eAkte im Freistaat Bayern

„Die Digitalisierung in Bayern schreitet voran“

| Autor / Redakteur: Wolfgang Bauer / Manfred Klein

Die eAkte in Bayern: Wird ein Problemkind zum Musterschüler?
Die eAkte in Bayern: Wird ein Problemkind zum Musterschüler? (Bild: © Maksym Yemelyanov – Fotolia.com)

Im Bereich der Landesverwaltungen gilt das „Projekt eAkte“ im Freistaat Bayern bereits als sehr weit fortgeschritten. Zügige Umsetzung der Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems in den vergangenen Jahren.

Als im Frühling 2005 der Startschuss für das Projekt „Beschaffung und Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgehensbearbeitungssystem in der bayerischen Staatsregierung“ fiel, war nur schwer vorstellbar, dass im Jahr 2017 ein Teil unseres Lebens „online“ stattfinden wird. Infolgedessen hat sich der Umgang mit digitalen Dokumenten aber auch die Informationsbeschaffung entscheidend geändert. Die „Digitale Transformation“ ist heute ­omnipräsent und stellt auch die Öffentlichen Verwaltungen vor neue Herausforderungen.

Bereits seit den 2000er Jahren beschäftigt sich der Freistaat Bayern mit dem Thema der digitalen Dokumentenverwaltung, der Umsetzung und der Weiterentwicklung. Dazu wurde unter anderem im November 2014 eine Digitalisierungsstrategie, auch bekannt als Montgelas 3.0, verabschiedet. Der Begriff „Montgelas 3.0“ steht für die Bayerische eGovernment-Strategie „Vom Blatt zum Byte“, mit der staatliche und kommunale eGovernment-Leistungen gebündelt und „auf einen Klick“ angeboten werden. Säulen von Mont­gelas 3.0 sind das Bayerische eGovernment-Gesetz, der eGovernment-Pakt und das BayernPortal mit der ergänzenden Bereitstellung von Basisdiensten für digitale Authentifizierung, Kommunikation und digitales Bezahlen.

Eine Strategie mit Chancen, aber auch Herausforderungen. Der Freistaat Bayern hat sich in den letzten Jahren intensiv mit der flächendeckenden Einführung der eAkte beschäftigt. Heute gilt der Freistaat Bayern als Vorreiter im Bereich der eVerwaltungsarbeit und in der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie wie durch die Realisierung des BayernPortals. Damit bietet der Freistaat ein modernes Verwaltungsservice, welches kontinuierlich durch die Anbindung weiterer Portale oder Anwendungen (z. B. eAkte) ergänzt wird. Das BayernPortal ist die zentrale Informationsquelle zu allen Verwaltungsleistungen, Behörden und vielen staatlichen und kommunalen Onlinediensten.

Über ein Jahrzehnt eAkte

Der Startschuss fiel 2005 mit der Vergabe des Zuschlages an das Unternehmen Fabasoft. Nach einer Vorprojekt- und Pilotierungsphase startete die operative Umsetzung im Jahr 2008 basierend auf dem damals gültigen DOMEA-Konzept unter der Federführung des Bayerischen Staatsministerium des Innern, für Bau und Verkehr. Es folgte die Definition einer Standardlösung, die heute alle ­Module der eVerwaltungsarbeit abdeckt. Die Lösung ist zwar als Standardprodukt definiert, erlaubt aber nachgeordneten Behörden, die Anwendung in einem festgelegten Rahmen an die erforderlichen Bedürfnisse im Sinne eines Mehrmandantensystems anzupassen.

Wie bekannt, wurde das ­DOMEA-Konzept durch die Veröffentlichung des „Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit“ (kurz: Konzept eVerwaltung) im Jahr 2012 abgelöst. In der ersten Phase gingen das Bay. Staatsministerium für Arbeit und Soziales, Familie und Frauen oder das Bay. Staatsministerium für Kultus, Wissenschaft und Kunst in den Pilotbetrieb. Wenig später folgten beispielsweise das Bay. Staatsministerium für Justiz und das Landesamt für Steuern. Mit Ministerratsbeschluss im Januar 2013 erging die Vorgabe die eAkte in Bayern flächendeckend einzuführen – eine Entscheidung, die dem Projekt, rückblickend betrachtet, zum endgültigen Durchbruch verhalf. Innerhalb weniger Jahre erfolgte der Rollout der Lösung in den Ministerien und nachgeordneten Behörden.

Seit Juli 2016 zeichnet sich das Bayerisches Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat für das Projekt eAkte verantwortlich. Im Rahmen der Konsolidierungsprojekte für die Rechenzentren und zur Projektsteuerung wurde die Zuständigkeit vom Bay. Staatsministerium des Innern übernommen.

Mit Ende des Jahres 2016 waren insgesamt 30.000 registrierte Nutzer zu verzeichnen, davon etwa 20.000 bei der Polizei, rund 1.000 bei der Justiz und um die 10.000 im Verwaltungsbereich. Wie wichtig die Digitalisierung im Bereich der Verwaltungen ist, belegen die erhobenen Zahlen. Innerhalb eines Jahres (1.1.2016 bis 1.1.2017) stieg allein im Verwaltungsbereich die Zahl der in der eAkte erfassten Dokumente um 22 Prozent auf ca. 8,4 Millionen. Im gleichen Zeitraum wurden rund 3,6 Millionen Vorgänge (+11 Prozent) und ca. 600.000 Akten (+16 Prozent) erzeugt.

Ergänzendes zum Thema
 
Die eAkte-Bayern in Zahlen
 
Interview

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Abstrakte Ausführungen mit wenig Substanz. Ein Zeugnis mangelnder Effektivität. Wenn man in Bayern...  lesen
posted am 05.04.2017 um 17:53 von Unregistriert


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