BSI erteilt DVZ M-V GmbH Zertifikat

In Mecklenburg-Vorpommern versteht die eAkte Resiscan

| Autor: Manfred Klein

Trafen sich in Schwerin zur Zertifikatsübergabe: Stephan Dürr (Teamleiter BEATA) und Gerhard Kreienbring (Abteilungsleiter 1) aus dem Landesbesoldungsamt M-V, Bernd Kowalski (Abteilungsleiter im BSI), DVZ-Geschäftsführer Hubert Ludwig, Dr. Astrid Schumacher (BSI, Projektleiterin für die Erstellung der Technischen Richtlinie) und Christian Staack (DVZ M-V GmbH, Technischer Projektleiter)
Trafen sich in Schwerin zur Zertifikatsübergabe: Stephan Dürr (Teamleiter BEATA) und Gerhard Kreienbring (Abteilungsleiter 1) aus dem Landesbesoldungsamt M-V, Bernd Kowalski (Abteilungsleiter im BSI), DVZ-Geschäftsführer Hubert Ludwig, Dr. Astrid Schumacher (BSI, Projektleiterin für die Erstellung der Technischen Richtlinie) und Christian Staack (DVZ M-V GmbH, Technischer Projektleiter) (Bild: DVZ MV)

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat der DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH (DVZ M-V GmbH) das Zertifikat nach der Technischen Richtlinie 03138 – Ersetzendes Scannen (-Resiscan) ausgestellt.

Dies bestätigt die Konformität des Scanprozesses innerhalb des Kundenprojektes „BEATA“ beim Landesbesoldungsamt Mecklenburg-Vorpommern (LBesA M-V) zur Technischen Richtlinie.

Mit dem Projekt BEATA – Bezügedaten elektronisch anweisen, transportieren und aufbewahren – wurde 2014 im Auftrag des Finanzministeriums M-V durch die DVZ M-V GmbH die elektronische Akte im LBesA M-V eingeführt. Dazu wurde die Zahlfallakte mithilfe eines Vorgangsbearbeitungssystems in eine elektronische Form überführt. In Zahlen ausgedrückt bedeutet dies eine Ersparnis von etwa 6 Millionen Blatt Papier jährlich und den Platz von etwa 65.000 Papierakten.

Wichtige weitere Bestandteile des Projektes waren hierbei auch ein beweissicheres Langzeitarchivierungssystem sowie eine Scan-Lösung zur einfachen Integration von Posteingängen. Letztere wurde nun offiziell vom BSI zertifiziert.

Während der Konzeptionsphase der Richtlinie diente die DVZ M-V GmbH als Mitglied des Projektbeirates dem BSI als „proof of concept“-Partner, um alle Teile des Maßnahmenkataloges am Beispiel von BEATA inhaltlich zu überprüfen.

„Ich bin stolz darauf, dass wir über die Mitarbeit im Projektbeirat an der Ausarbeitung der Technische Richtlinie mitarbeiten durften, womit unserem Haus ein großes Vertrauen in unsere Expertise entgegengebracht wurde. Für uns schließt sich damit der Kreis von der Mitarbeit an der Technischen Richtlinie über die Entwicklung einer entsprechenden Lösung bis hin zur Zertifizierung dieser Lösung selbst“, so DVZ-Geschäftsführer Hubert Ludwig bei der feierlichen Zertifikatsübergabe in Schwerin.

Auch Dr. Astrid Schumacher, Projektleiterin für die Erstellung der Technischen Richtlinie im BSI, drückte bei der Übergabe ihre Freude darüber aus: „Es ist immer spannend zu sehen, wie sich eine Technische Richtlinie in der Praxis bewährt. Wir haben von Beginn an großen Wert auf eine praxisnahe Entwicklung und den konstruktiven Dialog mit Anwendern und sonstigen Beteiligten gelegt.“

Die DVZ M-V GmbH ist derzeit deutschlandweit der einzige IT-Dienstleister, der ein solches Zertifikat vorweisen kann. Das Landesbesoldungsamt Mecklenburg-Vorpommern war von Anfang an ein wichtiger Projektpartner für den Praxisnachweis und ist stolz auf einen zertifizierten Scanprozess.

Doch bevor es soweit war, musste durch eine Prozessuntersuchung der Organisationsablauf im Landesbesoldungsamt Mecklenburg-Vorpommern neu gestaltet werden. Die Herausforderung bestand unter anderem darin, gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Behörde diese Verbesserung zu erarbeiten und umzusetzen.

Der schwindende Papierberg, die komfortable Funktionalität, das schnelle Auffinden und Bearbeiten von Dokumenten tragen wesentlich zur Akzeptanz bei. Helle Büros ohne gefüllte Ordnerregale sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre.

Mit der Technischen Richtlinie TR 03138 Resiscan hat das BSI eine Basis für mehr Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens geschaffen. Die Technische Richtlinie beschreibt die technischen und organisatorischen Anforderungen für Scanprozesse und -produkte, die erfüllt sein müssen, damit Papierdokumente rechtssicher und gerichtsverwertbar digitalisiert werden können.

Die TR dient Anwendern in Justiz, Verwaltung, Wirtschaft und Gesundheitswesen als Handlungsleitfaden und Entscheidungshilfe bei der Umstellung papiergebundener Prozesse auf elektronische Prozesse. Dies betrifft insbesondere Anwendungen, in denen gesetzliche oder anders begründete Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen, die eine besondere Handhabung digitalisierter Dokumente nach sich ziehen, wenn das Original vernichtet werden soll.

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