Halle 7, Stand B05

Innovation durch Kooperation

| Redakteur: Gerald Viola

Mit der elektronischen Umlaufmappe können Geschäftsvorgänge parallel bearbeitet und freigegeben werden. Der Initiator weiß zudem jederzeit wer den Vorgang bereits mitgezeichnet hat
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Mit der elektronischen Umlaufmappe können Geschäftsvorgänge parallel bearbeitet und freigegeben werden. Der Initiator weiß zudem jederzeit wer den Vorgang bereits mitgezeichnet hat (© ITDZ)

Bei der Entwicklung von „Intelligenten Diensten für Bürger und Behörden“ kooperieren das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) und das DAI-Labor der Technischen Universität Berlin.

In dem 2010 ins Leben gerufenen gemeinsamen Fachzentrum forschen diplomierte, junge Informatiker in Absprache mit dem öffentlichen IT-Dienstleister an IT-Diensten und Systemen für Behörden und Bürger, die sich durch ein autonomes und intelligentes Verhalten auszeichnen. Auf dem CeBIT-Stand des ITDZ Berlin (Halle 7, Stand B05) stellen die Partner erste Ergebnisse der gemeinsamen Forschungsarbeiten vor. E­ines davon ist eine unkomplizierte technische Lösung für den elektronischen Geschäftsvorgang in Behörden.

Die elektronische Umlaufmappe

Antrag auf Materialbestellung, Antrag auf Internetzugang, Urlaubs­antrag, Brandschutzerklärung – in der Verwaltung fallen täglich zahlreiche sogenannter „Geschäftsvorgänge“ an, die sich in Umlaufmappen ihren Weg durch die Behörde bahnen. Gesucht wurde eine webbasierte, elektronische Anwendung, die insbesondere die behördenübergreifende Zusammenarbeit bei Geschäftsvorgängen erleichtert.

Entstanden ist eine einfache technische Lösung, die sich optisch stark an der bekannten Umlaufmappe orientiert und damit die Nutzungsschwelle senkt. Die Umsetzung mit aktueller „Web 2.0-Technik“ ermöglicht eine unkomplizierte Bedienung, die in der Regel keine Schulung erfordert. Die vollständige und ausschließliche Nutzung über den Browser unterstützt zudem eine einfache Verbreitung.

Start ohne Definition von Prozessen

Bei der elektronischen Umlaufmappe besitzen alle Beschäftigten die gleichen Rechte. Jeder kann einen Geschäftsvorgang initiieren. Der Initiator des elektronischen Geschäftsvorgangs kann die Mitzeichnungskette individuell festlegen. Mit einem Mausklick können dem Vorgang Dokumente beigefügt und in die medienbruchfreie Mitzeichnungskette integriert werden. Die vorherige Definition von Prozessen ist nicht notwendig. Das System erleichtert zudem die Einführung e­ines Dokumenten­management­systems, da aus den Mitzeichnungsketten Prozesse abgeleitet werden können.

Berliner eGovernment- Lösungen auf der CeBIT

Ein weiteres Schwerpunktthema am Stand des öffentlichen Berliner IT-Dienstleisters ist das Projekt „eGovernment@School“ mit dem die Berliner Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft die Bürokratie in der Schulorganisation reduziert und damit mehr Zeit für pädagogische Arbeit schafft. Am Stand präsent ist auch die „Internetwache“ der Berliner Polizei.

Weitere Themen sind der mobile Zugang zum Verwaltungsnetz, aktuelle Cloud-Computing-Projekte im Land Berlin sowie das elektronische Zeit- und Terminmanagementsystem für die Berliner Ämter.

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