Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung beim Landratsamt München

Redakteur: Gerald Viola

Das Landratsamt München (LRA) und die Verwaltungen der 29 Kommunen im Landkreis München versorgen täglich über 320.000 Bürger mit Dienstleistungen. Seit zehn Jahren bietet das LRA seinen Kommunen und Bürgern elektronischen Formularservice. Antragsdokumente und Informationen stehen auch außerhalb der Geschäftszeiten zur Verfügung.

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Anträge können auch am Wochenende gestellt werden
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(Quelle: Sebastian Engels - Fotolia.com)

Er benötigt für den Zugriff nur einen Internetanschluss und einen gängigen Browser. Die 650.000 Dokument­abrufe zeigen, dass das Angebot von den Bürgern sehr gut angenommen wird.

Die ersten elektronischen Dokumente hat das Landratsamt München mit dem Xania-Formularserver der FJD Information Technologies AG angeboten. 2007 wurde dann auf deren skalierbare, SAGA-konforme Plattform, den Cirali-Formularserver, umgestellt. Mit seinem „Standard Content Deployment System“ (SCDS) werden die aktualisierten Dokumente, täglich automatisch zur Verfügung gestellt.

Er wurde auf Basis des offenen XML-Formats entwickelt und generiert aus einem XML-Basisdokument automatisch Dokumente in allen im Web- und Druckbereich gängigen Formaten. Mit ihm können alle Vordrucke schnell und unkompliziert auf einer Webseite in unterschiedlichen Formaten angeboten werden.

Das Landratsamt stellt seine Formulare in dem weitverbreiteten PDF-Format zur Verfügung. Um ausgefüllte Formulare auch mit Inhalt speichern und weiterhin bearbeiten zu können, werden die Formulare zusätzlich im JAVA-Format angeboten. Jeder Browser kann dieses Format öffnen. Der Benutzer benötigt dafür nur JAVA auf seinem Rechner, das er kostenfrei im Internet herunterladen kann.

Die elektronischen Formulare sind weitestgehend identisch mit den Papiervordrucken. Das bedeutet für den Antragsteller, dass er sich sofort in den vertrauten Formularen zurechtfindet.

LRA und Gemeinden haben die Auswahl

Die Herstellung und Pflege der unterschiedlichen Vordrucke erfordert einen hohen Zeit- und Kostenaufwand. Vor allem die fortlaufende Überprüfung auf Rechtskonformität verlangt fundiertes fachliches Wissen, das stets aktualisiert werden muss. Deshalb hatte sich das Landratsamt München für die Formularserver der FJD AG entschieden. Ihr Kontingent wird ständig von spezialisierten Fachverlagen überprüft und erweitert.

Der Cirali-Formularserver bietet alle gängigen Formulare und Merkblätter für den öffentlichen Dienst. Zurzeit sind das allein für Bayern über 1.400 unterschiedliche Vordrucke. Daraus wählt das Landratsamt München „seine“ Formulare aus und stellt sie auf der Webseite zur Verfügung. Die Kommunen des Landrats­amts wählen aus dem Kontingent die Vordrucke aus, die für die Bürger ihrer Gemeinde relevant sind und bieten diese individuell auf ihren Internetseiten an.

Es gibt aber auch landkreisspezifische Formulare. Zum Beispiel hat das Landratsamt München die Vordrucke für Kfz-, Führerscheinstelle und Ausländeramt selbst entwickelt und mit dem Cirali-Editor gesetzt. Dieser Editor produziert Dokumente im Cirali-XML-Format, die dann vom Formularserver in den unterschiedlichen Formaten zur Verfügung gestellt werden können. Der Vorteil dabei ist, dass der Aufwand, ein Formular zu setzen, nur einmal entsteht, aber sofort mehrere Formatversionen zur Verfügung stehen.

Auf dem Server lagern auch Informationsbroschüren

Die vom Landratsamt selbst entwickelten Formulare, Merkblätter oder auch Informationsbroschüren werden ebenfalls auf dem Formularserver „gehostet“. Das bietet den Vorteil, dass die rechtsicher gepflegten Standardformulare und die eigenen Vordrucke des Landratsamtes auf einer Plattform einheitlich verwaltet und den Bürgern auf identische Weise zur Verfügung gestellt werden.

Das Landratsamt hat für einige Formulare, die nicht unterschrieben werden müssen, Workflows eingerichtet. Dadurch wird den Bürgern mindestens ein Gang zur Behörde erspart, denn die Formulare können nach dem Ausfüllen elektronisch an die zuständige Stelle gesandt werden. Beispiele dafür sind

  • das Beantragen von Müllbehältern,
  • das Einreichen der Stromablesedaten oder
  • die Beantragung einer Karteikartenabschrift für den Führerschein.

Ein größeres Projekt war der Workflow für die Haushaltsplanung mit dem XANIA-Formularserver. Seit sieben Jahren wird die Haushaltsplanung beim LRA vollkommen elektronisch durchgeführt. Die alten Budget- und Organisationsdaten werden vom Fachverfahren der Kämmerei ausgelesen, mit den Planungsdaten für das neue Jahr ergänzt und jeder Planungsstelle in einem eigenen Vordruck zur Verfügung gestellt.

Nachdem die Planungsstelle ihre Daten eingegeben hat, sendet sie das Formular an die Kämmerei. Dort werden die Daten geprüft und wenn sie in Ordnung sind, automatisiert in das Finanzfachverfahren übernommen. Wenn nicht, kann der Vordruck an die Anordnungsdienststelle solange zurückgesendet werden, bis die Angaben den Bestimmungen entsprechen. Die Beteiligten werden automatisch per eMail informiert, wenn ein Vordruck zur Bearbeitung für sie bereit liegt. Die Kämmerei hat die Möglichkeit, die eingehenden Formulare komfortabel zu verwalten. Nach Abschluss der Budgetdatenerfassung, wird eine Übersicht in einer Excel-Datei erzeugt und optional eine CD gebrannt, die für die Offline-Suche bei Präsentationen verwendet werden kann.

Ein weiteres Workflow-Beispiel ist die elektronische Umsetzung der Haushaltsüberwachung HUEL. Jede Nacht werden die Budgetdaten aus der Datenbank ausgelesen und auf Änderungen geprüft. Dabei werden der Ist-Stand mit dem Soll-Stand verglichen und Hochrechnungen erstellt. Die Anordnungsdienststelle bekommt das Ergebnis zur Analyse und Weiterverarbeitung online als Formular und als Excel-Datei übermittelt.

Personalverwaltung mit intelligenten Formularen

Bei 750 Mitarbeitern gibt es viele Personalveränderungen im Jahr. Mit der Entwicklung eines intelligenten elektronischen Formulars konnte das Landratsamt die Aufgabenüberwachung bei personellen Änderungen, sowie die Eingabe der neuen Personaldaten vereinfachen und damit Zeit und Kosten sparen.

Das Personaldatenformular holt sich beim Aufruf die aktuellen Personaldaten über den Windows Login aus der Datenbank und füllt diese automatisch in die Eingabefelder des Formulars ein. Anschließend kann der Benutzer seine Änderungen eingeben. Dabei wird er durch intelligente Abfragen unterstützt. Die Änderungen werden über eine Schnittstelle an ein internes Ticketsystem weitergeleitet, damit dieses direkt die für die Änderungen notwendigen Aufgaben initiieren kann. Zum Beispiel die Bestellung neuer Namensschilder oder Büroeinrichtungen oder die Pflege der Daten im Windows Active Directory.

Ein aktuelles Beispiel für den Einsatz elektronischer Arbeitsmittel in der Verwaltung ist die Erfassung der Essensgeldanträge der Kindertagesstätten. Dafür wurden für die unterschiedlichen KITAs drei verschiedene Formulare entwickelt. Die Tagesstätte füllt das Formular online aus und sendet es ab. Der Workflow ist so aufgesetzt, dass das Formular in das Postfach des Jugendamtes auf dem Formularserver gesendet wird. Der Sachbearbeiter wird zeitgleich per eMail über den Eingang informiert. Er kann den Antrag prüfen und bearbeiten. Die Daten werden außerdem automatisch in einer Excel-Datei für spätere Analysen und Auswertungen bereitgestellt.

Der Vorteil, über Internet von überall und zu jeder Tageszeit Formulare vom Landratsamt München zu bekommen und ausgefüllt einreichen zu können, lässt sich gut am Beispiel „Naturschutzwächter“ sehen. Zur Vereinfachung der Terminkoordination wird für die freiwilligen Helfer des Sachgebiets Naturschutz die Kollaborationssoftware eGroupware verwendet. Die Naturschutzwächter können jetzt auch über die Funktion Lesezeichen in eGroup­ware direkt die unterschiedlichen Vordrucke, die beispielsweise zur Meldung von Verstößen benötigt werden, vom Cirali-Formularserver abrufen, ausfüllen und direkt a­bsenden. Das Formular wird automatisch als Anhang mit der eMail-Nachricht an den Sachbearbeiter vom Sachgebiet Naturschutz verschickt.

Alle diese Beispiele zeigen, wie das Landratsamt München durch den Einsatz von Formularserver und elektronischen Formularen Aufgaben effizienter bearbeiten und Kosten reduzieren kann. Nebenbei wird durch die Papiereinsparungen auch etwas für den Umweltschutz getan. vio

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