Mit ERP komplexe Verwaltungsvorgänge vereinfachen

Agilität in der Verwaltung

| Autor / Redakteur: Markus Kruse / Susanne Ehneß

ERP-Anwendungen verbessern die Verwaltungsprozesse und schaffen neue Handlungsmöglichkeiten
ERP-Anwendungen verbessern die Verwaltungsprozesse und schaffen neue Handlungsmöglichkeiten (Foto: © Aleksandr Bedrin - Fotolia.com)

Die öffentliche Verwaltung folgt bekanntermaßen ihren eigenen Gesetzen. Abhängig von den politisch vorgegebenen Rahmenbedingungen sind Umstrukturierungsmaßnahmen oft nur mit angezogener Handbremse möglich. Entscheidungsprozesse können sich im Vergleich zur Privatwirtschaft deutlich in die Länge ziehen. Betriebswirtschaftliche Faktoren wirken nicht in dem Maße handlungsleitend, wie es der Fall sein sollte.

Doch die Veränderung kann nicht dauerhaft negiert werden. Denn auch die öffentliche Verwaltung muss heute mehr denn je den Spagat zwischen Kostensenkung und verbessertem Service schaffen. Sie operieren im Spannungsfeld von starren Kostenstrukturen und steigenden Ansprüchen seitens Bürgern und Mitarbeitern. Eine Business-IT, die den speziellen Anforderungen des öffentlichen Bereichs exakt entspricht und so für mehr Effizienz sowie verbesserte Interaktion mit den Bürgern sorgt, ist daher essentiell.

ERP-Systeme als Treiber Reorganisation

Gerade die Integration oder Erneuerung eines ERP-Systems kann der öffentlichen Verwaltung den notwendigen Modernisierungsschub geben. Politische Reibereien, die im Zuge der Umgestaltung von Geschäftsprozessen regelmäßig entstehen, können in der Regel schneller überwunden werden, wenn ein neues System integriert wird. Technologische Modernisierung kann als Türöffner für Restrukturierungsmaßnahmen dienen.

Als zusätzlicher Katalysator für die Restrukturierung von Verwaltungsprozessen gilt nicht zuletzt der Bürger selbst. Die Mitbürger wollen mit öffentlichen Behörden so kommunizieren, wie sie es privat längst gewohnt sind. Deshalb verlangen sie von öffentlichen Verwaltungen, von Gesundheitseinrichtungen und von Notfalldiensten das, was sie von kundenorientierten Unternehmen wie etwa Amazon kennen.

Die Kommunikation mit Bürgern über intuitive Plattformen wird vor dieser gesellschaftlichen Entwicklung immer wichtiger. eGovernment-Ansätze sind mittlerweile vielerorts vorhanden. Es mangelt schlicht an den Best Practices. Der NSA-Skandal wirkt dem Trend zusätzlich entgegen. Doch auf lange Sicht gewinnt die möglichst einfache Interaktion mit den Behörden. Und die findet im Zweifel digital statt und nicht als mühsamer Behördengang mit langen Wartezeiten.

„Do it yourself“ versus Fremdlösung

Selbermachen oder doch Software eines am Markt bewährten Anbieters? Vor allem hierzulande ist der Anspruch an eine ERP-Lösung für den Einsatz in Verwaltungen sehr hoch. Entsprechend den Anforderungen steigt auch das Komplexitätsniveau. Eine selbstentwickelte individuelle Softwarelösung suggeriert häufig nur scheinbare Systemhoheit. Anpassungsleistungen sind mit einem ungleich größeren Aufwand verbunden und münden nicht selten in einer Abwehrhaltung durch die hauseigene IT. Schnelle Systemanpassungen sind für eine Verwaltung mit modernem und bürgernahen Anspruch jedoch unumgänglich. Die kostengünstigere und leistungsfähigere Option ist die Softwarelösung eines Anbieters mit langjähriger Markterfahrung. Die Frage ist nur: Nutze ich eine riesige Standardsoftware oder eine, die Abläufe maßgeschneidert nach einem modularen Prinzip integriert? Schließlich sollte sich das System dem Nutzer und dessen Aufgaben anpassen und nicht umgekehrt.

Sektor-spezifische Plattformen

So haben Gesundheitswesen, Notfalldienste oder auch Stadt- und Regierungsverwaltungen ganz spezielle betriebliche Herausforderungen über eine große Spannbreite an Dienstleistungen hinweg. Wird hier eine Standard-Technologie eingesetzt, können eine Menge potenzieller Probleme auftreten. In den meisten Fällen, kommen die Verantwortlichen dann um eine Anpassung und kostspielige Beratung durch die Anbieter nicht herum.

Denn die Technik muss entsprechend der Geschäftsprozesse maßgeschneidert sein. Gibt es anschließend strategische Veränderungen, läuft die Technologie wieder nicht einwandfrei und die nächste Anpassung steht an.

Eine Technologie, die genau auf die Herausforderungen im Gesundheitswesen, in Notfalleinrichtungen oder lokalen Regierungen zugeschnitten ist und nach dem Baukasten-Prinzip eine individuelle Zusammenstellung ermöglicht, wird daher immer wichtiger. Technologien wie ERP-Systeme müssen die Sektor-spezifischen Prozesse genau abbilden und auf bewährte Verfahren aufbauen, sodass Arbeitsabläufe standardisiert ablaufen können und nur in Einzelfällen Extra-Anpassungen notwendig werden. Investitionen in große Systeme werden damit hinfällig.

Der Autor Markus Kruse,UNIT4 Business Software GmbH
Der Autor Markus Kruse,UNIT4 Business Software GmbH (Foto: Unit 4)

Wichtig ist, Technologien auszuwählen, die den speziellen Anforderungen des Sektors gerecht werden. Erhöht werden kann der Flexibilitätsgrad noch einmal durch eine Technologie, die Shared Services unterstützt. Diese muss jedoch von einem starken Führungsteam mit eindeutig formulierten Integrationsprogrammen vorangetrieben werden, um den notwendigen Weg der kulturellen Veränderungen Schritt für Schritt zu beschreiten. Gelingen kann dieser Wandel jedoch nur durch die rechtzeitige Einbindung aller Stellen, die Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg des Integrationsprojekts nehmen – vom Amtsträger bis hin zum IT-Administrator.

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Was genau hat der Artikel mit dem Thema Agilität zu tun? ERP-Syteme sind ein Thema der...  lesen
posted am 19.06.2016 um 09:13 von Unregistriert


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