Landesverwaltung Rheinland-Pfalz

Abrechnungsläufe für 170.000 Zahlfälle unter Kontrolle

| Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Susanne Ehneß

Gebäude des LfZ Rheinland-Pfalz
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Gebäude des LfZ Rheinland-Pfalz (Bild: Frank Zscheile)

Ihre Bezügeabrechnung und Personalverwaltung erledigt die Landesverwaltung Rheinland-Pfalz seit 2011 mit dem SAP-HCM-basierten Personalmanagementsystem IPEMA. Vor kurzem führte das Landesamt eine ergänzende Software ein. Komplexe Strukturen in der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft lassen sich nun revisionssicher weiterentwickeln.

Am Anfang stand ein Ministerratsbeschluss. Er legte der rheinland-pfälzischen Landesverwaltung im Jahr 2007 auf, die bestehenden Bezügeverfahren und Prozesse des Personalmanagements abzulösen. Ein neues integriertes System für Personalmanagement und Bezügeabrechnung sollte eingerichtet werden, das auf Standardsoftware basiert. So kam 2011 SAP HCM – intern „Integriertes Personalmanagementsystem“, kurz IPEMA genannt – zum Einsatz, das landesweit bis 2016 ausgerollt werden soll.

Mitte 2014 waren es rund 170.000 Abrechnungen, welche das Landesamt für Finanzen Koblenz mit dem System monatlich erstellt. 280 Sachbearbeiter sind allein dafür zuständig, weitere 560 Mitarbeiter erledigen landesweit für rund 72.000 Fälle auch die Personalsachbearbeitung mit der Software. Das IPEMA-Service-Center (ISC), als eigenständige Stabsstelle angesiedelt im Haus des Landesamtes für Finanzen, hat inzwischen viele Kundenbereiche und Landesverfahren entwickelt.

Schemen & Regeln auch ohne großes IT-Know-how ändern

Tarifliche und gesetzliche Neuregelungen erfordern es, dass Abrechnungsschemen und -regeln in dem Personalmanagementsystem ständig angepasst werden müssen. Weil SAP Bundesrecht ausliefert, das Land Rheinland-Pfalz aber zudem auch Landesrecht zu berücksichtigen hat, muss das ISC viele Regeln selbst entwickeln.

Die meisten davon betreffen Lohnarten und Aliquotierungen, die nicht passen. „Dies setzt enorme Erfahrungswerte mit SAP HCM voraus“, erklärt ISC-Leiter Frank M. Matheja, „bei uns sitzen jedoch überwiegend gelernte Verwaltungsbeamte, keine IT-Fachleute. Niemand von ihnen hatte zuvor mit SAP zu tun.“

Der Aufbau des nötigen Fach-Know-hows war also aufwändig. Für das Bearbeiten der Schemen, Regeln und Customizing-Tabellen musste das ISC permanent mehrere externe Berater in Anspruch nehmen. Gleichzeitig gibt es einen strikten Dokumentationszwang. Ältere Versionen müssen, zum Beispiel bei Anfragen des Rechnungshofes, jederzeit auf Knopfdruck geladen und die einzelnen Änderungsschritte zur aktuellen Version elektronisch verglichen werden können.

Anspruch des ISC

Schemen, Regeln und Tabellen selbst anpassen und gleichzeitig alle Änderungen revisionssicher ablegen zu können, war deshalb ein drängender Wunsch des ISC. So kamen die Verantwortlichen im Jahr 2013 auf den „FIS/hrd Schemen & Regeln Analyzer“ der FIS GmbH. Jede Änderung bei der Steuerung von Abrechnungsläufen speichert die Software revisionssicher ab. Bei Prüfungen beispielsweise durch den Rechnungshof kann das ISC die Daten damit jederzeit wieder aufrufen, kann Differenzen aufzeigen und hat damit eine engmaschige Kontrolle im Bereich der Abrechnungsläufe. Durch seine Notizfunktion zwingt das System zur Dokumentation; die Objekte werden bei Transportfreigabe automatisch versioniert. Die Versionen werden vor jeder Abrechnung zur Revision und späteren Analyse erzeugt.

Ergänzendes zum Thema
 
Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz

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