Bitkom ECM-Barometer

Deutsche träumen von papierloser Bürokratie

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Sieben Ordner trennen die Deutschen noch von einem papierlosen Arbeitszimmer.
Sieben Ordner trennen die Deutschen noch von einem papierlosen Arbeitszimmer. (Bild: © Eisenhans - Fotolia)

Jeder Bundesbürger lagert im Schnitt sieben Ordner mit Papierdokumenten in seinem Zuhause, gefüllt mit Rechnungen, Schriftverkehr oder Steuerunterlagen. Doch der Wunsch nach elektronischen Dokumenten wächst: Knapp jeder dritte Internetnutzer möchte persönliche Dokumente wie Rechnungen und Verträge am liebsten als eMail zugeschickt bekommen.

Zu diesem Ergebnis kommt eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Damit hat sich gegenüber 2013 der Anteil derjenigen verdoppelt, die elektronische Dokumente bevorzugen (13 Prozent im Jahr 2013 gegenüber jetzt 29 Prozent).

Ebenfalls gestiegen ist die Zahl derjenigen, die Dokumente, die sie auf Papier erhalten, selbst digitalisieren. Jeder Vierte scannt oder fotografiert regelmäßig Papierdokumente, um sie digital zu speichern. Die Sache deutlich vereinfacht haben hier mobile Scanner-Apps für das Smartphone sowie leistungsfähige Scanner mit Einzelblatteinzug, die längst auch für Privatanwender erschwinglich sind. „Das Scannen schafft nicht nur mehr Platz im Regal. Die digitale Speicherung von Dokumenten bietet auch den Vorteil, dass Dokumente sicher aufbewahrt, verschlagwortet und intelligent organisiert werden können“, erklärt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Nur 13 Prozent nutzten vor vier Jahren die Möglichkeit, ihre Papierdokumente selbst zu digitalisieren. Heute macht es schon jeder vierte Deutsche.
Nur 13 Prozent nutzten vor vier Jahren die Möglichkeit, ihre Papierdokumente selbst zu digitalisieren. Heute macht es schon jeder vierte Deutsche. (Bild: Bitkom)

Somit verwaltet inzwischen jeder vierte Bundesbürger (28 Prozent) Dokumente digital. Die große Mehrheit (90 Prozent) von ihnen legt Dokumente dafür auf der Festplatte des PCs oder Laptops ab. Bereits jeder Zweite nutzt Online-Cloudspeicherdienste wie Dropbox, iCloud oder Microsoft OneDrive. Knapp jeder Dritte (30 Prozent) verwendet externe Datenträger wie USB-Sticks, CDs oder eine externe Festplatte. Gleichzeitig geht der Anteil der Bundesbürger, die an der Zettelwirtschaft hängen, zurück. Sieben von zehn Internetnutzern (69 Prozent) bevorzugen weiterhin Dokumente auf Papier, 2013 lag der Anteil noch bei 81 Prozent.

Behörden müssen aufklären

Der Hauptgrund für viele sind Sicherheitsbedenken. Vier von zehn Deutschen bevorzugen Papierdokumente aus Angst, dass Fremde bei der digitalen Übertragung auf die privaten Dokumente zugreifen könnten. Jeder Fünfte befürchtet, dass Dokumente bei der elektronischen Übertragung verloren gehen könnten. Und mehr als jeder Vierte sorgt sich, dass digitale Dokumente nicht dieselbe rechtliche Gültigkeit besitzen wie Papierdokumente. Viele wissen also nicht, dass digitale Rechnungen und Verträge in den allermeisten Fällen denselben Stellenwert wie ein Papierbeleg besitzen.

Biffar fordert daher, dass Unternehmen, aber auch Verwaltungen, Behörden und Ämter hier noch für mehr Aufklärung sorgen müssten – und einheitlich und konsequent auf elektronische Dokumente umstellen sollten.

Aber selbst diejenigen, die ihre Dokumente digitalisieren, setzen häufig zusätzlich auf Papier. Mehr als die Hälfte der Befragten, die regelmäßig Papierdokumente einscannen oder abfotografieren, bewahrt die Papieroriginale danach sicherheitshalber trotzdem auf. Ein Drittel wirft manche Papierdokumente nach dem Scannen weg und hebt die wichtigsten weiterhin auf. Bei lediglich 8 Prozent landen alle Papierdokumente nach dem Einscannen im Altpapier.

Beschäftigungsschub in der ECM-Branche

Das steigende Interesse der Privatnutzer, aber auch der Unternehmen an Lösungen rund um die Digitalisierung von Dokumenten, sorgt weiter für gute Geschäfte bei den Anbietern. Nach dem aktuellen ECM-Barometer rechnen acht von zehn Unternehmen (84 Prozent), die Lösungen rund um Enterprise Content Management (ECM) anbieten, in diesem Jahr mit steigenden Umsätzen. 11 Prozent sagen stabile Erlöse voraus und nur 5 Prozent befürchten einen Umsatzrückgang. Damit erreicht der halbjährliche ECM-Branchenindex des Digitalverbands Bitkom einen Wert von 78 Punkten. Erfreuliche Folge der optimistischen Geschäftsprognosen sei, laut Bitkom, ein kräftiger Beschäftigungsschub: Acht von zehn ECM-Anbietern (78 Prozent) möchten bis Jahresende zusätzliche Mitarbeiter einstellen – ein Anstieg um fast 50 Prozent im Vergleich zum Vorjahr (2016: 54 Prozent). 16 Prozent rechnen mit einer gleich bleibenden Beschäftigtenzahl, nur 5 Prozent müssen voraussichtlich Stellen abbauen.

Methodik

Grundlage der Angaben zum Digitalisierungsstand der Verbraucher ist eine repräsentative Befragung, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom gemacht hat. Dabei wurden 1.005 Personen ab 14 Jahren befragt, darunter 823 Internetnutzer. Die Angaben zur Marktentwicklung der ECM-Branche basieren auf dem elften „ECM-Barometer“, einer halbjährlichen Konjunkturumfrage der Bitkom Research, ebenfalls im Auftrag des Bitkom.

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