eGovernment-Ratgeber-Serie (Teil 1, Anforderungsmanagement) Acht Lösungsansätze für IT-Probleme in der Öffentlichen Verwaltung (1/8)

Autor / Redakteur: Frank Zielke / Gerald Viola

Manchmal sind es nur Missverständnisse: Die Fachabteilung in der Öffentlichen Verwaltung spricht eine „andere Sprache“. Die IT-Abteilung „versteht nur Bahnhof“ – und umgekehrt. Manchmal passen Strukturen nicht zusammen, um erfolgreich eGovernment umzusetzen. Frank Zielke, Vorstand der ITSM Consulting AG, hat für eGovernment Computing acht nahezu alltägliche IT-Probleme ermittelt und zeigt Lösungsansätze auf.

Firmen zum Thema

Problem „kein Plan“ – fehlendes professionelles Anforderungsmanagement
Problem „kein Plan“ – fehlendes professionelles Anforderungsmanagement
( Archiv: Vogel Business Media )

In der heutigen Ratgeberfolge geht es um „Fehlendes professionelles Anforderungsmanagement“.

Problemstellung: Die zentrale IT kann sich nur wenig in die realen Anforderungen der Verwaltungsstrukturen hineindenken, umgekehrt sprechen die Verwaltungsfachleute zu wenig die Sprache der IT. Die Konsequenz: Projekte können keine validen Ergebnisse erzielen und nachhaltige Erfolge gewährleisten.

Lösungsansatz: Schon seit Jahren wird in Studien immer wieder die Erkenntnis neu bestätigt, dass IT-Projekte häufig die erwarteten Ergebnisse nicht ausreichend erreichen oder sogar abgebrochen werden müssen. Zu den wesentlichen Ursachen gehören keineswegs nur Schwächen im Projektmanagement, sondern vielfach besteht zu Planungsbeginn keine übereinstimmende Klarheit zu den Zielen und dem fachlichen Ausprägungsgrad der projektierten Lösung.

Hintergrund sind die schon klassisch zu bezeichnenden Kommunikationsprobleme zwischen den IT-Ressourcen und Verwaltungsfachleuten. Die vornehmlichen Ursachen dafür, dass dieses Phänomen immer wieder neu problematisiert wird, ohne in der Praxis eine nachhaltige Verbesserung zu erzeugen, liegen im Regelfall in einer fehlenden Systematik des Anforderungsprozesses. Deshalb sollten beispielsweise folgende Aspekte beachtet werden:

  • Sämtliche Stakeholder im Interesse einer ganzheitlichen Erfassung der Anforderung identifizieren, zusätzlich auch möglichst Endbenutzer einbeziehen.
  • Das der Anforderung zugrunde liegende Fachkonzept auf durchgängige Eindeutigkeit prüfen, damit in der technischen Realisierung keine nachteiligen Interpretationsspielräume entstehen.
  • Die zentralen Begrifflichkeiten möglichst umfassend aus verwaltungsfachlicher wie technischer Sicht diskutieren, um für alle Projektbeteiligten ein durchgängig gleiches Verständnis zu gewährleisten.
  • Eine klare Prozessstruktur für das Anforderungsmanagement einrichten, bestehend aus der Beschreibung, Dokumentation, Prüfung und Verwaltung der Anforderung.
  • Statt individuelle Vorgehensweisen für die Prozesse im Anforderungsmanagement zu entwickeln, empfiehlt es sich auf die Standards von ITIL zurückzugreifen.
  • Das Anforderungsmanagement durch den Einsatz von Systemen zur Erfassung, Verfolgung und Änderungskontrolle von Anforderungen automatisieren.
  • Im Sinne einer Risikoanalyse das Anforderungsprofil auf Abhängigkeiten und Diskrepanzen zu den bestehenden organisatorischen, technischen und weiteren Bedingungen prüfen.
  • Um die Koordinationsfunktion sicherzustellen, das Anforderungsmanagement und Projektmanagement integrieren.

Insbesondere bei kritischen Projekten empfiehlt es sich, die Abstimmungsprozesse durch einen Moderator mit ausgeprägtem fachlichem Verständnis für beide Seiten heranzuziehen. Seine Funktion besteht primär darin, die typischen Gaps in der Kommunikation zwischen den IT- und den Verwaltungsfachleuten zu eliminieren. Damit greift ein solcher Moderator konstruktiv in das Anforderungsmanagement ein und trägt dazu bei, die Investitionsrisiken zu reduzieren bzw. die Ergebnisqualität zu steigern.

Insofern lohnt sich dieser Aufwand auch wirtschaftlich, wenn durch seine Unterstützung die zielgenaue und effiziente Realisierung des IT-Vorhabens verbessert wird.

Acht Lösungsansätze für IT-Probleme in der Öffentlichen Verwaltung

  • Teil 1: Anforderungsmanagement (dieser Beitrag)
  • Teil 2: Wissenstransfer (Donnerstag, 22. September 2011)

Artikelfiles und Artikellinks

Link: Frank Zielke

(ID:2052915)