Kommunalverband für Jugend und Soziales kommuniziert verschlüsselt

Vertraulicher Umgang mit eMails

| Autor / Redakteur: Maximilian Schütz / Susanne Ehneß

Sitz des KVJS in Stuttgart
Sitz des KVJS in Stuttgart (Bild: KVJS)

Viele öffentliche Organisationen sprechen von sozialer Verantwortung. Beim Kommunalverband für Jugend und Soziales (KVJS) wird sie seit 2005 auch täglich gelebt. Die Mitarbeiter kümmern sich aktiv um oftmals lebensbestimmende Maßnahmen für Kinder, Jugendliche und Behinderte. Insbesondere bei der eMail-Kommunikation zu externen Partnern wie Ämtern & Co. ist demnach absolute Vertraulichkeit vonnöten

In Baden-Württemberg leben über 900.000 schwerbehinderte Menschen und insgesamt rund zwei Millionen Kinder und Jugendliche. Der Kommunalverband für Jugend und Soziales (KVJS) hilft ihnen auf verschiedenen Wegen, ihre Lebensräume zu gestalten. Rund 450 KVJS-Mitarbeiter sind im Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum aktiv und übernehmen Aufgaben für die Stadt- und Landkreise. Dabei verteilen sich die Angestellten auf die Standorte Stuttgart, Karlsruhe, Freiburg, Herrenberg und Flehingen. Der Hauptsitz des Kommunalverbandes ist in Stuttgart. Von dort aus plant man z.B. regionale Projekte für die Jugendhilfe oder prüft Voraussetzungen für den sicheren Betrieb von Heimen, Krippen oder Kindergärten. Das Angebot richtet sich zudem an Senioren, wohnungslose Personen und Menschen mit Behinderung.

Die Hilfeleistungen für Behinderte reichen von integrativen bis zu medizinisch-pädagogischen Diensten. Obendrein begleitet der Kommunalverband Forschungsvorhaben zu praxisrelevanten Feldern der sozialen Arbeit. Im Bildungszentrum Schloss Flehingen bieten vier Fachschulen berufsbegleitend staatlich anerkannte Ausbildungen an.

Persönliche Daten verschlüsselt austauschen

Angesichts der breit gefächerten Aufgabengebiete des KVJS bilden die Mitarbeiter ein großes Kommunikationsnetzwerk. Viele Daten, die bei der täglichen Arbeit ausgetauscht werden müssen, unterliegen hoher Vertraulichkeit. Schließlich handelt es sich dabei beispielsweise um ärztliche Befunde oder Schreiben öffentlicher Ämter. Diese personenbezogenen Informationen durften KVJS-Angestellte bisher aus Datenschutzgründen nicht per eMail versenden. Mit einer verschlüsselten eMail ist dies jedoch möglich geworden.

Der KVJS nutzte dazu eine in einen bestehenden Mail-Gateway integrierte Verschlüsselungslösung, die den abgesicherten Versand gewährleisten sollte. Der Bereich eMail-Verschlüsselung war bei dieser Lösung jedoch nur unzureichend implementiert und bot zu wenige Möglichkeiten für einen praxistauglichen Einsatz. Zudem entstanden regelmäßig hohe Wartungskosten.

Folglich suchten die IT-Verantwortlichen des KVJS nach einer adäquateren Lösung zur verschlüsselten Kommunikation mit internen und insbesondere externen Partnern. Dazu erstellte der Verband vorab ein genaues Anforderungsprofil: Neben den Standard-Verschlüsselungsverfahren S/MIME und openPGP wünschte sich das IT-Team eine weitere Methode für den verschlüsselten eMail-Kontakt zu Partnern, die selbst über keine Infrastruktur zur Verschlüsselung verfügen. Das Lesen und Antworten für den externen Kommunikationsteilnehmer sollte ohne Installation von Zusatzsoftware möglich sein.

Überzeugend im Vergleichscheck

Mit diesen präzisen Anforderungen im Gepäck machten sich die IT-Verantwortlichen des KVJS auf den Weg zur renommierten IT-Security-Leitmesse it-sa in Nürnberg. Von dem Messebesuch versprach sich der Verband insbesondere direkten Kontakt zu Softwareherstellern und Systemintegratoren. Ein Konzept, das alle Anforderungen erfüllte, war das der Münchner IT-Security-Berater von CyProtect. Sie stellten auf der Messe die Verschlüsselungslösung SEPPmail des gleichnamigen Schweizer Herstellers vor. Die Software lässt sich zentral in Unternehmensinfrastrukturen integrieren und ermöglicht auch das Signieren elektronischer Nachrichten: ein zusätzlicher Faktor, mit dem die Authentizität des Senders sowie die Vertraulichkeit der Botschaft garantiert wird.

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