Digitale Modellregion Aachen setzt auf mehr eGovernment

Autor: Susanne Ehneß

Mit dem Ziel, eine digitale Modellregion zu werden, treibt die Stadt Aachen die Digitalisierung ihrer Verwaltung voran. Die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems ist Teil des Projektes „egov multidigital“, das vom Land NRW gefördert wird.

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Die Stadt Aachen beteiligt sich am Projekt „eGov multidigital“
Die Stadt Aachen beteiligt sich am Projekt „eGov multidigital“
(© regio iT)

Seit zwei Jahren verfolgt die Stadt Aachen mit dem sogenannten Multi­projekt einen Plan: Als eine von fünf digitalen Modellregionen will die nordrhein-westfälische Grenzstadt kluge Lösungen und Konzepte zur Umsetzung von eGovernment schaffen und erproben. Bis 2025 werden die beiden Fachbereiche Personal und Organisation sowie Umwelt als Pilotbereiche in neun Schritten umfassend digitalisiert. Dabei wird die Stadt Aachen vom kommunalen IT-Dienstleister regio iT unterstützt, der für die Bereitstellung der Hard- und Software sowie die Implementierung der passenden IT-Lösungen verantwortlich ist.

Zu den Teilprojekten zählen ein digitaler Posteingang, zwei DMS-Projekte, mit denen die ausgewählten Pilotbereiche in Zukunft papierlos agieren, eine digitale Personalakte und ein Online-Bewerberportal, das bereits verwirklicht wurde. Ein Großteil dieser Maßnahmen wurde zum Projekt „eGov multi­digital“ zusammengefasst, das vom Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIDE NRW) gefördert wird.

Für die Umsetzung des DMS-Projekts hat sich Aachen für ­„nscale eGov“ von der Ceyoniq Technology entschieden. Die Stadt nutzt seit vielen Jahren die Archivlösung des Bielefelder ECM-Spezialisten, zudem wird im Steuer­amt bereits eine Ceyoniq-Software für das digitale Veranlagungswesen eingesetzt. „Das System der Ceyoniq Technology läuft sehr stabil und zu unserer vollen Zufriedenheit“, so Susanne Pauqué, die gemeinsam mit Norbert Dödtmann die Gesamtprojektleitung bildet. Ein weiteres wichtiges Argument: Auch das Land NRW entschied sich bei einer Ausschreibung zur Einführung einer eAkte-Lösung kürzlich für nscale.

Voraussetzung für die Förderung des Projektes war die Konformität des Systems zum Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, das Kommunen eine Orientierungshilfe bei der Einführung einer Lösung bietet.

Projektablauf

Nachdem die Anforderungen auf Grundlage des Organisationskonzeptes herausgearbeitet wurden, konnte zunächst ein Basissystem definiert werden, das als Blaupause für alle weiteren DMS-Systeme angewandt wird.

Bei der Implementierung haben sich regio iT und die Stadt Aachen auf eine Drei-System-Landschaft geeinigt. Die Lösung ist dabei für jeden Fachbereich als Entwicklungs-, Test- und Produktionssystem implementiert. So können der Aufbau und die Weiterentwicklung optimiert werden. Zudem bietet regio iT damit die Möglichkeit, dass Mitarbeiter sich mit dem DMS vertraut machen können, ohne Konsequenzen oder Datenverluste bei einer falschen Bedienung fürchten zu müssen.

Compliance

Gerade im Umgang mit personenbezogenen Daten ist Sicherheit entscheidend, die Daten sollen gemäß den Compliance-Vorgaben revisionssicher und beweiskräftig archiviert werden. Zur nun implementierten Lösung gehört zum einen die Nutzung von Standardformaten für den Austausch von Daten (xdomea) oder Rechnungen (xRechnung) sowie mit der Justiz (xJustiz). Zudem ist neben einer rechtskonformen Archivierung nach der Richtlinie TR-ESOR auch das ersetzende Scannen nach TR-RESISCAN möglich. Nicht zuletzt fordert das Onlinezugangsgesetz (OZG) auch den sicheren Umgang mit elektronischen Signaturen. Dafür ist das DMS konform zur EU-Verordnung elDAS.

Auch die Offenheit des DMS spielt bei der digitalen Transformation der Stadt Aachen eine wichtige Rolle: Die Fachanwendungen selbst, aber auch benötigte Zusatzanwendungen sind durch die moderne Schnittstellenarchitektur leicht anzubinden. Das ermöglicht medienbruchfreies Arbeiten, wobei der Mitarbeiter vom System durch vorkonfigurierte digitale Workflows zusätzlich unterstützt wird.

Neben einer Beschleunigung von Prozessen und einem vereinfachten Dokumentenaustausch zunächst innerhalb der Verwaltung und ergänzend zwischen den Behörden, ist die Verbesserung von Dienstleistungen ein übergeordnetes Ziel des aktuellen Vorhabens. Ein wichtiger Zusatzaspekt, der zum Start des Digitalisierungsprojektes führte, war das Inkrafttreten des OZG im August 2017. Dieses verpflichtet die Öffentliche Verwaltung, zahlreiche Services auch online zur Verfügung zu stellen.

„Das Gesetz ist auf bessere Services für den Bürger ausgerichtet“, kommentiert Susanne Pauqué. Es mache jedoch keinen Sinn, den Bürgern digitale Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen, aber selbst analog weiterzuarbeiten. „Wir brauchen ein DMS, das die Daten sicher und möglichst nur einmal an der richtigen Stelle und mit Bezug zur Fachaufgabe ablegt und uns ein optimiertes ­medienbruchfreies Arbeiten ermöglicht.“

Attraktivität

Ein weiterer Aspekt, der für die Stadt Aachen zählt, ist ein attraktiver Arbeitsplatz. Denn: „Bei uns ist der zunehmende Fachkräftemangel ein sehr wichtiges Thema, dem wir mit der Bündelung unserer Ressourcen entgegenwirken. Wir wollen als Arbeitgeber attraktiv und innovativ sein“, sagt Pauqué. Dazu gehöre auch mobiles Arbeiten. „Bei der Stadt Aachen sind die Work-Life-Balance der Mitarbeiter sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie Themen, die stark gefördert werden.“

Das neue DMS unterstützt auch hier. So ist die Nutzung über eine App ebenso möglich wie über einen Web-Browser oder einen Rich-Client. Auch die Explorer-Integration steht zur Verfügung. So können verschiedene Endgeräte eingesetzt werden, und die Arbeit aus dem Home-Office oder von unterwegs wird möglich. Zusätzlich wird die durch das Behindertengleichstellungsgesetz geforderte Barrierefreiheit erfüllt.

Der Anfang ist gemacht

Unter die Förderung durch das MWIDE NRW fällt die Implementierung des digitalen Dokumentenmanagements in der Pilotphase für die beiden Fachbereiche Personal und Organisation sowie Umwelt. „Unser Ziel ist es, nach erfolgreicher Pilotierung einen verwaltungsweiten Rollout für die nächsten Jahre anzustoßen“, erklärt Pauqué. Die anderen Fachbereiche würden dann sukzessive mit dem DMS ausgestattet, geplant seien etwa vier bis fünf pro Jahr. „Damit wäre die Stadt Aachen mittelfristig mit einem flächendeckenden DMS ausgestattet.“

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