Digitalisierung ändert Erwartungen

Agile Arbeitsformen erfordern Umdenken in der Verwaltung

| Autor: Ira Zahorsky

Verwaltungen sind verstaubt und hinken dem Wandel der Arbeit hinterher? Von wegen! Vier Kommunen zeigen, dass es auch anders geht.
Verwaltungen sind verstaubt und hinken dem Wandel der Arbeit hinterher? Von wegen! Vier Kommunen zeigen, dass es auch anders geht. (Bild: © Sergey Nivens - stock.adobe.com)

Bürgerinnen und Bürger wollen heutzutage mit ihrer Verwaltung einfach, transparent und schnell kommunizieren sowie in Entscheidungen einbezogen werden. Zunehmend setzen Verwaltungen deshalb auf agiles Arbeiten.

Der Wandel der Arbeitswelt wirft neue Fragen auf:

  • Was bedeutet es, wenn Beschäftigte dank Laptop und Smartphone nicht mehr ans Büro und feste Arbeitszeiten gebunden sind?
  • Wie kann eine mitarbeiterorientierte Personalführung aussehen?
  • Wie lassen sich Chancengleichheit und Vielfalt in einer Behörde verwirklichen?
  • Wie stellen sich Verwaltungen mit den richtigen Kompetenzen zukunftsgerecht auf?
  • Wie schützt man bei potenziell ständiger Erreichbarkeit die Gesundheit der Beschäftigten?
  • Was heißt es, als Behörde ein attraktiver Arbeitgeber und Dienstleister zu sein?

Im Rahmen des Audits „Zukunftsfähige Unternehmenskultur“ der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) wurden Beschäftigte und Geschäftsleitung entlang der Themenfelder Führung, Gesundheit, Wissen und Kompetenz sowie Chancengleichheit und Diversity befragt, Maßnahmen zur Verbesserung initiiert und damit Stück für Stück Veränderungsprozesse eingeleitet. Das Audit holt die beteiligten Organisationen dort ab, wo sie stehen, es aktiviert deren eigene Kräfte und unterstützt diese Entwicklung durch professionelle Prozessbegleiter. Ein Online-Tool unterstützt bei der Durchführung der Befragungen der Beschäftigten und Geschäftsleitung, es reduziert den Organisationsaufwand, steuert durch den Prozess und fasst die Arbeitsergebnisse anschaulich zusammen. Die Kosten reduzieren sich auf ein Minimum.

Umsetzung in Behörden

Bei der Umsetzung einer zukunftsorientierten Unternehmenskultur erhielten die Gemeinde Hohe Börde, die Kreisverwaltung Groß-Gerau, die Stadt Bünde und die Stadtverwaltung Mechernich das Audit am 4. Oktober 2018 im Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS).

Die Gemeinde Hohe Börde hat flexiblere Arbeitszeitmodelle, Leitfäden für Mitarbeitergespräche sowie ein neues Fortbildungskonzept erarbeitet. „Wir spüren bereits heute, dass es immer schwieriger wird, gutes Personal für unsere Stellen zu finden. Deshalb muss unsere Gemeinde neue Wege beschreiten, um neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende zu halten“, so Bürgermeisterin Steffi Trittel.

Die Stadt Bünde legte besonderen Wert auf die Handlungsfelder Gesundheit, Personalführung und interne Kommunikation. So wurde zum Beispiel beschlossen, jährlich die Führungskräfte zu einem Managementthema verpflichtend fortzubilden. Ebenso hat die Stadt durch die Einführung eines neuen Intranets eine Informations- und Kommunikationsplattform für die Beschäftigten geschaffen. Ein jährlicher Gesundheitstag und der Einführung einer aktiven Mittagspause sollen die Beschäftigten für den beruflichen Alltag fit halten.

Gesundheit und die Fachkräftesicherung waren auch das Hauptthema in der Stadt Mechernich. Beispielsweise sollen die drei betriebsintegrierten Arbeitsplätze, die Menschen mit Behinderung den Weg auf den allgemeinen Arbeitsmarkt öffnen, auf fünf aufgestockt werden.

Ergänzendes zum Thema
 
Audit „Zukunftsfähige Unternehmenskultur“

Die Kreisverwaltung Groß-Gerau hat eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die sich mit allen Ideen und Maßnahmen auseinander soll, die im Entwicklungsplan nicht berücksichtigt werden konnten. „Wir wollen uns als attraktiver Arbeitgeber positionieren“, hat sich Landrat Thomas Will als Ziel gesetzt.

Weitere Angebote für den Öffentlichen Sektor

Die Initiative Neue Qualität der Arbeit unterstützt den Öffentlichen Sektor auch mit weiteren Handlungshilfen. Beispielsweise sollen der Praxisreport „Verwaltung der Zukunft“ oder der Praxisordner „Kein Stress mit dem Stress – Gesundes Führen im Öffentlichen Sektor“ einen Überblick über die personalpolitischen Trends, mögliche Lösungsansätze zu den o.g. Handlungsfeldern sowie weiterführende Informationen und Kontakte geben. Praxisbeispiele aus Kommunen, Landes- und Bundesbehörden werden online sukzessive um neue Beispiele ergänzt, die aktuelle Themen wie Agilität, Vernetzung und Wissenstransfer adressieren.

Unter dem Dach der Initiative fördert das BMAS mit dem Projekt „Führung in der digitalisierten öffentlichen Verwaltung“ auch das Erproben neuer Formen von Zusammenarbeit, Führung und Beteiligung in der Verwaltung in Lern- und Experimentierräumen. In verschiedenen Pilotbehörden werden die konkreten Herausforderungen der Digitalisierung für Führung und Teamentwicklung erarbeitet und Lösungsstrategien entwickelt, die dann für andere Institutionen des Öffentlichen Sektors nutzbar sind. Zudem gibt es eine Online-Plattform für Lern- und Experimentierräume, auf der innovative Ansätze von Unternehmen und Organisationen des Öffentlichen Sektors dargestellt werden.

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