ECM im Public Sector

Anwendungen rund um die elektronische Akte

| Autor / Redakteur: Bianka Boock / Manfred Klein

Neben aktullen Trends bietet die diesjährige CeBIT auch einen Blick auf die neuesten Entwicklungen rund um die Themen Dokumentenmanagement, Records Management und eAkte
Neben aktullen Trends bietet die diesjährige CeBIT auch einen Blick auf die neuesten Entwicklungen rund um die Themen Dokumentenmanagement, Records Management und eAkte (Bild: © Deutsche Messe)

Fach- und Führungskräfte aus der Öffentlichen Verwaltung, aus ­Behörden sowie Institutionen können sich auf der CeBIT vom 20. bis 24. März zu den Themen eAkte und Dokumentenmanagement informieren. Ein Überblick.

Die eAkte wird gemäß eGovernment-Gesetz ab 2020 für zahlreiche Bundesbehörden zur Pflicht. Doch nicht nur dort, auch in andere Amtsstuben hält sie Einzug. Denn sie bildet eine Grundlage, Informationen effizient und automatisiert zu verarbeiten. In welcher Form dies möglich ist, darüber ­können sich Fach- und Führungskräfte aus Behörden und Institutionen vom 20. bis 24. März auf der CeBIT in Hannover ausführlich informieren. Aufschlussreiche Anlaufpunkte sind der Public ­Sector Parc (Halle 7) mit dem gleichnamigen Forum „Public Sector Parc“ und dem „Marktplatz Kommune“ sowie der Digital-Office-/ECM-Bereich (Halle 3) mit der Digital Office Area des Bitkom.

In Halle 3, Stand B17, stellt callas software die Lösung „pdfaPilot 7“ in den Mittelpunkt des Messeauftritts. Mit ihr können Anwender PDFs oder native Dokumente und eMails in stabile, durchsuchbare PDF- oder PDF/A-Dateien für die Langzeitarchivierung konvertieren. Dabei können in einer Datei sowohl die nativen Dokumente als auch die nach PDF/A konvertierten zusammengefasst werden und so die Inhalte einer eAkte abbilden. pdfaPilot archiviert auch die visuelle Darstellung jeder eMail, aller relevanten Metadaten und bei Bedarf alle Anhänge, sodass eine langfristige Reproduzierbarkeit garantiert ist. Passend dazu erläutert Dietrich von Seggern, Geschäftsführer bei callas software, am 22. März, 16.00 Uhr, auf der Digital Office Stage (Halle 3, Stand B06), welche Rolle PDF im digitalen ­Büro spielt. Am 23. März, 12.30 Uhr, erfahren Anwender, wie sie „eMails und Office-Dateien für die Ewigkeit“ erhalten.

Tiefe Integration

ELO Digital Office schlägt in Halle 3, Stand F30, die speziell auf die Verwaltung ausgelegte „ELO-E-Akte“ auf. Sie soll den Anwendern helfen, sich optimal in der veränderten Arbeitsumgebung zurechtzufinden. Jederzeit den effektivsten Zugriff auf benötigte Informationen in der täglichen Arbeit zu haben, ist ein wesentlicher Aspekt der ELO-E-Akte. Dank des Multi-Client-Konzepts, den die Lösungen verfolgen, kann der Anwender nahezu aus jeder vertrauten Arbeitsumgebung (Fachanwendung, Microsoft Outlook, Microsoft Office, Internet, etc.) agieren. Ein Merkmal dabei bildet die Integrationstiefe, die über die ELO-ECM-Funktionalitäten bereitgestellt wird. Durch dieses Gesamtpaket an Möglichkeiten können Anwender in der eVerwaltung flexibler und schneller arbeiten.

Darüber hinaus finden Vertreter kommunaler Behörden und Unternehmen die richtigen Ansprechpartner zu den Themen elektronische Akte und ECM für die Öffentliche Verwaltung bei der d.velop AG in Halle 3, Stand H20, sowie bei codia Software am DATABUND-Gemeinschaftsstand in Halle 7, Stand B62. Am DATABUND-Gemeinschaftsstand beteiligt sich das d.velop egovernment competence center am Thementag „eAkte“ am 22. März. Mit einem Barcamp soll der Wandel vom reinen Dokumentenmanagement-System zum Enterprise-Content-Management erörtert werden.

4 Im Anschluss, um 15.30 und 16 Uhr, sind Interessierte zu einem Anwenderbericht sowie einem Vortrag der codia im Forum „Marktplatz Kommune“ eingeladen, bei denen das Thema in Bezug auf die ECM-Lösung der d.velop unter dem Slogan „d.3ecm – mehr als ein DMS“ beleuchtet wird. Die eAkte auf Basis „d.3ecm“ fungiert als Basis für effiziente Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Sie stellt einen zentralen Sammelort für sämtliche Informationen entlang des ­Verwaltungsprozesses dar und erleichtert damit die tägliche Arbeit in öffentlichen Verwaltungen.

Nutzerorientierung im Zentrum

Bei der MACH AG in Halle 7, Stand B14, dreht sich das Messegeschehen um die nutzerorientierte eAkte. Sie stellt den Nutzer in den Mittelpunkt, bietet flexible Ablagestrukturen und ermöglicht neue Formen der Zusammenarbeit. Um alle Nutzeranforderungen umzusetzen, stehen am Anfang eines erfolgreichen eAkte-Projektes die genaue Analyse sowie Optimierung der bestehenden Prozesse. Wie dies funktioniert, erklärten die MACH-Experten an ihrem Messestand. Darüber hinaus zeigt Helene Fedorav, Fachbereichsleiterin Informationstechnik und Organisation, am 21. März um 15.30 Uhr im Forum „Marktplatz Kommune“, wie die Otto Benecke Stiftung die MACH-eAkte zur Vergabe von Zuwendungen nutzt.

Materna (Halle 7, Stand C18) konzentriert sich in diesem Jahr auf die drei Touchpoints der digitalen Verwaltung: Bürger, Verwaltung, Unternehmen. Darüber hinaus informiert das Unternehmen über Neuheiten zur elektronischen Aktenführung und referiert in zwei Vorträgen in den Foren „Public Sector Parc“ und „Marktplatz Kommune“ über die Einführung eines Ablage- und Registratursystems der Generalzolldirektion. Diese zählt mit knapp 7.000 Beschäftigten zu den größten Bundesober­behörden Deutschlands. Am 22. März, 13.30 Uhr, steht im Forum „Marktplatz Kommune“ der Vortrag „Zoll-Desk: In nur sechs Monaten zum bundesweiten, elektronischen Ablage- und Registratursystem“ auf dem Programm. Am 23. März, 14.00 Uhr, heißt es im Forum „Public Sector Parc“ dann: „eAkte-Basispaket – die Zukunft ist jetzt“.

Historische Archive

Die OPTIMAL Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover wird mit einem erweiterten Stand im Public Sector Parc präsent sein. An Stand A26 präsentiert das Unternehmen erstmals die Anbindung von historischen Archiven an sein ECM-System „enaio“. Dieses ist in Zusammenarbeit mit Archivaren aus dem ganzen Bundesgebiet entstanden und wird derzeit in einem Pilotprojekt mit der Seestadt Bremerhaven umgesetzt. Außerdem können die Messebesucher erleben, wie Digitalisierungslösungen von OPTIMAL SYSTEMS deutschlandweit in Verwaltungen zum Einsatz kommen – sei es bei der Umsetzung der eAkte, beim mobilen Arbeiten, allgemeiner Schriftgutverwaltung, dem Vertragsmanagement oder der Integration abteilungsspezifischer Fachverfahren in enaio. Weitere Informationen erhalten Messebesucher im Rahmen des Vortrages „Digitale Vorgangsbearbeitung durch Integration in kommunale Fachverfahren am Beispiel der digitalen Sozialakte“. Dieser findet am 21. März, um 14.30 Uhr, am „Marktplatz Kommune“ statt.

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