Landesverwaltung Rheinland-Pfalz

Abrechnungsläufe für 170.000 Zahlfälle unter Kontrolle

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Anpassungen aus dem SAP-Entwicklungssystem werden über den SAP Solution Manager durch das Qualitätssicherungs- und Referenz- bis ins Produktionssystem transportiert. Der „Schemen & Regeln Analyzer“ setzt mit seinem Dokumentationszwang bereits im SAP Solution Manager an. Vergisst der Entwickler, seine Änderungen abzuspeichern und damit zu dokumentieren, erscheint sofort eine Fehlermeldung, und der Transport lässt sich nicht ausführen.

Hemmschwelle gesunken

Sebastian Kuntz vom Team Anwendungsbetrieb des ISC: „Wir können im Entwicklungssystem alle relevanten Schemen, Regeln und Tabellen als sogenannte Untersuchungsobjekte definieren. Anschließend stehen diese sofort für Vergleiche und andere Funktionen zur Verfügung.“

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Die Einführung des Systems und seine Integration in IPEMA gestaltete sich nicht als mehrwöchiges Projekt, sondern bestand aus einem mehrstündigen Workshop. Dort wurde geregelt, welche Bereiche wie versioniert werden sollen, welche Tabellen angelegt werden soll und ähnliches. Schon kurz darauf startete der Live-Betrieb.

Mit dem ergänzenden Tool ist die Hemmschwelle auch für weniger geübte SAP-Anwender geringer, sich an das Thema Schemen & Regeln heranzuwagen, denn einmal gemachte Änderungen lassen sich ohne weiteres wieder rückgängig machen – anders als im SAP-Standard, wo alles weg ist, was einmal überschrieben wurde.

Hermann-Josef Haag, Teamleiter Abrechnungssteuerung im ISC: „Wenn wir früher eine Regel geändert haben und anschließend noch einmal anpassen mussten, war regelmäßig ein sehr aufwändiger und damit auch risikoreicher Rückbau erforderlich.“

Sauberes Payroll Change Management

Mit der FIS-Software realisiert das ISC auch ein sauberes Payroll Change Management, weil sich Änderungsprozesse in der Abrechnung damit lückenlos steuern, überwachen und dokumentieren lassen. Hermann-Josef Haag: „Wir können heute noch sagen, mit welchem Schema vor anderthalb Jahren Fälle abgerechnet wurden oder in welchem Teilschema ein Problem aufgetreten ist.“

Fragen, die beispielsweise der Landesrechnungshof jederzeit stellen kann. Wenn man rein im SAP-Standard arbeitet, verpufft dieses Know-how, weiß der Teamleiter, oder man kann es nur sehr umständlich zu Tage fördern, in dem man den entsprechenden SAP-Report aufspürt und das Schema textalisch in einem PDF speichert, welches dann 8.000 Seiten hätte. Fehler in Schemen und Regeln aufzufinden und zu beseitigen, dauerte also früher sehr lang und führten mitunter zu Stillständen des Systems, während derer nicht abgerechnet werden konnte.

Das landesweite Auszahlungsvolumen des Landesamtes für Finanzen beträgt mit jährlich knapp fünf Milliarden Euro über 40 Prozent des Landeshaushalts. „Bei solchen Summen müssen wir das Risiko minimieren“, sagt ISC-Leiter Frank M. Matheja. „Eine lückenlose Versionierung und umfangreiche Analysefunktionen durch unser neues SAP-ergänzendes Werkzeug reduzieren da das Fehler- bzw. Ausfallrisiko – insbesondere in der Personalabrechnung – deutlich.“

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