eRechnung richtig gemacht

15 Tipps für die digitale Rechnungsbearbeitung

| Redakteur: Manfred Klein

MACH stellt seine Lösung zur eRechnung im Rahmen unseres eGovernment Awards vor
MACH stellt seine Lösung zur eRechnung im Rahmen unseres eGovernment Awards vor (Bild: MACH AG)

Sinkende Budgets und immer mehr Anforderungen – Öffentliche Verwaltungen bewegen sich auf einem schmalen Grat zwischen der Erledigung desTagesgeschäfts und der Bearbeitung strategischer Zukunfts­themen. Mehr denn je ist es daher erforderlich, Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Die eRechnung ist ein Schritt in diese Richtung.

Die Einführung der eRechnung hat zum Ziel, den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung sparsamer. Je sorgfältiger die Einführung der eRechnung vorbereitet wird, umso erfolgreicher wird das Projekt.

Die folgenden sieben Punkte geben eine gute Orientierung für die ersten Schritte eines eRechnungsprojekts:

  • 1. Rahmenbedingungen erarbeiten: Zwischen EU-Richtlinie und eGovernment-Gesetzen ist eine Rechtslage entstanden, die nicht immer ganz einfach zu durchschauen ist. Analysieren Sie im Vorfeld, was dies für Ihre Organisation bedeutet und wie der damit verbundene Zeitrahmen zur Umsetzung aussieht.
  • 2. Vorteile erkennen: Die eRechnung bietet eine Vielzahl von Einsparpotenzialen. Die Erleichterung des Rechnungseingangs ist dabei nur ein kleiner Teil. Die eigentlichen Effekte werden durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung erzielt.
  • 3. Ziele definieren: Eine genaue Betrachtung des gesamten Prozesses ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches eRechnungsprojekt. Wer die Prozesse einmal strukturiert aufnimmt, gewinnt Klarheit darüber, wie die Abläufe verändert werden können oder sollten.
  • 4. Entscheidungsträger überzeugen: Mit einem konkreten Zielbild und dem Wissen über die Potenziale der eRechnung können nun alle relevanten Entscheidungsträger einbezogen werden. Die bisherigen Schritte liefern die Grundlage und die Argumente für das weitere Vorgehen.
  • 5. Organisation ausrichten: Eine der zentralen Herausforderungen ist es, die Organisation an die Anforderungen der digitalen Rechnungsbearbeitung anzupassen und gewohnte Arbeitsprozesse zu verändern. Für die Umsetzung der notwendigen Neuerungen sollte Einigkeit über die Vorgehensweise und das Ziel herrschen.
  • 6. Mitarbeiter einbinden: Zufriedene Mitarbeiter erhöhen die Akzeptanz und geben dem Projekt die notwendige Unterstützung. Binden Sie daher frühzeitig alle Beteiligten ein, und überzeugen Sie das Team von den Vorteilen.
  • 7. Projektstart vorbereiten: Bevor das Projekt startet, müssen noch ein paar Dinge geschehen: die Bildung eines Projektteams zum Beispiel oder die Erstellung eines Projektplans mit der Definition von Meilensteinen und einem realistischen Timing.

Die eRechnung als Teil des Finanzmanagements

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber bis 2018 den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen mit strukturierten Daten zu realisieren. Je nach Zielsetzung können Behörden unterschiedliche Wege zur eRechnung einschlagen. In jedem Fall ist dabei ein Workflow zur Mitzeichnung des Belegs erforderlich. Dieser könnte zwar auch in einem DMS-Verfahren abgebildet werden. Doch vom Prinzip her ist die eRechnung ein Finanzprozess – und gehört somit auch in ein Finanzverfahren. Nur so lassen sich optimale Effizienzgewinne, maximale Sicherheit und bestmögliche Qualität in den Prozessen erzielen. Welche Vorteile bringt die Abbildung in einem Finanzmanagement-System?

Die acht wichtigsten Erfolgsfaktoren für Ihr eRechnungsprojekt:

  • 1. Optimale Planungssicherheit durch Online-Budgetkontrolle, frühzeitige Mittelbindung im Beschaffungsprozess und Aufhebung von Festlegungen im Rahmen der Rechnungsbearbeitung.
  • 2. Beschleunigung des zentralen Rechnungsservice durch einfaches Einbinden und Abbilden der vorhandenen verwalteten Einrichtungen in „Mandantenstruktur“.
  • 3. Deutliche Entlastung bei der Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit durch vielfältige automatische Prüfungen (zum Beispiel Übereinstimmung der Bestell- bzw. Wareneingangsdaten mit den Rechnungsdaten, Berücksichtigung von Teilzahlungen und stillgelegten Rechnungen).
  • 4. Hoher Zeitgewinn durch schnelleres Auffinden der zahlungsbegründenden Unterlagen durch vollautomatisierte Zuordnung der dazu passenden Bestellungen oder Wareneingänge.
  • 5. Großer Prozesskomfort durch Online-Zugriff auf alle erforderlichen Stammdaten (etwa auf Lieferanten, Sachkonten, Kosten- und Haushaltsstellen) und Bewegungsdaten (wie etwa Lieferscheine oder Statusinformationen wie „gebucht“, „gezahlt“ oder „storniert“).
  • 6. Mehr Prozesssicherheit und -vereinfachung durch einrichtungsspezifische Buchung mehrerer freigegebener Eingangsrechnungen.
  • 7. Hohe Flexibilität durch direktes und einfaches Erfassen von Änderungen und neuen Daten, zum Beispiel Menge, Betrag, Konto, Artikel.
  • 8. Starke Vereinfachung durch Kontierungsvorschläge gemäß kundenspezifischen Kontierungs-regeln (optional).

Checken Sie diese Qualitätskriterien, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden! Oder holen Sie sich Unterstützung durch einen Partner, der die Anforderungen der Öffentlichen Verwaltung kennt.

Mehr Informationen zur eRechnung gibt es hier. Für weitere Fragen steht Ihnen Sven Kuck gern zur Verfügung unter sven.kuck@mach.de

Ihr Votum ist ebenfalls gefragt. Wenn Sie MACH Finanzmanagement auf dem Siegertreppchen beim eGovernment Award 2016 sehen möchten, dann können Sie hier abstimmen.

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