eMail-Verschlüsselung mit Office 365 und Outlook 2013

Abhörsichere Kommunikation über die Microsoft-Cloud

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Stephan Augsten

Die Kommunikation über Office 365 lässt sich mit ein paar Handgriffen standardmäßig verschlüsseln.
Die Kommunikation über Office 365 lässt sich mit ein paar Handgriffen standardmäßig verschlüsseln. (Bild: Microsoft / Archiv)

Spionage und staatliche Überwachung haben das Bedürfnis nach abhörsicherer eMail-Kommunikation auch in der Verwaltung befeuert. Microsoft bietet mit Office 365 eine integrierte Möglichkeit, die elektronische Post zu verschlüsseln. Auch wenn Office 365 in der Cloud arbeitet, so ist dieser Ansatz in jedem Fall sicherer, als gar keine Verschlüsselung.

Die eMail-Verschlüsselung in Office 365 ist durchaus effizient. Die Einstellungen dazu werden von den Administratoren vorgenommen, nicht durch die Anwender. Über Transportregeln können Administratoren zum Beispiel festlegen, dass Office 365 alle eMails von bestimmten Absendern oder zu bestimmten Empfängern automatisch verschlüsselt.

Für die Anwender ist diese Verschlüsselung sozusagen transparent, da sie keinerlei zusätzliche Maßnahmen erfordert. Aber natürlich besteht auch die Möglichkeit, dass Anwender ihre eMails mit Outlook selbst verschlüsseln können, sofern ihr Postfach über Office 365 gehostet wird.

Hierzu sind allerdings einige kleine Einstellungen auf dem Client vonnöten. Wir zeigen nachfolgend beide Wege der Verschlüsselungsmöglichkeiten, also die neue Nachrichtenverschlüsselung in Office 365 und die Option der eMail-Verschlüsselung unter Outlook 2013.

eMails unabhängig vom Empfänger verschlüsseln

Für die Verschlüsselung in Office 365 spielt es keine Rolle, wo das Postfach des Empfängers gehostet ist. Die Verschlüsselung funktioniert nicht nur innerhalb des Microsoft-Cloud-Netzwerkes, sondern auch zu anderen Diensten. Auch eMails zu Freemail-Systemen lassen sich verschlüsseln.

Grundsätzlich werden die E-Mails immer erst verschlüsselt und dann zum Postausgangs-Server gesendet. Die eMail ist also sofort abgesichert und lässt sich nicht mehr ausspähen, sobald die Transportregel greift. Die Empfänger von verschlüsselten Nachrichten erhalten die verschlüsselte eMail als Anhang zu einer unverschlüsselten eMail. Zusätzlich wird im Text der unverschlüsselten eMails eine Anleitung integriert, wie der Empfänger die Nachricht entschlüsseln kann.

Die Verschlüsselung findet auf Basis von Microsoft Azure Active Directory Rights Management statt. Bei den großen Abonnenten von Office 365 ist der Dienst kostenlos dabei, andere Kunden können den Dienst für wenige Euro pro Benutzer dazu buchen. In der Fotoshow (Klick aufs Aufmacherbild) zeigen wir, wie Administratoren Regeln erstellen, um eMails optimal zu verschlüsseln.

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