Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung beim Landratsamt München

650.000 eFormulare in zwölf Monaten abgerufen

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Der Cirali-Formularserver bietet alle gängigen Formulare und Merkblätter für den öffentlichen Dienst. Zurzeit sind das allein für Bayern über 1.400 unterschiedliche Vordrucke. Daraus wählt das Landratsamt München „seine“ Formulare aus und stellt sie auf der Webseite zur Verfügung. Die Kommunen des Landrats­amts wählen aus dem Kontingent die Vordrucke aus, die für die Bürger ihrer Gemeinde relevant sind und bieten diese individuell auf ihren Internetseiten an.

Es gibt aber auch landkreisspezifische Formulare. Zum Beispiel hat das Landratsamt München die Vordrucke für Kfz-, Führerscheinstelle und Ausländeramt selbst entwickelt und mit dem Cirali-Editor gesetzt. Dieser Editor produziert Dokumente im Cirali-XML-Format, die dann vom Formularserver in den unterschiedlichen Formaten zur Verfügung gestellt werden können. Der Vorteil dabei ist, dass der Aufwand, ein Formular zu setzen, nur einmal entsteht, aber sofort mehrere Formatversionen zur Verfügung stehen.

Auf dem Server lagern auch Informationsbroschüren

Die vom Landratsamt selbst entwickelten Formulare, Merkblätter oder auch Informationsbroschüren werden ebenfalls auf dem Formularserver „gehostet“. Das bietet den Vorteil, dass die rechtsicher gepflegten Standardformulare und die eigenen Vordrucke des Landratsamtes auf einer Plattform einheitlich verwaltet und den Bürgern auf identische Weise zur Verfügung gestellt werden.

Das Landratsamt hat für einige Formulare, die nicht unterschrieben werden müssen, Workflows eingerichtet. Dadurch wird den Bürgern mindestens ein Gang zur Behörde erspart, denn die Formulare können nach dem Ausfüllen elektronisch an die zuständige Stelle gesandt werden. Beispiele dafür sind

  • das Beantragen von Müllbehältern,
  • das Einreichen der Stromablesedaten oder
  • die Beantragung einer Karteikartenabschrift für den Führerschein.

Ein größeres Projekt war der Workflow für die Haushaltsplanung mit dem XANIA-Formularserver. Seit sieben Jahren wird die Haushaltsplanung beim LRA vollkommen elektronisch durchgeführt. Die alten Budget- und Organisationsdaten werden vom Fachverfahren der Kämmerei ausgelesen, mit den Planungsdaten für das neue Jahr ergänzt und jeder Planungsstelle in einem eigenen Vordruck zur Verfügung gestellt.

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