Zwischen Vorschrift und rechtlichem Verbot

E-Mails gesetzeskonform archivieren

Bereitgestellt von: Symantec.cloud / MessageLabs

Die systematische Archivierung unter datenschutzrechtlichen Aspekten ist derzeit in vielen Unternehmen unterentwickelt.

Die Elektronische Post stellt nicht nur eine Ergänzung der klassischen Kommunikationsmedien dar, sondern ersetzt und verdrängt insbesondere Brief und Telefax zunehmend aus dem Geschäftsalltag. Und das sowohl in der unternehmensinternem Kommunikation als auch in der außenwirksamen Korrespondenz, etwa mit Kunden oder Lieferanten eines Unternehmens. Bestellungen, Absprachen, Leistungsbestimmungen, Reklamationen usw. erfolgen heute selbst bei umfangreichen Transaktionen häufig ausschließlich per E-Mail – und sind später nur unter Rückgriff auf die  jeweiligen Dateien nachvollziehbar.

Umso erstaunlicher erscheint die gängige Archivierungspraxis der meisten Unternehmen: E-Mails werden, ungeachtet ihrer Relevanz für die jeweilige Transaktion, ausgedruckt und, bestenfalls sortiert nach Geschäftsvorfällen, chronologisch abgeheftet. Die elektronische Fassung hingegen wird nur eine Zeit lang im Postfach des Empfängers gespeichert und schließlich sogar ganz gelöscht, um die Leistungsfähigkeit des E-Mail-Systems nicht zu beeinträchtigen.

Juristisch betrachtet entspricht diese Praxis weder der Bedeutung von E-Mails im elektronischen Geschäftsverkehr noch den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Unternehmensführung.

Das vorliegende Whitepaper fasst die wesentlichen rechtlichen Bestimmungen zusammen, die eine systematische Archivierung der elektronischen Kommunikation eines Unternehmens zwingend notwendig machen. Welche Anforderungen an ein Archivierungssystem daraus abzuleiten sind und welche, vor allem datenschutzrechtliche Probleme mit einer umfassenden Archivierung entstehen können, soll ebenso aufgezeigt werden.

Dieser Download wird Ihnen von Dritten (z.B. vom Hersteller) oder von unserer Redaktion kostenlos zur Verfügung gestellt. Bei Problemen mit dem Öffnen des Whitepapers deaktivieren Sie bitte den Popup-Blocker für diese Website. Sollten Sie weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an hilfe@vogel.de.
Publiziert: 22.09.08 | Symantec.cloud / MessageLabs

Anbieter des Whitepaper

Symantec.cloud

Konrad-Zuse-Platz 2 -5
81829 München
Deutschland