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Digitale Entlastung für Behörden

(Bild: © Nuance)

Sachbearbeiter in Behörden und öffentlichen Verwaltungen erleben seit Langem eine erhöhte Arbeitsbelastung. Durch aktuelle Geschehnisse (Flüchtlingskrise, demografischer Wandel) verschärft sich dieser Zustand weiter. Ein Beispiel aus dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BaMF): Bis Ende 2015 wurden 181.000 Flüchtlinge registriert, aber nur 54.877 Antragsverfahren abgeschlossen. Die Zahl der noch laufenden Verfahren stieg derweil auf 328.207. Ein technischer Wandel kann helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen – und das in allen deutschen Behörden.

Die Digitalisierung bietet gerade Behörden und Ämtern viele Chancen. Denn sie bringt fortschrittliche Technologien mit sich, die die Effizienz und Produktivität steigern können. Beispielsweise durch Lösungen, die manuelle Arbeiten digitalisieren und somit vereinfachen. Dazu zählt schon seit Längerem Spracherkennungssoftware. Sie sorgt für eine zügigere Dokumentenbearbeitung und -verwaltung per Stimme als bei der Tastatureingabe per Hand.

Weniger tippen, mehr Effizienz

Gute Spracherkennungssoftware verwandelt das gesprochene Wort bis zu dreimal schneller in Text, als Sie tippen können. Man kann also einfach die eigene Stimme die ganze Arbeit machen lassen und Klientenakten erstellen, Berichte und Stellungnahmen verfassen oder die eigene Korrespondenz – von Brief bis E-Mail – bewältigen. Früher war die Erkennungsgenauigkeit der meisten Diktierlösungen nicht sehr präzise, mittlerweile liegt sie bei nahezu 99 Prozent – passende Formatierung inklusive. Man kann heute also tatsächlich effizienter sein mit Spracherkennungssoftware: Hochwertige und bewährte Software, wie beispielsweise die Firma Nuance sie mit Dragon seit über 18 Jahren herstellt, erlernt sogar spezielles Fachvokabular. Die intelligente Spracherkennung Dragon Group merkt sich Ihre Formatierungspräferenzen, fasst mehrere Arbeitsschritte in einem einzigen Benutzerbefehl zusammen oder transkribiert Ihre Audiodateien in Text. Zudem verringern Sie Korrekturschleifen, da der Einsatz von Dragon Rechtschreibfehler verringert. Das verbessert die Präzision nochmals. Und die Arbeit kommt schneller vom Tisch, ohne dass man „einen Finger krumm machen müsste“.

Mehr Produktivität, mehr bearbeitete Fälle

Die optimierte Technologie von Nuance nützt vor allem dem Anwender in der Behörde. Um der steigenden Arbeitsbelastung entgegenzuwirken, kann man mithilfe von Spracherkennungssoftware Routinearbeiten, wie die Dokumentenerstellung und -verwaltung, automatisieren und digitalisieren. Dragon Group von Nuance etwa verringert nachweislich Korrekturschleifen. Das spart wertvolle Zeit für die direkte und persönliche Arbeit mit den Klienten. Sachbearbeiter können produktiver sein – ohne Burn-out, RSI-Syndrom, Sehnenscheidenentzündung und zusätzlichen Stress. Denn warum viel tippen, wenn man sprechen kann?

Der nächste Schritt in Richtung Barrierefreiheit

Eine wichtige Aufgabe für und in Behörden – so, wie es auch die EU und die Bundesregierung vorgeben – ist die Verbesserung der Barrierefreiheit. Spracherkennung trägt auch hier dazu bei, Hürden abzubauen und Anwender mit Beeinträchtigungen zu unterstützen. Spracherkennung ist mehr als ein praktisches Hilfsmittel. Die Computersteuerung erfolgt über Sprachbefehle, sodass die Nutzer ein hohes Maß an Unabhängigkeit genießen. Texte können von einer Stimme in natürlichem Ton vorgelesen und Dokumente oder E-Mails ohne den Einsatz von Händen erstellt werden. Das erhöht die Chancengleichheit für Mitarbeiter mit Einschränkungen und die Effizienz in Ihrer Behörde.

Und die IT?

Die Integration und Verwaltung von Spracherkennungslösungen wie Dragon Group funktionieren heutzutage zentral. Behörden können leistungsstarke und gleichermaßen einfache Funktionen für eine zentrale Administration nutzen. Sie erleichtern die Einrichtung und Verwaltung der Software für eine bestimmte Benutzergruppe. Meist stehen dafür sogenannte zentrale Management-Center der Spracherkennungssoftware bereit. Damit kann die IT-Abteilung Lizenzen im Blick behalten und effizienter einsetzen, Berichtspflichten einfacher erfüllen und die Gruppeninstallation zentral aussteuern. Jeweils benötigte Lizenzen lassen sich vom zuständigen Administrator nach Bedarf zuweisen und wechseln. So spart die zentrale Verwaltung sowohl dem Anwender als auch der IT enorm viel Zeit – die man dann wiederum in das Wesentliche investieren kann.

Anwendungen in virtualisierten Umgebungen

Es gibt zudem zahlreiche Möglichkeiten, Spracherkennungstools für die Dokumentenbearbeitung in Behörden selbst dann zu nutzen, wenn diese Programme nicht direkt auf den stationären Rechnern der Nutzer installiert sind. Dragon Group- Versionen unterstützen beispielsweise Citrix-Serverumgebungen, was die Bereitstellung nochmals vereinfacht. Dragon Professional Group lässt sich auf Citrix

XenApp- oder Citrix XenDesktop-Servern installieren. Damit können Benutzer auch Dragon auf allen Behördenrechnern nutzen. Zielanwendungen, in die diktiert wird, sind bewährte und gewohnte Programme, wie zum Beispiel Microsoft Word. Die Verarbeitung der Vorgänge wird in virtualisierten Umgebungen dann auf dem (Citrix-)Server ausgeführt. Das bringt den entscheidenden Vorteil, dass User dann auch die vollständige Textkontrolle und sämtliche Anwendungen des Servers in vollem Umfang einsetzen können. Schöner Nebeneffekt für Administratoren: Sie können die Citrix-Verwaltungskonsole so nun auch für die Verwaltung der Dragon-Zugriffsrechte verwenden.

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