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Automatisierte Umstellung für Kommunen „Abwrackprämie“ für PDF-Formulare

Redakteur: Susanne Ehneß

Zum Ende des Jahres werden laut cit weit über 90 Prozent der Bürger technisch nicht mehr in der Lage sein, PDF-Formulare im Browser zur Datenerfassung auszufüllen. Jede Kommune oder Verwaltung, die den digitalen Zugang über die Verwendung von PDF-Eingabeformularen geschaffen hat, müsse kurzfristig eine andere Lösung finden.

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Automatisierte Umstellung von alten PDF-Eingabeformularen auf moderne Formular-Assistenten
Automatisierte Umstellung von alten PDF-Eingabeformularen auf moderne Formular-Assistenten
(cit)

Hier setzt die cit GmbH an. Der Softwareanbieter warnt, dass mit dem Ende des Adobe-PDF-Browser-Plug-ins auch das PDF-Formular zum elektronischen Ausfüllen von Anträgen oder zur sonstigen Datenerfassung im Browser stirbt. „Mit Blick auf das E-Government-Gesetz sollten einmal digital geöffnete Verfahren nicht wieder auf das Papierformat zurückfallen. Auch im Sinne der Bürgerorientierung wird keine moderne Kommune diesen technologischen Wandel verschlafen wollen“, so das Unternehmen.

Eine Sofortlösung und der schrittweise Umstieg auf moderne Formular-Assistenten sollen es richten.

Schnelle Lösung

Als schnelle Lösung sollen alle bestehenden PDF-Eingabeformulare über einen neuen, intelligenteren Mechanismus von cit bereitgestellt und damit weitergenutzt werden. „Diese Funktionalität funktioniert mit allen PDF-Eingabeformularen gleich welcher Herkunft“, verspricht cit. Mit diesem Umweg sei der digitale Zugang zunächst einmal gerettet – „wenn auch zugegeben wenig elegant“.

Für PDF-Eingabeformulare, die häufig genutzt werden, würden in einem zweiten Schritt sogenannte Formular-Assistenten generiert, die die PDF-Eingabe ersetzten. „Formular-Assistenten führen den Nutzer durch eine strukturierte Abfolge intuitiver und moderner Bearbeitungsmasken. Je nachdem, welche Angaben der Bürger macht, erkennt das assistentengestützte Formular, welche Schritte als Nächstes unternommen werden beziehungsweise welche Felder überhaupt angezeigt werden müssen“, erklärt das Unternehmen aus Dettingen/Teck. Bedienelemente wie Auswahllisten, die Kalenderfunktion oder auch eine Karteneinbindung sollen zudem das Ausfüllen erleichtern und die Fehlerquote senken. „So erlauben Formular-Assistenten eine mediengerechte Erfassung der Daten im PC-Browser, auf dem Tablet oder dem Smartphone.“

Automatisierte Umwandlung

Die Umwandlung der PDF-Eingabeformulare in Formular-Assistenten soll laut cit weitgehend automatisiert erfolgen. Dafür sei es unerheblich, wie die PDF-Formulare entstanden sind oder mit welchem Formularserver sie in der Vergangenheit verwaltet wurden.

„Die bestehenden PDF-Formulare werden von einem speziellen Konvertierungstool eingelesen und in wenigen Minuten in moderne Formular-Assistenten umgewandelt“, beschreibt das Unternehmen. Zusätzlich könnten im Assistenten auch für die Bearbeitung erforderliche Belege, Nachweise oder Dokumente einfach hochgeladen werden. „Kombiniert man dies nun noch mit den Modulen für ePayment, eID-Funktion und Fall- und Anliegenmanagement, können aus einfachen PDF-Eingabeformularen effizient umfassende eGovernment-Lösungen werden“, resümiert cit.

Angebot für Kommunen

Auf Wunsch betroffener Kommunen analysieren die cit-Experten eine Auswahl von bis zu drei Formularen und ermitteln so den Umstellungsaufwand. Als Ergebnis der Analyse erhalten Interessenten dann von cit einen Link auf die Formular-Assistenten, die durch die Migration der bereitgestellten PDF-Formulare erstellt wurden, ein unverbindliches Angebot über einen cit-intelliForm-Formularserver mit Migrations-Erweiterung sowie einen Terminvorschlag für eine Präsentation vor Ort oder per Websession. Beim Kauf der Formular-Assistenten-Technologie nimmt cit den alten Formular-Server in Zahlung.

„Wir sind immer wieder erstaunt, wie oft die überholte PDF-Eingabe in der Verwaltung noch verwendet wird. Wer nicht in die Steinzeit des Papierformulars zurückfallen will, muss nun handeln“, fordert Klaus Wanner, Geschäftsführer bei cit. „Mit unserem kostenlosen Testangebot zeigen wir Verwaltungen auf, wie ihre Formulare als moderne Online-Formulare aussehen würden und welcher Aufwand für die Umstellung zu erwarten ist. Unsere Abwrackprämie für die alte Technologie macht den Umstieg auch wirtschaftlich attraktiv.“

Interessenten können online ein Angebot anfordern und dabei die eigenen PDF-Formulare zur Analyse bereitstellen.

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