Best Practice

Vorreiter für digitale Prozesse in der Bauverwaltung

| Autor / Redakteur: Bernd Hoeck / Susanne Ehneß

Bauanträge vereinfachen – durch Digitalisierung
Bauanträge vereinfachen – durch Digitalisierung (© blende11.photo - stock.adobe.com)

Die Bauaufsicht der Stadt Frankfurt setzt seit kurzem ein Verfahren zur elektronischen Abwicklung von Bauanträgen für Werbeanlagen ein. Das Pilotprojekt soll die Basis für eine medienbruchfreie digitale Abwicklung aller baurechtlichen Prozesse schaffen.

Bauanträge gehören sicher zu den komplexesten Vorgängen in der deutschen Verwaltungslandschaft, und deren Abwicklung medienbruchfrei elektronisch anzubieten ist keine leichte Aufgabe.

Die Bauaufsicht Frankfurt ermöglicht seit einem guten halben Jahr die elektronische Bauantragstellung für Werbeanlagen. Mit diesem Pilotprojekt soll die Basis für die durchgehende elektronische Abwicklung aller baurechtlichen Prozesse geschaffen werden.

Werbeanlagen werden in der Hessischen Bauordnung als „ortsfeste oder ortsfest genutzte Anlagen” definiert, die „der Ankündigung oder Anpreisung oder als Hinweis auf Gewerbe und Beruf dienen und vom öffentlichen Verkehrsraum aus sichtbar sind”. Für deren Aufstellung wird demnach eine Baugenehmigung benötigt.

Die Bauaufsicht Frankfurt suchte nach einer Möglichkeit, die Abwicklung des Bauantragverfahrens medienbruchfrei elektronisch abwickeln zu können. Dazu sollten die umfangreichen Daten und Bauvorlagen auf elektronischem Weg über einen Formularassistenten vollständig eingereicht und anschließend kontrolliert in das Fachverfahren übernommen werden können.

„Wichtig war uns außerdem, dass während des Baugenehmigungsverfahrens über eine Kommunikationsplattform mit der vom Bauherrn bevollmächtigten und verantwortlichen Person effizient papierlos kommuniziert werden kann”, erläutert Berthold Reinke, ehemaliger Leiter Informationstechnik bei der Bauaufsicht Frankfurt, die weiteren Anforderungen, die die Behörde im Rahmen des Projektes umsetzen wollte. „Darüber hinaus sollten die Bauvorlagen als eAkte sicher in einem DMS-System archiviert werden.”

Die Hessen entschieden sich dafür, das Projekt mit der OTS Informationstechnologie AG als Lieferant des Fachverfahrens und der eBauakte sowie der cit GmbH, die die wichtige Komponente des Online-Antrags auf Basis des Formularservers cit intelliForm lieferte, umzusetzen.

Schnittstellen

Als besondere Herausforderung mussten vor allem Schnittstellen geschaffen werden, die die heterogene Softwarelandschaft bestehend aus der Fachanwendung, der elektronische Akte, dem Formularassistenten, der Expertenauskunft (die Kommunikationsplattform) und verschiedener Office-Anwendungen erfolgreich und reibungslos funktionieren lassen.

Gesetzliche Bestimmungen

Außerdem stellte die Unterschrifts- und Schriftformerfordernis ein gewisses Hindernis dar: „Die technischen Voraussetzungen für diesen Prozess zu schaffen war das eine, das andere waren die geltenden gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf die Unterschrift des Antragstellers”, macht Peter Lechner von der OTS deutlich. „Da es in Hessen noch keine Regelungen für eine digitale Unterschrift gab und damit für die Gültigkeit einer Willenserklärung bei der Antragstellung, musste ein Ausweg geschaffen werden, ohne den digitalen Prozess wieder zu unterbrechen.”

Die Projektbeteiligten entschlossen sich dazu, ähnlich wie bei der digitalen Steuererklärung dem digitalen Antrag einen Mantelbogen als Hilfsmittel der Rechtssicherheit beizufügen, der ausgedruckt, unterschrieben und parallel zum digitalen Antrag abgegeben wird. Dieser Mantelbogen wird automatisch vom Formularassistenten aufbereitet. Mit dessen Unterzeichnung bestätigen Bauherr und Entwurfsverfasser die Inhalte und Richtigkeit des digitalen Antrags und der digital abgegebenen Unterlagen. Aufgrund der gegenwärtigen Rechtslage muss auch die Baugenehmigung derzeit noch in Papierform erteilt werden.

Erleichterte Antragseinreichung

Mit dem Ergebnis des elektronischen Bauantrags ist Berthold Reinke sehr zufrieden: „Die Anwendungen ‚Formularassistent’ und ‚Expertenauskunft’, die von externen Beteiligten genutzt werden, sind webbasiert und ausgesprochen benutzerfreundlich gestaltet. Intern freuen wir uns über die verbesserte Qualität der Antragsunterlagen, die papierlose, zeit- und wegesparende Antragseinreichung und -bearbeitung und die Vermeidung von Doppelarbeiten bei der Datenerfassung.”

„Der eingesetzte moderne Formularassistent führt den Benutzer durch den Antrag und prüft bereits während des Ausfüllens die Plausibilität der Daten”, ergänzt Thilo Schuster, Geschäftsführer bei der cit. „Der rechtlich notwendige Mantelbogen ergibt sich aus den gemachten Angaben und erfordert keine gesonderte Erstellung.”

Soll das Ausfüllen des Antrags unterbrochen werden, können die eingegebenen Daten auf jeder Seite zwischengespeichert werden. Die Ablage der Daten erfolgt automatisch lokal im Ordner ‚Downloads’. Ein Klick auf die gespeicherte HTML-Datei ruft den Formularassistenten mit den bis dahin eingegebenen Daten wieder auf, so dass der Antrag weiter ausgefüllt werden kann.

Austausch der Unterlagen

Peter Lechner hebt besonders die Möglichkeiten des Austauschs zwischen den an der Antragstellung und -bearbeitung Beteiligten hervor: „Von der Antragstellung über die Unterlagennachlieferung bis zur Dokumentenbereitstellung durch die Bauaufsicht können Behörde und Antragsteller bürozeitenunabhängig über eine Plattform sicher miteinander kommunizieren und auf alle Unterlagen zugreifen.”

Tipp für andere Behörden

Bisher haben die Frankfurter laut Reinke mit dem Verfahren sehr gute Erfahrungen gemacht und können deutlich steigende Fallzahlen verzeichnen. Behörden, die ähnliche Projekte planen, rät er, sich stringent an die zu erfüllende Aufgabe mit all ihren rechtlichen und ablauforganisatorischen Aspekten zu orientieren. „Dies wiederum setzt voraus, dass unter permanenter Einbeziehung der Fachseite alle Facetten der zu unterstützenden Aufgaben und Abläufe präzise und vollständig beschrieben werden. Nur so ist es möglich, Abläufe kritisch zu betrachten, zu bereinigen und ein Sollkonzept für ein elektronisches Verfahren zu entwickeln, das die Bewältigung der Aufgabe optimal, also inhaltlich, effizient und benutzerfreundlich für alle Beteiligten unterstützt”, so der Projektverantwortliche von der Frankfurter Bauaufsicht.

„Die hohe Kompetenz der cit und der OTS im Bereich der öffentlichen Verwaltung war eine sehr gute Basis für die Zusammenarbeit”, so Reinke. „Kompetent, zeitnah, einfühlend, ideenreich und zielorientiert konnte die cit einen auf die öffentliche Verwaltung gut abgestimmten Formularserver mit bidirektionalen Schnittstellen bereitstellen. Die OTS hatte dazu das genau passende Gegenstück für die automatisierte Übernahme dieser Anträge und der Unterlagen zur weiteren Bearbeitung in der Bauaufsicht.”

Weiterentwicklung

Derzeit werde nun intensiv an der Weiterentwicklung für alle Antragsarten gearbeitet. Mit der Novellierung der Hessischen Bauordnung sollen außerdem die rechtlichen Voraussetzungen für eine vereinfachte und vollständig medienbruchfreie Abwicklung auf elektronischem Wege geschaffen werden, bei der dann auch der Mantelbogen wieder entfallen kann.

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