Landesverwaltung Rheinland-Pfalz Abrechnungsläufe für 170.000 Zahlfälle unter Kontrolle

Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Susanne Ehneß

Ihre Bezügeabrechnung und Personalverwaltung erledigt die Landesverwaltung Rheinland-Pfalz seit 2011 mit dem SAP-HCM-basierten Personalmanagementsystem IPEMA. Vor kurzem führte das Landesamt eine ergänzende Software ein. Komplexe Strukturen in der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft lassen sich nun revisionssicher weiterentwickeln.

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Gebäude des LfZ Rheinland-Pfalz
Gebäude des LfZ Rheinland-Pfalz
(Bild: Frank Zscheile)

Am Anfang stand ein Ministerratsbeschluss. Er legte der rheinland-pfälzischen Landesverwaltung im Jahr 2007 auf, die bestehenden Bezügeverfahren und Prozesse des Personalmanagements abzulösen. Ein neues integriertes System für Personalmanagement und Bezügeabrechnung sollte eingerichtet werden, das auf Standardsoftware basiert. So kam 2011 SAP HCM – intern „Integriertes Personalmanagementsystem“, kurz IPEMA genannt – zum Einsatz, das landesweit bis 2016 ausgerollt werden soll.

Mitte 2014 waren es rund 170.000 Abrechnungen, welche das Landesamt für Finanzen Koblenz mit dem System monatlich erstellt. 280 Sachbearbeiter sind allein dafür zuständig, weitere 560 Mitarbeiter erledigen landesweit für rund 72.000 Fälle auch die Personalsachbearbeitung mit der Software. Das IPEMA-Service-Center (ISC), als eigenständige Stabsstelle angesiedelt im Haus des Landesamtes für Finanzen, hat inzwischen viele Kundenbereiche und Landesverfahren entwickelt.

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Schemen & Regeln auch ohne großes IT-Know-how ändern

Tarifliche und gesetzliche Neuregelungen erfordern es, dass Abrechnungsschemen und -regeln in dem Personalmanagementsystem ständig angepasst werden müssen. Weil SAP Bundesrecht ausliefert, das Land Rheinland-Pfalz aber zudem auch Landesrecht zu berücksichtigen hat, muss das ISC viele Regeln selbst entwickeln.

Die meisten davon betreffen Lohnarten und Aliquotierungen, die nicht passen. „Dies setzt enorme Erfahrungswerte mit SAP HCM voraus“, erklärt ISC-Leiter Frank M. Matheja, „bei uns sitzen jedoch überwiegend gelernte Verwaltungsbeamte, keine IT-Fachleute. Niemand von ihnen hatte zuvor mit SAP zu tun.“

Der Aufbau des nötigen Fach-Know-hows war also aufwändig. Für das Bearbeiten der Schemen, Regeln und Customizing-Tabellen musste das ISC permanent mehrere externe Berater in Anspruch nehmen. Gleichzeitig gibt es einen strikten Dokumentationszwang. Ältere Versionen müssen, zum Beispiel bei Anfragen des Rechnungshofes, jederzeit auf Knopfdruck geladen und die einzelnen Änderungsschritte zur aktuellen Version elektronisch verglichen werden können.

Anspruch des ISC

Schemen, Regeln und Tabellen selbst anpassen und gleichzeitig alle Änderungen revisionssicher ablegen zu können, war deshalb ein drängender Wunsch des ISC. So kamen die Verantwortlichen im Jahr 2013 auf den „FIS/hrd Schemen & Regeln Analyzer“ der FIS GmbH. Jede Änderung bei der Steuerung von Abrechnungsläufen speichert die Software revisionssicher ab. Bei Prüfungen beispielsweise durch den Rechnungshof kann das ISC die Daten damit jederzeit wieder aufrufen, kann Differenzen aufzeigen und hat damit eine engmaschige Kontrolle im Bereich der Abrechnungsläufe. Durch seine Notizfunktion zwingt das System zur Dokumentation; die Objekte werden bei Transportfreigabe automatisch versioniert. Die Versionen werden vor jeder Abrechnung zur Revision und späteren Analyse erzeugt.

Anpassungen aus dem SAP-Entwicklungssystem werden über den SAP Solution Manager durch das Qualitätssicherungs- und Referenz- bis ins Produktionssystem transportiert. Der „Schemen & Regeln Analyzer“ setzt mit seinem Dokumentationszwang bereits im SAP Solution Manager an. Vergisst der Entwickler, seine Änderungen abzuspeichern und damit zu dokumentieren, erscheint sofort eine Fehlermeldung, und der Transport lässt sich nicht ausführen.

Hemmschwelle gesunken

Sebastian Kuntz vom Team Anwendungsbetrieb des ISC: „Wir können im Entwicklungssystem alle relevanten Schemen, Regeln und Tabellen als sogenannte Untersuchungsobjekte definieren. Anschließend stehen diese sofort für Vergleiche und andere Funktionen zur Verfügung.“

Die Einführung des Systems und seine Integration in IPEMA gestaltete sich nicht als mehrwöchiges Projekt, sondern bestand aus einem mehrstündigen Workshop. Dort wurde geregelt, welche Bereiche wie versioniert werden sollen, welche Tabellen angelegt werden soll und ähnliches. Schon kurz darauf startete der Live-Betrieb.

Mit dem ergänzenden Tool ist die Hemmschwelle auch für weniger geübte SAP-Anwender geringer, sich an das Thema Schemen & Regeln heranzuwagen, denn einmal gemachte Änderungen lassen sich ohne weiteres wieder rückgängig machen – anders als im SAP-Standard, wo alles weg ist, was einmal überschrieben wurde.

Hermann-Josef Haag, Teamleiter Abrechnungssteuerung im ISC: „Wenn wir früher eine Regel geändert haben und anschließend noch einmal anpassen mussten, war regelmäßig ein sehr aufwändiger und damit auch risikoreicher Rückbau erforderlich.“

Sauberes Payroll Change Management

Mit der FIS-Software realisiert das ISC auch ein sauberes Payroll Change Management, weil sich Änderungsprozesse in der Abrechnung damit lückenlos steuern, überwachen und dokumentieren lassen. Hermann-Josef Haag: „Wir können heute noch sagen, mit welchem Schema vor anderthalb Jahren Fälle abgerechnet wurden oder in welchem Teilschema ein Problem aufgetreten ist.“

Fragen, die beispielsweise der Landesrechnungshof jederzeit stellen kann. Wenn man rein im SAP-Standard arbeitet, verpufft dieses Know-how, weiß der Teamleiter, oder man kann es nur sehr umständlich zu Tage fördern, in dem man den entsprechenden SAP-Report aufspürt und das Schema textalisch in einem PDF speichert, welches dann 8.000 Seiten hätte. Fehler in Schemen und Regeln aufzufinden und zu beseitigen, dauerte also früher sehr lang und führten mitunter zu Stillständen des Systems, während derer nicht abgerechnet werden konnte.

Das landesweite Auszahlungsvolumen des Landesamtes für Finanzen beträgt mit jährlich knapp fünf Milliarden Euro über 40 Prozent des Landeshaushalts. „Bei solchen Summen müssen wir das Risiko minimieren“, sagt ISC-Leiter Frank M. Matheja. „Eine lückenlose Versionierung und umfangreiche Analysefunktionen durch unser neues SAP-ergänzendes Werkzeug reduzieren da das Fehler- bzw. Ausfallrisiko – insbesondere in der Personalabrechnung – deutlich.“

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