Risikomanagement für die Öffentliche Verwaltung Alle Risikodimensionen in der Gesamtsicht

Autor / Redakteur: Andreas Nold,SAS / Gerald Viola

Ist modernes, technologiegestütztes Risikomanagement eine Spezialität von Finanzdienstleistern und Großkonzernen? Keineswegs. Die Risikolage, mit der sich die öffentliche Verwaltung ständig auseinanderzusetzen hat, ist mindestens genauso komplex, ihre Einschätzung entsprechend anspruchsvoll und mit herkömmlichen Werkzeugen kaum zu bewältigen. Die Risikosteuerung als eine der zentralen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wird damit stark erschwert. Der Einsatz von Risikomanagementsystemen liegt also nahe – wenn diese den spezifischen Anforderungen des öffentlichen Bereichs angepasst sind.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Der Auftrag öffentlicher Institutionen unterscheidet sich grundlegend von dem eines Wirtschaftsunternehmens. Der Public Sector erfüllt einen politischen Auftrag und ist dem Gemeinwohl verpflichtet, während ein Unternehmen in erster Linie mit Blick auf finanziellen Gewinn, auf Umsatz und Renditen arbeitet.

Beide stehen jedoch vor der Herausforderung, eine enorm komplexe Risikolage erkennen, bewerten und steuern zu müssen. Auf Unternehmensebene sind leistungsfähige Risikomanagementsysteme heute an der Tagesordnung – in der öffentlichen Verwaltung steht diese Technologie oft erst vor den Toren.

Der Nutzen ist aber auch im öffentlichen Bereich unumstritten: Speziell konzipierte Softwarelösungen, wie sie etwa SAS anbietet, verfügen über alle Funktionen, um sämtliche Risikodimensionen der öffentlichen Hand abzubilden.

Drei Risikodimensionen sind von zentraler Bedeutung, wenn es um die Möglichkeit einer Steuerung mithilfe moderner Risikomanagementsoftware geht:

  • Risikoorientierte Kontrolle im Verantwortungsbereich von Behörden, zum Beispiel für Lebensmittelkontrolle oder Zoll
  • Sinnvolle Risikoverteilung, etwa zwischen privatwirtschaftlichen Einrichtungen und dem Staat
  • Steuerung interner Risiken in Bezug auf bestimmte Restriktionen und Nebenbedingungen wie Budget, Ressourcen oder Bürgerfreundlichkeit

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Risikoorientierte Kontrolle

Kontrollbehörden stehen heute vor der Herausforderung, ihre Aufgaben bei begrenzten Mitteln möglichst effizient und möglichst erfolgreich zu erfüllen. Das gelingt dann, wenn die Behörde ihre Ressourcen ganz gezielt dort einsetzen kann, wo beispielsweise die größte Wahrscheinlichkeit für das Vorliegen eines Verstoßes oder einer Straftat besteht. So lassen sich vergebliche Kontrollen vermeiden.

Mit analytischem Risikomanagement ist das realisierbar. Solche Lösungen führen alle für einen Vorgang relevanten Daten unabhängig von ihrer Quelle und ihrem Format zusammen und identifizieren innerhalb dieser Datenbasis mittels Data Mining und anderer komplexer statistischer Verfahren Trends, Muster und Abeichungen, die dem bloßen Auge der Kontrolleure verborgen bleiben und die auf Risiken oder andere Anomalien hinweisen.

Entsprechende Lösungen sind bereits in unterschiedlichen Bereichen im Einsatz. Zollbehörden identifizieren damit Containerladungen, deren Parameter auf ein erhöhtes Risiko für das Vorliegen von Zollvergehen oder Markenrechtsverletzungen hindeuten. Eine Behörde in einem benachbarten EU-Staat überwacht mit einer entsprechenden SAS Lösung die Rechtmäßigkeit von Subventionszahlungen an Landwirte.

Ergebnis: Die Zahl der aufgedeckten Fälle wurde verdoppelt, in machen Fällen sogar verdreifacht. Ganz gleich in welchem Bereich, das Prinzip dahinter ist immer das gleiche: Man untersucht die vorliegenden historischen Daten und leitet mit ihnen risikorelevante Prognosen für die Zukunft ab.

Die Sprengstofffunde in Luftfrachtmaschinen im vergangenen Jahr und die daraus resultierende Forderung nach mehr Überwachung machen den Nutzen risikoorientierter Kontrolle deutlich. Bisher wurde auf die neue Sicherheitslage nur reflexhaft mit einer Personalaufstockung reagiert, ohne damit die Effizienz der Kontrollen zu verbessern.

Indem sich mittels der risikoorientierten Kontrolle in vorhandenen Luftfrachtdaten Risikomuster oder auch entlastende Muster entdecken lassen, die auf unbedenkliche Fracht hinweisen, optimiert sie die Arbeit der Kontrollinstanzen und schafft ein höheres Maß an Sicherheit.

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Risiken in der Balance

Staatliches Handeln bedeutet immer das Abwägen von Risiken. Zügiger Verkehrsfluss vs. Fußgängersicherheit. Bankenstützung vs. Anlegerrisiko und Inflationsgefahr. Naturschutz vs. Wirtschaftsförderung. Informationsbedürfnis der Verwaltung vs. Bürokratiebelastung. Die Verwaltung muss Entscheidungen treffen, die Risiken für alle Betroffenen, für Staat, Bürger und Unternehmen, in ein sinnvolles und für jedermann akzeptables Gleichgewicht bringen.

Je größer die Menge der relevanten Einflussfaktoren und die pure Datenmenge ist, die für solche Entscheidungen berücksichtigt werden müssen, desto mehr spricht für den Einsatz eines softwaregestützten Risikomanagements. Dafür sind die verfolgten Ziele wie Senkung von Verkehrsunfällen, schnelle Verkehrsflüsse, Erhalt von Arbeitsplätzen usw. in Kennzahlensystemen abzubilden.

Mit der intelligenten Kombination und der Analyse dieser Kennzahlen schließlich lassen sich signifikante Einflussfaktoren identifizieren, Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen und Balancen herstellen. So stark sich diese Kennzahlen von solchen in Wirtschaftsunternehmen unterscheiden, so ähnlich sind die Methoden ihrer Bewertung und so vergleichbar der Einsatznutzen von Risikomanagementsystemen. Technologisch weit fortgeschrittenen Herstellern wie SAS gelingt es deshalb, diese Werkzeuge optimal für den öffentlichen Bereich auszulegen.

Organisationsweite Risikosteuerung

Darüber hinaus sind alle Verwaltungen permanent mit laufenden Projektrisiken konfrontiert. Ein Blick in Landes- und Bundesanstalten beispielsweise, in denen 300 und mehr parallel laufende Projekte keine Seltenheit sind, macht die Dimension deutlich. Manche dieser Projekte finden weitgehend separat und für sich statt. Viele sind jedoch interdependent.

Diese Projekte steuern jeweils auf einen Punkt zu: das jeweilige Projektziel als Teil des Grundauftrags. Daneben gibt es jedoch weitere projekttypische Faktoren, die den Erfolg des Vorhabens ermöglichen und mitbestimmen: Budget, Ressourcen, Fristen und Termine. Diese klassische Multiprojektsituation birgt eine Vielzahl an operativen Risiken, die behördenweit in einem zentralen System abzubilden sind. Dabei verbergen sich die größten Risiken in den versteckten abteilungs- und projektübergreifenden Interdependenzen.

Eine der vordringlichsten Aufgaben im behördlichen Risikomanagement ist deshalb der Aufbau einer Infrastruktur, die Risiken über Kennzahlensysteme in allen relevanten Bereichen erfasst, die Wechselwirkungen analysiert und die aktuelle Risikosituation in einem zentralen Risiko-Dashboard oder anderen übersichtlichen Darstellungsformen abbildet.

Über die Definition von Grenzwerten lassen sich zudem Warnmechanismen installieren, die automatisch in Aktion treten, sobald ein Risiko einen festgelegten Wert überschreitet.

Auch wenn das primäre Ziel einer Verwaltung das Erfüllen ihres Gesamtauftrags ist, sieht sie sich zunehmend Außeneinflüssen ausgesetzt, die ebenfalls zu berücksichtigen sind und die den Erfolg behördlichen Handelns mitbestimmen: Budgetrestriktionen, Wirtschaftlichkeit oder Bürger-/Wirtschaftsorientierung.

Damit hat sich die Erfolgsformel für behördliches Handeln verändert. Im Zentrum steht zwar weiterhin der Grundauftrag – die Nebenbedingungen haben jedoch an Bedeutung gewonnen. Für Behörden ist es heute entscheidend, diese neuen Risikodimensionen in ihrer Gesamtheit und im Zusammenspiel zu kennen – und steuern zu können.

Dafür brauchen Behördenleiter und ihre Mitarbeiter eine integrierte Gesamtsicht auf alle Risiken ihrer Organisation. Angesichts der Komplexität und der verborgenen Wechselwirkungen ist dies ohne moderne analytische Risikomanagementlösungen nicht möglich.

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