wiko Business & Information Portal[Gesponsert]

Alle sind an Bord, volle Kraft voraus

| Autor: Henrik Schwiedeßen

Organisationsprobleme? Der Schlüssel liegt in der Zusammenarbeit
Organisationsprobleme? Der Schlüssel liegt in der Zusammenarbeit (© Andrey Popov - stock.adobe.com)

Für öffentliche Verwaltungen ist es immer wieder eine Herausforderung, externe Beteiligte in die Projekte, Aufgaben und Prozesse einzubinden.

Mit steigender Komplexität in der Zusammenarbeit kann das mitunter zu Störungen im Ablauf, zumindest aber zu undurchsichtigen Abläufen führen. Öffentliche Bauprojekte zählen zu diesen komplexen und lang andauernden Zusammenarbeiten, die in der Koordination bei den Verwaltungen ihre Tücken haben können.

Wie bekommt man alle Beteiligten unter einen Hut? Eine digitale Zusammenführung aller Beteiligten lautet die Antwort. Das wiko Business & Information Portal (BIP) ist diese innovative Lösung, um ­alle Projektbeteiligten auf einer gemeinsamen Plattform digital in die Informationen, Prozesse, Kommunikation und Projektsteuerung sowie Projektdokumentation einzubinden. Die Einbindung aller Subunternehmer in diese Prozesse erleichtern den administrativen und koordinativen Aufwand bedeutend.

Langwierige Abstimmungsprozesse per Telefon oder E-Mail gehören der Vergangenheit an. Über ein integriertes Chatmodul sind schnelle, im Verlauf dokumentierte und dem Projekt zugeordnete Abstimmungen möglich. Die E-Mail-Flut nimmt ein Ende und man kann sich voll und ganz auf die Projekte konzentrieren. Bis zu welchem Grad man die externen Projektbeteiligten in die Projekte mit einbindet ist individuell steuerbar.

Der verantwortliche Projektleiter entscheidet, welche Informationen er den jeweiligen Projektbeteiligten aus wiko zur Ansicht oder Bearbeitung zur Verfügung stellen will. Diese werden auf einen sicheren unabhängigen Server im eigenen Haus oder bei einem Hostinganbieter gespiegelt. Subunternehmer können nun Ihre Vertragspositionen, Aufgaben, Termine, Dokumente etc. direkt einsehen. Über das Portal können die Projektbeteiligten Leistungsstände, Abschlagsanforderungen oder Rechnungen anmelden, abgleichen und vereinbaren. Damit ist automatisch bereits die fachliche und rechnerische Prüfung erfolgt. Mit der Freigabe einer Subunternehmerrechnung sind alle Projekt- und Controlling-Daten in Echtzeit aktualisiert.

Die dadurch verschlankten Verwaltungsprozesse ersparen den öffentlichen Auftraggebern Zeit, Geld und reduzieren die Fehlerquote in der Bearbeitung der Bauprojekte signifikant. Alle Prozesse sind lückenlos dokumentiert, sicher und im Verlauf nachvollziehbar. Ein wichtiger Schritt in eine digitale Zukunft der öffentlichen Verwaltungen.

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