierpost direkt gescannt, durchläuft dann eine Textanalyse und wird im Archiv und der Datenbank gespeichert. Dies gilt auch für elektronische Dokumente wie eMails und Faxe. Anschließend verteilt ELO die Eingangspost per Workflow an die zuständigen Mitarbeiter.

Die Codia Software GmbH (Stand: 5D11) zeigte ebenfalls eine Lösung zur Posteingangsverarbeitung, die wiederum auf der Dokumentenmanagement-Plattform d.3 basiert. Zum Ausstellungsprogramm gehören auch Lösungen für Schriftgutverwaltung und Aktenplan, eine vollständig elektronische Aktenführung, automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung und -freizeichnung sowie die Integration in kommunale Fachverfahren.

Inhalt des Artikels:

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 42297302 / System & Services)