Sideboard statt Aktenschrank

Platz schaffen im Büro

| Autor / Redakteur: Thomas Baillivet / Susanne Ehneß

Regale voller Akten – die Gerolsteiner Gemeinde wollte das nicht mehr
Regale voller Akten – die Gerolsteiner Gemeinde wollte das nicht mehr (Bild: hd-design_Fotolia.com)

Die Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein führte verwaltungsweit ein Dokumenten-Management-System ein. Dadurch konnten unter anderem schnellere Durchlaufzeiten und Entscheidungen erzielt werden.

Im August 2012 beschloss der Haupt- und Finanzausschuss des Verbandsgemeinderates Gerolstein die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). Die Verwaltung bildete ein sechsköpfiges Projektteam. Durch die Einrichtung des DMS sollte die digitale und damit medienbruchfreie Bearbeitung eines gesamten Vorganges möglich werden. Bis dato ging bereits eine Vielzahl der täglichen Eingangspost auf elektronischem Wege (eMail, Fax) in der Verwaltung ein.

Erwartungen

Die Erwartungen, die das Projektteam an die DMS-Lösung stellte, waren folgende:

  • die Verringerung von Recherche- und Suchzeiten,
  • ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf die Akten unter Berücksichtigung des Datenschutzes,
  • Verringerung mehrfacher Erfassung und Verwaltung von Informationen,
  • schnellere Durchlaufzeiten,
  • bessere Informationen (beispielsweise im Vertretungsfalle),
  • schnellere Entscheidungen,
  • Verringerung des Aufwandes für die Archivierung (Arbeitszeit, Räumlichkeiten)
  • und damit verbunden ein größerer Anteil wertsteigernder Bearbeitungszeit an der Gesamtarbeitszeit.

Als effektiv erwies sich dabei die Zusammensetzung des Projektteams aus Mitarbeitern aller Fachbereiche. So konnten die Belange des gesamten Kollegiums und aller Fachverfahren berücksichtigt und eine „EDV-Lastigkeit“ vermieden werden.

Die Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein entschied sich für die verwaltungsweite Einführung der DMS-Lösung „CC DMS“ der Firma CC e-gov GmbH. Bereits zu Beginn des Projektes verständigte man sich darauf, mit der frühen, zentralen Digitalisierung der Eingangspost zu starten. Hierzu war es notwendig, dass sich jeder Sachbearbeiter und jede Sachbearbeiterin eine Ablagestruktur für das entsprechende Sachgebiet anhand des doppischen Haushaltsplanes erarbeitet. Außerdem beschäftigte sich das Projektteam mit der Anbindung der einzelnen Fachverfahren.

Bis heute sind die meisten Fachverfahren an das DMS angebunden, sodass viele Vorgänge automatisiert in die richtige Akte abgelegt werden. So werden alle Realsteuer-Bescheide, Wassergeldabrechnungen, die Rechnungen für die Mittagsverpflegung in den Kitas und Schulen, die Bescheide für die Schülerbeförderung und die Mahnbescheide der Kasse für alle Abgabenarten nach der Sollstellung in die Fallakte im DMS abgelegt. Der Sitzungsdienst verteilt die Auszüge aus den Niederschriften digital per Workflow über die Fachbereichsleiter an die zuständigen Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen.

Fazit

Alles in allem wird nicht nur ein enormes Potenzial an wertvoller Arbeitszeit eingespart, sondern auch Platz in den Büros. Bestes Beispiel hierfür ist der Umzug des „Fachbereiches 4 – Verbandsgemeindewerke“ in die neuen Büroräume im Bahnhofsgebäude Gerolstein.

Bei der Neueinrichtung der Büros verzichtete man bewusst auf Aktenschränke; jeder Arbeitsplatz ist mit einem Schreibtisch und einem kleinen Sideboard ausgestattet – ein Verdienst der Digitalisierung.

Ein nächster großer Schritt ist der Rechnungsworkflow, welcher sich momentan noch in der Testphase befindet.

Der Autor:Thomas Baillivet, Verbandsgemeinde Gerolstein

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