Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung beim Landratsamt München

650.000 eFormulare in zwölf Monaten abgerufen

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Nachdem die Planungsstelle ihre Daten eingegeben hat, sendet sie das Formular an die Kämmerei. Dort werden die Daten geprüft und wenn sie in Ordnung sind, automatisiert in das Finanzfachverfahren übernommen. Wenn nicht, kann der Vordruck an die Anordnungsdienststelle solange zurückgesendet werden, bis die Angaben den Bestimmungen entsprechen. Die Beteiligten werden automatisch per eMail informiert, wenn ein Vordruck zur Bearbeitung für sie bereit liegt. Die Kämmerei hat die Möglichkeit, die eingehenden Formulare komfortabel zu verwalten. Nach Abschluss der Budgetdatenerfassung, wird eine Übersicht in einer Excel-Datei erzeugt und optional eine CD gebrannt, die für die Offline-Suche bei Präsentationen verwendet werden kann.

Ein weiteres Workflow-Beispiel ist die elektronische Umsetzung der Haushaltsüberwachung HUEL. Jede Nacht werden die Budgetdaten aus der Datenbank ausgelesen und auf Änderungen geprüft. Dabei werden der Ist-Stand mit dem Soll-Stand verglichen und Hochrechnungen erstellt. Die Anordnungsdienststelle bekommt das Ergebnis zur Analyse und Weiterverarbeitung online als Formular und als Excel-Datei übermittelt.

Personalverwaltung mit intelligenten Formularen

Bei 750 Mitarbeitern gibt es viele Personalveränderungen im Jahr. Mit der Entwicklung eines intelligenten elektronischen Formulars konnte das Landratsamt die Aufgabenüberwachung bei personellen Änderungen, sowie die Eingabe der neuen Personaldaten vereinfachen und damit Zeit und Kosten sparen.

Das Personaldatenformular holt sich beim Aufruf die aktuellen Personaldaten über den Windows Login aus der Datenbank und füllt diese automatisch in die Eingabefelder des Formulars ein. Anschließend kann der Benutzer seine Änderungen eingeben. Dabei wird er durch intelligente Abfragen unterstützt. Die Änderungen werden über eine Schnittstelle an ein internes Ticketsystem weitergeleitet, damit dieses direkt die für die Änderungen notwendigen Aufgaben initiieren kann. Zum Beispiel die Bestellung neuer Namensschilder oder Büroeinrichtungen oder die Pflege der Daten im Windows Active Directory.

Ein aktuelles Beispiel für den Einsatz elektronischer Arbeitsmittel in der Verwaltung ist die Erfassung der Essensgeldanträge der Kindertagesstätten. Dafür wurden für die unterschiedlichen KITAs drei verschiedene Formulare entwickelt. Die Tagesstätte füllt das Formular online aus und sendet es ab. Der Workflow ist so aufgesetzt, dass das Formular in das Postfach des Jugendamtes auf dem Formularserver gesendet wird. Der Sachbearbeiter wird zeitgleich per eMail über den Eingang informiert. Er kann den Antrag prüfen und bearbeiten. Die Daten werden außerdem automatisch in einer Excel-Datei für spätere Analysen und Auswertungen bereitgestellt.

Der Vorteil, über Internet von überall und zu jeder Tageszeit Formulare vom Landratsamt München zu bekommen und ausgefüllt einreichen zu können, lässt sich gut am Beispiel „Naturschutzwächter“ sehen. Zur Vereinfachung der Terminkoordination wird für die freiwilligen Helfer des Sachgebiets Naturschutz die Kollaborationssoftware eGroupware verwendet. Die Naturschutzwächter können jetzt auch über die Funktion Lesezeichen in eGroup­ware direkt die unterschiedlichen Vordrucke, die beispielsweise zur Meldung von Verstößen benötigt werden, vom Cirali-Formularserver abrufen, ausfüllen und direkt a­bsenden. Das Formular wird automatisch als Anhang mit der eMail-Nachricht an den Sachbearbeiter vom Sachgebiet Naturschutz verschickt.

Alle diese Beispiele zeigen, wie das Landratsamt München durch den Einsatz von Formularserver und elektronischen Formularen Aufgaben effizienter bearbeiten und Kosten reduzieren kann. Nebenbei wird durch die Papiereinsparungen auch etwas für den Umweltschutz getan. vio

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